Поддержание жизнеспособности бизнеса в краткосрочной и в долгосрочной перспективе зависит от эффективности вашего персонала. Один из ключей к сохранению этой эффективности — возможность продолжать деловую активность даже в кризисных условиях. Однако кризис может наступить в самый неожиданный момент, и вашему бизнесу он может принести самые неприятные последствия, от незапланированных простоев до полного краха.

По результатам недавнего исследования 70% малых предприятий в США за последний год пережили потерю данных лишь по техническим причинам или по вине персонала. Несмотря на массовость этого явления очень немногие малые компании имеют планы восстановления данных, позволяющие сократить риски такого рода. Сегодня компаниям независимо от их масштаба необходимо уяснить потенциальные риски, связанные со сферой ИТ, и выработать план на случай их реализации. Вот несколько соображений, позволяющих по-новому взглянуть на подготовку вашего бизнеса к кризису. Перечислим основные шаги, с помощью которых вы сможете усовершенствовать систему планирования непрерывности бизнеса (business continuity planning, BCP) и процедуры по восстановлению после катастроф.

Шаг 1. Позаботьтесь, чтобы сотрудники оставались на связи

Назначьте ответственного за оповещение сотрудников с учетом характера возможной чрезвычайной ситуации. Наделите этого человека полномочиями и средствами для выполнения обязанности по оповещению. Он должен определить, каков уровень опасности, связанной с кризисом, и какие шаги необходимо предпринять в ответ. Разработайте план оповещения персонала о ситуации, причем не только в рабочее, но и в нерабочее время. В идеале желательно иметь несколько средств оповещения, включая рассылку голосовой почты, электронных писем и SMS-сообщений. Кроме того, сотрудники должны знать номер телефона, по которому можно получить дополнительную информацию.

Когда будет определен уровень опасности и все сотрудники соответствующим образом проинформированы, надо попытаться оценить возможную длительность кризисного периода. Скажем, сильные морозы или перебои в подаче энергии обычно длятся недолго, тогда как серьезные эпидемии гриппа и т. п. зачастую бывают очень продолжительными, что требует другого подхода к планированию.

Шаг 2. Составьте краткосрочный и долгосрочный планы

На случай кратковременных кризисных ситуаций нужно обеспечить средства для информирования сотрудников о текущем состоянии работы. Будут ли офисы открыты сегодня и можно ли там работать? Потребуется ли присутствие костяка команды, или же предприятие будет полностью закрыто? В случаях кратковременных сбоев для поддержания деловой активности желательно обеспечить доступ сотрудников к основной деловой информации и возможность отвечать на поступающие обращения клиентов. Не забудьте протестировать свои VPN-средства и убедитесь, что все сотрудники умеют ими пользоваться.

При более длительном кризисе (например, связанном с эпидемией) в течение первых шести — восьми недель в среднем порядка 40% вашего персонала будет в рабочее время находиться вне рабочих мест. В таких ситуациях возникают специфические проблемы — трудности с передачей информации между сотрудниками, снижение продуктивности, перебои в поставках и отгрузках. Помните, что не только вы сталкиваетесь с такими проблемами, но и ваши партнеры тоже, и это может оказать дополнительное влияние на ваш бизнес.

Шаг 3. Учтите человеческий фактор

В ряде ситуаций у многих сотрудников может возникнуть боязнь поездок в транспорте. Соответственно вместо командировок лучше использовать решения, основанные на удаленном доступе, например онлайновые презентации, видео- и традиционные телеконференции. Выбор подобного решения в период опасности и кризиса поможет вам сохранить спокойствие сотрудников и одновременно сократит затраты на командировки.

Многие компании принимают меры, позволяющие сотрудникам выбрать наиболее удобный режим работы при сохранении продуктивности. Это делается с помощью гибких рабочих графиков и телекоммуникационных технологий. В кризисной ситуации использование таких средств помогает бизнесу остаться на плаву и в то же время учесть интересы работников и их семей. В ряде исследований показано, что сотрудники, имеющие возможность выбора времени и места работы, не только повышают эффективность своего труда, но и получают больше удовлетворения от него. При этом и по отношению к работодателю они оказываются лояльнее, чем те, у кого такой свободы нет.

Шаг 4. Тестирование в реальных условиях

Заблаговременное планирование — важнейший шаг в разрешении кризисных ситуаций. Перебои в работе — вследствие ли отключения энергоснабжения, аварии или человеческого фактора — негативно влияют на вашу ИТ-инфраструктуру, продуктивность сотрудников и прибыли компании.

Разрабатывая стратегию выхода из кризиса, предусмотрите как можно больше различных сценариев развития ситуации. Для каждого случая продумайте шаг за шагом свои действия, постарайтесь не упустить важные мелочи, которые могут привести к крупным неприятностям. Необходимо, чтобы ваша компания выработала и протестировала такой план до того, как он реально понадобится, до наступления критической ситуации.

Компании любого масштаба должны подходить к BCP со всей серьезностью. Чтобы бизнес мог выжить в кризисных условиях и восстановиться в дальнейшем, подготовленность не просто желательна, но необходима. Кризис — еще одна возможность показать, насколько ИТ важны для бизнеса.

Начинать BCP можно с малого, чтобы потом, постепенно и систематично наращивая усилия, сделать этот процесс полномасштабным и эффективным.