Как снизить расходы на печать?

Судя по данным, представленным недавно компанией Xerox, в России постепенно растет спрос на услуги управления документооборотом (в англоязычной терминологии — Document outsourcing). В портфеле Xerox в настоящее время они представлены тремя взаимодополняющим компонентами (“Управление офисной печатной инфраструктурой”, “Аутсорсинг производства массовой документации”, “Управление документоемкими процессами”), и в 2008 г. их удельный вес в российском обороте компании достиг 12% (в общемировом обороте Xerox, составившем в прошлом году 17,6 млрд. долл, на них приходится примерно четверть). По словам директора департамента корпоративных проектов подразделения “Xerox Россия” Игоря Богачева, динамику развития направления услуг управления документооборотом наглядно отражают следующие цифры: 2006-й год оказался “урожайнее” предыдущего на 23%, в 2007-м был отмечен рост уже на 59%, а в 2008-м — на 73%. Правда, пока не ясно, как повлияет на неё нынешний финансово-экономический кризис.

Вообще говоря, в нашей стране услуги Xerox по управлению средствами печати предлагаются с 1999 г. Но в 2006 г. произошел “коренной поворот”: эти услуги были “локализованы” и к ним (в рамках выработанной тогда же стратегии развития аутсорсинговых услуг по управлению документационными бизнес-процессами в России) в качестве субподрядчиков начали привлекаться сервис-партнеры компании, которых в настоящее время в нашей стране насчитывается около трехсот. Вторая важная веха в российской жизни направления Document outsourcing — 2008 г., в котором московский офис Xerox начал развивать отраслевой подход к оптимизации документационных процессов своих клиентов.

Игорь Богачев отмечает, что сейчас в России услугами его компании по управлению документационными бизнес-процессами пользуются около 50 предприятий и организаций восьми отраслей (банки, розничная торговля, производство, дистрибуция, аудит и консалтинг, страхование, фармацевтика, телеком), насчитывающие, в общей сложности, около 100 тыс. сотрудников. Экономия затрат на документооборот за счет применения решений Xerox в этих компаниях и учреждениях оценивается в среднем примерно в 25-30%. Но были и проекты, где экономия достигала 50%, а где-то лишь 20%.

Схожие цифры называет и компания HP, также развивающая данное направление. Руководитель российского подразделения “Услуг печати HP” Сергей Лысанов утверждает, что внедрение решений HP может привести к снижению общих затрат на печать на 30—40% от существующего уровня за счет более правильного подбора и расстановки оборудования, оперативной поставки расходных материалов, проактивной организации сервисного обслуживания и т. д.

Между тем едва ли у нас найдутся предприятия, руководство которых точно знает, из чего складываются их расходы на традиционный (“печатный”) и/или электронный документооборот и в какую сумму они в конечном итоге выливаются. Эксперты Gartner Group утверждают, что в целом для большинства предприятий себестоимость подготовки и распечатки различных документов составляет от 5 до 15% оборота. По мнению специалистов Xerox, расходы на подготовку и печать документов представляют собой айсберг, видимая часть которого составляет лишь 20% от его общей массы. При этом в видимой части айсберга 10% расходов приходится на прямые затраты (бумага, расходные материалы и т. д.) и 10% составляют расходы на поддержку оборудования. В подводной же (т. е. невидимой) части айсберга львиную долю затрат (47%) составляет стоимость так называемых “документальных процессов”. К ним добавляется время на подготовку документа к печати (28%) и административные расходы (5%).

Отсюда следует, что сокращения расходов на печать можно добиться за счет уменьшения абсолютных значений одной или нескольких из пяти перечисленных выше компонент. Но это лишь общая схема. Как утверждает директор департамента консалтинга “Xerox Россия” Игорь Силицкий, в каждом конкретном случае конечная цель и достигаемый уровень расходов на печать оговариваются с заказчиком в индивидуальном порядке на стадии обследования его бизнес-процессов, предваряющей заключение договора. Бывает, например, что заказчик заинтересован не столько в сокращении расходов на печать, сколько в уменьшении времени подготовки документов, необходимых для принятия важных решений или иных целей.

Российское будущее аутсорсинговых услуг Xerox по управлению средствами печати (они ориентированы прежде всего на крупные предприятия) топ-менеджерам компании представляется вполне безоблачным. “К 2011 г. за счет развития новых услуг и охвата данными услугами не только городов-миллионников (как сейчас), но и городов, население которых превышает 700 тыс. человек (таковых в нашей стране около 40), мы ожидаем двукратное увеличение этого бизнеса”, — говорит Игорь Силицкий. При этом количество компаний и учреждений, заинтересованных в такого рода услугах, в нашей стране, по данным Xerox, составляет от пятисот до тысячи.