Системы бизнес-аналитики (BI) сулят огромные преимущества. Ведь в идеале они позволяют получить ответ на любой вопрос. Однако их популярность не так велика, как у других информационных средств, таких, например, как ERP или CRM. Поэтому особенно интересен опыт предприятий, уже внедривших BI и получивших первые результаты. На вопросы научного редактора PC Week/RE Елены Гореткиной отвечает Михаил Кондратьев, Директор по информационным технологиям группы компаний “РОЛЬФ”.

PC Week: Какая была ситуация в вашей компании до начала внедрения информационно-аналитической системы? Почему возникла необходимость в таком проекте?

Михаил Кондратьев: Группа компаний “РОЛЬФ” работает на российском рынке 19 лет, и является одной из крупнейших автомобильных групп на российском рынке. У нас несколько основных направлений деятельности: собственная розничная сеть, реализующая новые автомобили и автомобили с пробегом, дистрибуция марки Mitsubishi и запасных частей, логистический бизнес и предоставление финансовых услуг. Розничная сеть насчитывает 25 отделений в разных городах России, представляя девять автомобильных брендов. Из-за диверсификации к началу 2007 г. у нас было порядка 50 ИТ-систем. В результате руководству стало трудно понимать, что происходит в компании, цифры, собранные из разных источников разными людьми зачастую не сходились между собой, огромное количество времени уходило на получение достоверной информации.

PC Week: Какие цели были поставлены, какие мотивы были главными: собственные потребности или требования внешних заказчиков?

М. К.: Потребность в комплексной автоматизации была внутренней. Действовать же мы стали по двум направлениям. Во-первых, разработали ИТ-стратегию для каждого направления бизнеса: провели анализ, наметили пути развития информационных систем, включая их унификацию или замену. Во-вторых, решили параллельно построить систему, обеспечивающую сбор всей информации в одном месте, нормализацию данных и создание для руководства инструментария, позволяющего получать необходимую отчетность и информацию для принятия решений, собирать ключевые показатели эффективности (KPI — Key Performance Indicators).

PC Week: Почему вы решили внедрять систему бизнес-аналитики?

М. К.: Проведя анализ текущей ситуации, мы обнаружили типовую проблему, которую многие недооценивают: необходимость унификации терминологии и ключевых показателей (KPI). Вот пример. У нас много дилерских центров. Вроде все говорили об одном и том же — но многие расчеты каждый производил по своему.

Чтобы решить эту проблему начали проводить унификацию индикаторов, KPI, отчетов и одновременно внедрять систему бизнес-аналитики как поддерживающий ИТ-инструментарий. Этот процесс был начат более двух лет назад, и результаты весьма позитивные.

Перед проектом BI стоит вторая, не менее важная задача — обеспечить непрерывность перехода к новым информационным системам. Происходит обновление ИТ-ландшафта, в ходе которого вместо существующей системы внедряется несколько крупных информационных систем по каждому направлению деятельности. Но при внедрении новых бизнес-приложений какое-то время приходится поддерживать старую систему и одновременно запускать новую — на практике при этом возникают проблемы “переходного периода”, когда что-то не работает и данные не стыкуются. Обычно при этом жертвуют наименее “нужным” — отчетностью и какое-то время (иногда до полугода-года) руководство живет в вакууме, пытаясь сравнить старые отчеты с новыми (если они есть).

В рамках нашей BI-стратегии мы проработали механизм плавного перехода. Проводим развертывание новой системы и до запуска в промышленную эксплуатацию проводим интеграцию с системой BI, выполняем настройку всех показателей и KPI, чтобы обеспечить непрерывность отчетности, а следовательно, и работы руководителей. Отчеты, которые они видят каждое утро, не меняются. И даже если новая система еще не работает в полную силу, руководитель может узнавать, что делается в компании, и принимать решения.

PC Week: Как развивается проект? Каковы основные его этапы? Удается ли укладываться в сроки?

М. К.: Первое внедрение началось еще в 2001 г., в 2007—2008 гг. происходило активное развитие BI для розничного направления, где наиболее высокая потребность в аналитической и операционной отчетности. Тогда же мы ввели единый язык, добившись унификации KPI и других ключевых показателей по розничному направлению.

