Комплексный подход к автоматизации — настоятельное требование для любой структуры, стремящейся к эффективности. В полной мере это относится и к образовательным учреждениям, особенно таким крупным, как Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики (СПбГУСЭ). Сегодня этот вуз объединяет восемь институтов, 11 филиалов и три представительства, а на его базе создаются инновационно-образовательные центры федерального уровня в сфере сервиса, в университете обучаются 36 тыс. студентов по 56 специальностям.
В прошлом в СПбГУСЭ, как и во многих других вузах, автоматизировались лишь отдельные подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, коммерческий и учебный отделы. Хотя это облегчило работу данных служб, внедренные системы были разобщены, не поддерживали обмен информацией между подразделениями вуза, а его руководство не имело доступа к оперативной информации из разных источников.
Как всё начиналось
Поворот к комплексной автоматизации начался летом 2009 г., когда руководство СПбГУСЭ во главе с ректором Александром Викторовым приняло коллегиальное решение о реализации проекта по внедрению автоматизированной информационной системы (АИС). Для этого в вузе была создана служба автоматизации, перед которой была поставлена задача сформировать единое информационное пространство университета. Его основу, согласно принятому решению, должна была составить система класса ERP, поскольку вузу требовался эффективный инструмент, включающий в себя средства управления деятельностью учебного заведения в целом, включая его филиалы и представительства.
Первым делом специалисты новой ИТ-структуры вуза разработали и согласовали общую концепцию АИС и сформировали требования к ERP-системе. В результате анализа предложений различных вендоров выбор пал на систему “Галактика Управление вузом”.
“Эта разработка корпорации “Галактика” имеет готовый функционал для решения всех основных задач финансово-хозяйственной деятельности вуза и управления учебным процессом, развитые средства доработки, модификации и интеграции с другими программными продуктами, сертифицированные средства защиты информации, а также обладает возможностью масштабирования с учетом территориально удаленных филиалов и представительств вуза, — пояснил проректор по учебной работе СПбГУСЭ Евгений Лубашев. — Кроме того, система является мультиплатформенной, и на первом этапе она будет работать на базе СУБД MS SQL 2008, что для нас экономически выгодно”.
Важными аргументами в пользу системы “Галактика Управление вузом”, как считают в СПбГУСЭ, стало также соответствие решения требованиям Министерства образования и науки РФ, положительный опыт его внедрения в других российских высших учебных заведениях и наличие специализированного экспертного центра по работе с вузами на базе Северо-Западного регионального отделения корпорации “Галактика”.
Среди других отличительных особенностей данной системы заместитель генерального директора этого отделения корпорации Денис Бушковский назвал развитые интеграционные средства, которые позволяют органично вписаться в существующую ИТ-инфраструктуру вуза, возможность поэтапного внедрения и отдельного использования различных модулей системы (“Приемная кампания”, “Учебный процесс” и т. д.), эффективное решение специальных задач: управление научно-исследовательскими работами (НИР), аудиторным и жилым фондом, строительством, транспортом.
Приступая к реализации
Проект автоматизации стартовал осенью 2009 г. В СПбГУСЭ пришли к выводу, что будет неправильно вести работу по всем направлениям одновременно. “Слишком велика вероятность того, что такой проект завершится провалом. Именно поэтому мы стали осуществлять ввод системы “Галактика ERP” постепенно — очередями и этапами”, — пояснил начальник службы автоматизации университета Олег Травин.
Для управления проектом был создан Управляющий совет под руководством ректора СПбГУСЭ. Были также сформированы рабочие и технические группы, осуществлявшие контроль, согласование и приемку работ на всех стадиях: разработки техзадания, настройки системы, обучения пользователей, опытно-промышленной эксплуатации.
Осенью 2009 г. проектная команда вуза совместно со специалистами “Галактики” провела комплексное обследование бизнес-процессов университета с учетом его многофилиальной структуры. За три месяца было проанкетировано и проинтервьюировано более 200 сотрудников учебного заведения, формализованы и описаны все основные процессы. Результатом этой масштабной совместной работы стала детально подготовленная проектная документация.
