Офисный набор традиционно считается собранием наиболее необходимых пользовательских приложений. Но чем это обусловлено — объективными нуждами потребителя или активной маркетинговой политикой продавца? Какие задачи можно решать при помощи входящих в офисный набор программ? На вопросы нашего обозревателя Сергея Голубева отвечает руководитель группы офисных систем Microsoft Максим Герасименко.

PC Week: Не кажется ли вам, что объективная польза офисного набора сильно преувеличена стараниями маркетологов? Причем совершенно неважно, о какой именно программе идет речь — о закрытой или свободной. Может быть, значительной части пользователей вообще не нужен этот огромный и неповоротливый многофункциональный монстр?

Максим Герасименко: Прежде чем говорить о пользе офисного набора, имеет смысл, на мой взгляд, определиться, о каких именно пользователях идет речь и как выглядит работа этих людей.

Представим себе такую ситуацию. Есть начальник и десять человек в его отделе. Рабочий день каждого выглядит так: 30% времени сотрудники этого отдела проводят в Интернете (или курилке/столовой/и т. п.), 50% времени отнимают дела, не связанные с ПК (например, настройка какого-то оборудования, или копирование каких-либо материалов, или доставка корреспонденции), а оставшиеся 20% времени они набирают документы длиной в одну страницу, что по сложности сравнимо с написанием заявления на отпуск, распечатывают и подписывают их у начальника, затем куда-то вручную относят. Вопрос дополнительных обязанностей и развития (повышения производительности, снижения тех или иных временных затрат и т. п.) перед ними не стоит. Действительно, при таком сценарии достаточно самой простой программы, заменяющей пишущую машинку.

С другой стороны, сегодня “работа с офисным набором”, как правило, подразумевает определенный уровень ответственности и способность решать задачи, существенно превосходящие по сложности задачу типа “перепечатать бумажку” или “напечатать объявление”.

PC Week: Но в этом случае пользователю приходится обращаться к неочевидным функциям набора. Допустим, перед исполнителем стоит задача обработки некой конфиденциальной информации, доступ к которой ограничен узким кругом его коллег. Может ли он это сделать средствами Microsoft Office?

М. Г.: Разумеется. Как раз именно защита конфиденциальной информации является одной из тех функций, которые сегодня необходимы при работе с документами. Что делать, чтобы важное электронное письмо, которое руководитель адресовал лишь одному человеку, не было случайно переслано другим людям или распечатано и вынесено за пределы организации? Как добиться, чтобы даже “свой” и “проверенный” сотрудник, имеющий доступ к важной таблице, не смог бы ее открыть на компьютере за пределами организации и поделиться ее содержимым без согласия руководителя?

Одним из вариантов решения является более полное использование имеющегося на сегодняшний день функционала Microsoft Office 2007. Помимо помощи в создании важных документов этот офисный программный набор дает такие востребованные на сегодняшний день возможности, как ограничение прав сотрудников по действиям с вашим электронным письмом. Например, можно запретить пересылку письма любому получателю, находящемуся за пределами организации, изготовление копии или распечатку его содержимого.

Другой не менее важной функцией является возможность задать круг сотрудников, на чьих компьютерах может быть прочтен документ, и определить специалистов, которые смогут не только прочесть, но еще и внести правки в его содержимое. Это означает, что возможно ограничение распространения созданного документа — даже если он каким-либо образом окажется на компьютере не уполномоченного на просмотр сотрудника или тем более постороннего человека за пределами организации, открыть документ и прочитать его не получится. Точно так же можно в несколько “кликов” задать правило, благодаря которому письмо с информацией, предназначенной одному конкретному человеку или группе лиц, нельзя будет переслать на другие компьютеры или распечатать, так же и как его содержимое нельзя будет скопировать без авторизации. Все эти функции по обеспечению должного уровня дисциплины при работе с конфиденциальной информацией доступны в программе Microsoft Office 2007 Professional Plus после настройки пользовательских компьютеров и серверного программного обеспечения Microsoft Exchange Server 2007.

