Риски нарушить непрерывность и снизить производительность бизнеса зачастую удерживают компании от переходов на новые программные платформы, такие как, к примеру, Microsoft Office 2007. В результате подобных миграций рушатся связи между файлами, перестают работать макросы и формулы в электронных таблицах, возможна полная остановка рабочего процесса, потеря доходов. Однако компании отчетливо понимают, что не могут постоянно откладывать неизбежное. Функционал приложений постоянно наращивается и улучшается, а вендоры всегда хотят оставаться на переднем крае технологий, чтобы сохранять конкурентоспособность.

К счастью, появились новые методы и технологии, способные помочь ИТ-подразделениям определить, какие файлы и приложения могут вызвать проблемы при переходе на новое ПО в масштабах предприятия. Определив, какие файлы содержат критичную информацию или поддерживают важные бизнес-процессы, ИТ-специалисты могут должным образом защитить и обработать их. В итоге компании уменьшают потери, защищают себя от нарушений нормативных и законодательных требований, а также снижают стоимость эксплуатации ИТ.

Выделение критичных для бизнеса файлов

Первым делом нужно отделить зерна от плевел — начните с определения бизнес-критичных файлов. Вот пример. В процессе общего для компании перехода на новое ПО международное электроэнергетическое коммунальное предприятие обнаружило 2 млн. продублированных файлов. За предшествующие инвентаризации полтора года из 15 млн. файлов, размещенных на серверах предприятия, только 5 млн. как-то обрабатывались. Около 15% всех файлов относились к приложениям, исключенным из стандартной операционной среды предприятия, и 1,9 млн. наследуемых документов, а также файлов электронных таблиц и баз данных оказались в зоне риска нестабильной работы после перехода на новую версию ПО для настольных рабочих станций.

Таким образом, для лучшего планирования и консолидации данных на главном сервере и обновления приложений на рабочих станциях предприятию первым делом нужно выполнить следующее:

    1. выделить дублирующие файлы, чтобы сэкономить дисковое пространство и избежать накладок в работе пользователей;
    2. сигнализировать о рисках: позаботиться о том, чтобы при развертывании нового ПО критичные для бизнеса файлы были конвертированы должным образом;
    3. выделить ранее неизвестные файлы с ключевыми финансовыми данными и данными, необходимыми для соответствия регулирующим требованиям.

Убедитесь, что ваша инфраструктура в состоянии поддерживать обновления

Инфраструктура определяет, где будут храниться файлы предприятия и какие приложения смогут их использовать. Однако описанный выше пример показывает, что природа самих файлов тоже влияет на ИТ-системы и версии приложений, с которыми компания может иметь дело.

К примеру, старший продавец захотел поднять производительность своих высококвалифицированных работников за счет улучшения условий для совместной работы. В то же время компании нужно соответствовать требованиям к хранению записей, продиктованных законом Sarbanes-Oxley. Для этого нужно было внедрить ПО для управления контентом (ECM). Однако оказалась, что подходящая система ECM работает на платформе Microsoft SharePoint, которая требует Microsoft Office 2007, в то время как в компании использовался пакет Office 97.

Обновление не прошло гладко, поскольку не все файлы Office 97 должным образом работают с Office 2007. В результате пришлось выделить критичные для бизнеса файлы, чтобы включить их в систему ECM, а для этого выполнить действия по сохранению их работоспособности после перехода на Office 2007. Только затем появилась возможность реализовать идею улучшения условий совместной работы и при этом сохранить соответствие нормативным правилам.

Критерии успешной миграции ПО

Консолидация, совместимость, совместная работа и соответствие регулирующим требованиям — вот четыре критерия успешного перехода на новое ПО. Оптимизация каждого из них требует ясного представления о том, как обновлять, перемещать, архивировать, совместно использовать и удалять каждый файл. Без этого ИТ-проект не обеспечит всей возможной эффективности, будет стоить больше, чем мог бы, и к тому же может содержать риски, связанные с ошибками.

Чтобы решить эти проблемы, используйте инструменты для обнаружения файлов и методы отображения информации, критичной для управления файлами. Несколько вендоров предлагают ПО и методологии лучших практик, способные помочь ИТ-профессионалам установить, с чем они имеют дело (в файловом представлении) и ценность этого багажа для бизнеса, а также оценить совместимость файлов с ПО рабочих станций и других инфраструктурных программных обновлений.

Главные шаги на этой стадии таковы:

    1. определите, какие файлы представляют для бизнеса ценность, чтобы сохранить, защитить, обновить и перенести их в новую среду;
    2. определите, какие файлы следует заархивировать, а какие удалить;
    3. определите, каким должен быть корпоративный стандарт операционной среды рабочих станций, подходящий для обработки бизнес-критичных файлов;
    4. используйте инструменты для обнаружения и преобразования файлов, чтобы автоматизировать процессы идентификации, анализа и восстановления проблемных файлов.

Эти методы и технологии помогут вам сделать бессбойными потенциально рискованные масштабные обновления ПО (такие, как корректный перенос файлов из среды Office 97 в среду Office 2003 или Office 2007). Они также важны для реализации систем ECM (подобным SharePoint), поскольку помогают ИТ-специалистам отыскивать, определять релевантность и перемещать файлы в новую среду.

Консолидация платформ и планирование восстановления после катастроф

Консолидация платформ является еще одним полезным звеном при перемещении файлов между серверами и устройствами хранения. Для планирования восстановления после катастроф полезно классифицировать файлы с целью выбора подходящей стратегии защиты данных. При инвентаризации файлов укажите ИТ-специалистам, что следует сохранить, что обновить, что удалить, что архивировать, а что требует особого внимания для обеспечения корректной работы в новой среде.

Последовательность действий на этом этапе такова:

    1. установите, где размещается каждый файл, его узел в сети, сервер, файловый раздел, путь и имя;
    2. установите объединяющие признаки файлов по типу и расширению;
    3.  определите общий объем ресурсов хранения, расходуемый на используемые, неиспользуемые и дублированные файлы;
    4. установите, какие файлы критичны для бизнеса;
    5. отметьте файлы, которые могут привести к несовместимости при миграции.

При развертывании в компании системы ECM аналогичным образом классифицируйте файлы по категориям:

    • порождаемые файлы (нужны для работы и всегда должны быть доступны); 
    • редко используемые файлы (их нужно сохранить, например, для предоставления контролирующим исполнение нормативных требований инстанциям или в других целях);
    • файлы, необходимые для совместной работы;
    • файлы, подлежащие архивации;
    • файлы, которые нужно удалить.

Новые инструменты и методы способны помочь ИТ-менеджерам установить критерии для файлов, классифицировать их, принять решения, которые упростят управление корпоративным контентом и обеспечат применяемым системам условия для эффективной работы. Идентификация жизненно важной корпоративной информации обеспечит соответствие нормативным требованиям, уменьшит потери, снизит риски, связанные с реализацией инфраструктурных ИТ-проектов. ИТ-команда также нуждается в точной оценке качества инструментов преобразования для выбора из них наилучшим образом отвечающих специфике данных и бизнес-процессов компании.