Весной 2010 г. стартовали основные работы по реализации первого этапа проекта — внедрение системы “Галактика Управление вузом” на площадках СПбГУСЭ, расположенных в Санкт-Петербурге. В кратчайшие сроки были автоматизированы задачи управления контингентом обучающихся, персоналом университета, штатным расписанием, приемной кампанией. В настоящее время выполняется поэтапная настройка и передача в опытно-промышленную эксплуатацию автоматизированных рабочих мест (АРМ) по данным направлениям.
Рассказывая о реализации первого этапа проекта, Евгений Лубашев отметил, что перед исполнителями возникали как вопросы организационного характера, так и проблемы, связанные с масштабностью проекта, выполняемого в сжатые сроки. “Очень сложно было оценить при составлении плана-графика все нюансы и детали выполняемого проекта. Отдельным сложным вопросом остается перестройка методов работы персонала — от привычной бумажной работы к практически безбумажной технологии”, — подчеркнул он.
Первая серьезная проверка
Сегодня система “Галактика Управление вузом” установлена на сервере СПбГУСЭ. Для организации онлайнового доступа к ней филиалов вуза используется трехуровневая архитектура, которая позволяет удаленным пользователям с помощью тонкого клиента полноценно работать в системе.
В системе определены и настроены группы и роли пользователей, разграничены права на функционал и информацию в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями. Начиная с июня 2010 г. в ней будет активно работать около 80 сотрудников университета.
По мнению Олега Травина, уже на данном этапе внедрения комплексной АИС можно говорить о решении ряда насущных задач, среди которых — формализация и оптимизация важных для вуза бизнес-процессов, а также сбор и консолидация в единое информационное пространство данных о штатном расписании, персонале и студентах. А вскоре системе предстоит пройти первое серьезное испытание. “В этом году все наши филиалы вместе с центральным вузом будут проводить приемную кампанию с использованием системы “Галактика Управление вузом”, — сообщил Евгений Лубашев. — Мы надеемся, что все пройдет успешно и это еще раз подтвердит правильность нашего выбора”.
В согласованных планах внедрения системы “Галактика ERP” в СПбГУСЭ стоит еще много задач автоматизации, в том числе управление договорами и госконтрактами, бюджетами и финансами многофилиальной структуры, научной деятельностью, аудиторным и жилым фондом вуза, управление транспортом, капитальным строительством и ремонтами, бюджетирование и формирование бухгалтерской и налоговой отчетности и многое другое.
Параллельно с началом развертывания ERP-системы в СПбГУСЭ приступили к внедрению системы электронного документооборота (СЭД). В рамках второй очереди проекта, которая намечена на 2011-2012 гг., предполагается осуществить интеграцию системы “Галактика Управление вузом” и СЭД “Летограф”, что позволит решить задачи обмена электронными документами. “Летограф” дополняет функции ERP-системы по согласованию и утверждению документов, а также служит транспортной средой для рассылки отчетов по всем подразделениям вуза.
Сегодня настроены и запускаются в эксплуатацию рабочие места по автоматизации задач регистрации входящей, исходящей и внутренней документации и помещению документов в архив. В ближайшей перспективе будут решены задачи управления взаимодействием сотрудников университета и его филиалов, а в дальнейших планах — создание единого информационного портала вуза.
Тем самым, по мнению Дениса Бушковского, внедрение ERP-системы “Галактика Управление вузом” в СПбГУСЭ станет для корпорации одним из самых масштабных и комплексных проектов, поскольку в нем автоматизируются все основные бизнес-процессы вуза, участвуют все 11 территориально удаленных филиалов и практически все сотрудники административно-управленческого персонала, а также параллельно внедряется система класса ECM и решаются вопросы информационной безопасности, в том числе в соответствии с ФЗ № 152 “О персональных данных”. Более того, планируемое увеличение в несколько раз объемов проекта в ближайшей перспективе за счет расширения СПбГУСЭ до федерального уровня открывает большие перспективы для продолжения сотрудничества корпорации и вуза.