Надо признать, что с продвижением концепции BI и проекта нам помог кризис — информационные потребности у сотрудников резко возросли. Не секрет, что раньше все были нацелены на то, чтобы опережать стремительно растущий рынок. А с кризисом понадобились аналитические данные — началась работа по оптимизации бизнес-процессов и повышению внутренней эффективности. Было принято решение о развертывании BI не только в розничном направлении, но и в других бизнесах, и в течение прошлого года мы выполняли этот проект с одновременным переходом на новую версию Business Objects XI.

В нынешнем году планируем очередной этап — окончательно унифицируем ключевые показатели между бизнес-платформами, проведем вторую фазу построения и внедрения отчетности для нерозничных направлений.

Кроме того, мы будем заниматься развитием инструментальных панелей — dashboard’ов. Такие панели обеспечивают более высокий уровень наглядности информации, чем обычные отчеты, позволяют увидеть общую картину на одном экране (панели) и получить доступ ко всей информации из одной точки (“провалиться” в более детальный отчет при необходимости). Но реализовать и внедрить их непросто — и это вопрос скорее не технический (при наличии данных Business Objects позволяет это сделать достаточно легко), а управленческий — бизнес-пользователи должно понимать, какие dashboard’ы им нужны и как ими пользоваться. Мы уже реализовали пилотный dashboard для розницы — вместо полутора десятков отчетов достаточно взглянуть на один dashboard, а если требуются детали, то можно посмотреть более подробные отчеты. Сейчас собираем и отрабатываем обратную связь и планируем активно развивать эту систему.

PC Week: С какими техническими проблемами пришлось столкнуться и как они решались?

М. К.: Основные технические проблемы у нас были связаны с непредсказуемостью качества исходных данных и нечеткостью формулировок KPI. Пришлось проводить их нормализацию и унификацию. Ведь пользователь не будет работать с инструментом, если он выдает неправильные результаты. Но этого невозможно добиться до тех пор, пока мы не заставим тех же самых пользователей аккуратно вводить исходные данные. Получается замкнутый круг. И здесь было много нюансов, которые мы должны были учитывать.

Так что проект всегда идет итерационно: сначала техническая реализация, потом пилотная эксплуатация, затем анализ проблем, доработка системы и исправление данных (или процесса ввода данных), потом опять внедрение-пилот, и т. д. Ведь когда системой пользуется только половина сотрудников, это не значит, что она реально работает. К сожалению, для систем класса BI характерно наличие временного промежутка между техническим внедрением и полномасштабным использованием.

PC Week: Какие факторы вы считаете главными для успешной реализации проекта внедрения информационно-аналитической системы?

М. К.: Обязательно нужна поддержка руководства и понимание ими, что проект делается в первую очередь для повышения эффективности работы всей компании в целом. Переход должен быть стопроцентным, и тогда это будет реально работать.

Еще один важный фактор — понимание бизнес-руководителями того, какие ключевые показатели им нужны для эффективного управления бизнесом, как часто и в каких аналитических разрезах. Здесь характерно две ошибки, которые резко снижают эффективность BI-систем (и, не скрою, мы сталкивались с обеими): либо очень большое количество отчетов с кучей детальных показателей, которые никто не успевает проверять и смотреть; либо обратная ситуация — низкая информационная потребность.

Очень важно провести анализ и построить модель данных. На это требуются большие трудозатраты, но ошибки, допущенные на данном этапе, могут привести к проблемам с производительностью, и все придется переделывать.

Реализовывать проект такого масштаба следует в несколько этапов, а параллельно — учить людей, чтобы они накопили опыт использования BI и поняли, какие отчеты им действительно нужны.

PC Week: Удалось ли добиться поставленных целей?

М. К.: Основной изначальной цели — построения базиса и унификации операционной отчетности — мы добились, а вот смогли ли мы достичь второй цели — плавного перехода на новые информационные системы — это будем проверять в ходе миграции. Также появились и появляются новые цели — в частности, построение информационных панелей (dashboards). Система должна развиваться вместе с развитием бизнеса компании — и у нас много задач по поддержанию и текущему развитию отчетности.

PC Week: Каковы ваши планы по развитию BI-систем?

М. К.: BI-инструменты очень востребованы, и перед нашим отделом стоит список задач на целый год вперед. BI-системы и решения — одно из направлений, которое может принести реальную выгоду бизнесу и повысить его эффективность, и мы будем планомерно развивать и улучшать это направление, фокусируясь на максимальной отдаче для наших бизнес-заказчиков.

PC Week: Спасибо за беседу.