PC Week: А может ли руководитель как-то контролировать работу своих подчиненных?

М. Г.: Конечно. Хотелось бы также отметить, что помимо такой важной задачи, как контроль за распространением конфиденциальной информации, на сегодняшний день существует и много других задач, возникающих, когда в работу вовлечено несколько человек. Например, возможность для руководителя или уполномоченных сотрудников видеть расписания других людей, сведения о месте проведения тех или иных встреч и об их участниках, а также темы обсуждения. Данная задача тоже решается программным набором Microsoft Office 2007 Professional Plus и серверной программой Microsoft Exchange Server 2007.

В ситуациях, когда руководитель находится не в том помещении, что и его команда, или вообще в другой стране, может возникать вопрос, как проконтролировать присутствие в настоящий момент любого из сотрудников за рабочим компьютером. Такая задача также решается нашим программным набором в сочетании с серверной программой Microsoft Office Communications Server.

Если перед компанией стоит более широкая задача, чем печать ее сотрудниками текста длиной в одну страничку, то в такой ситуации, как правило, организуется совместная работа, в которой принимают участи разные люди и разные отделы, а иногда и разные организации. Например, когда важно, чтобы на компьютерах определенных сотрудников или целой организации всегда была последняя и самая актуальная версия какого-либо документа (например, прайс-листа, коммерческого предложения, информации о компании или списка сотрудников, авторизованных на какое-либо действие). Опять же, как только мы затронули такие вопросы, как совместная работа нескольких сотрудников, мы приходим к задачам нового уровня. Эти задачи могут быть решены компонентом офисного набора Microsoft Office Groove 2007, когда речь идет о десятках вовлеченных сотрудников; для более же крупных организаций, в штате которых насчитываются сотни и тысячи сотрудников, такая задача решается благодаря совместному использованию Microsoft Office 2007 Professional Plus и серверной программы Microsoft Office SharePoint Server.

PC Week: Про защиту информации более-менее понятно. Но как обстоят дела с ее обработкой? Ведь чтобы защитить какой-то документ, надо его сначала создать. Допустим, человек работает в крупной компании, у которой есть множество филиалов. Ему требуется собрать и проанализировать большое количество данных самого разного характера, поступающих из различных мест. Хватит ли ему возможностей набора Microsoft Office или придется покупать другие программы?

М. Г.: Это очень важный вопрос. На сегодняшний день анализ большого количества цифровой информации и принятие решения в условиях неопределенности и нехватки времени является одной из ключевых бизнес-задач.

Допустим, что картина бизнеса представлена в виде таблицы с сотнями или тысячами ячеек, а вам нужно за несколько минут представить общее ощущение по этому огромному отчету — где сконцентрированы самые большие значения, где самые маленькие, где примерно “верхние 20%”, и т. п. Сегодня такое возможно в несколько “кликов”, и это, с моей точки зрения, является одной из ключевых особенностей Excel 2007 — богатые возможности условного форматирования.

Или, допустим, у вас такой же огромный отчет, а вам нужно быстро отсортировать данные по дате — по кварталу, месяцу, дню. Опять же сортировка сводных (так называемых “пивотальных”) таблиц по временным интервалам является одним из примеров того, когда функции офисного набора помогают собирать и анализировать информацию и создавать отчеты, производящие впечатление кропотливого работы, на выполнение которой человек потратил несколько дней, а вовсе не создал такой отчет за несколько минут.

Более того, именно возможности офисного набора Microsoft Office 2007 позволяют производить сбор такой информации из различных внутренних корпоративных порталов, подвергая эту информацию такому же тщательному анализу, что является важным моментом в условиях больших организаций, особенно с сетью разветвленных филиалов.

Таким образом, офисный набор — это гораздо больше, чем простая арифметическая сумма текстового процессора и электронных таблиц. Это — готовое комплексное решение для бизнеса, возможностей которого вполне хватит для решения большинства типовых задач.

PC Week: Спасибо за беседу.