Семейство программных продуктов компании “БОСС-Референт” (ПО с одноименным названием, предназначенное для создания систем электронного документооборота — СЭД) пополнилось решением “БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот”, реализованным на платформе IBM FileNet. Представляя его на специальной конференции для заказчиков, проведенной в начале июля в Москве, генеральный директор “БОСС-Референта” Андрей Гриб поделился своим видением ситуации на российском рынке СЭД и пояснил мотивы создания нового продукта в контексте стратегии развития компании.
По его мнению, российские предприятия в целом сегодня разобрались с автоматизацией учетных задач (ERP) и теперь их фокус в сфере использования ИТ смещается в сторону более общих вопросов управления информационными ресурсами — Enterprise Content Management (ECM). Однако проблема заключается в том, что основные усилия разработчиков ПО до сих пор были нацелены на поддержку организационно-распорядительного документооборота и многие имеющиеся на рынке продукты не годятся для задач ECM. При этом в качестве основных недостатков существующего ПО Андрей Гриб выделил неспособность работать с большими объемами данных, трудности с автоматизацией специфических бизнес-процессов, неоптимальность пользовательского интерфейса, а также слабые возможности по интеграции с другими компонентами корпоративных информационных систем. Исторически российские СЭД были ориентированы на поддержку служб документационного обеспечения, сейчас же главной задачей становится автоматизация более широкого спектра бизнес-процессов, в которые вовлечен гораздо больший круг сотрудников организаций.
До недавнего времени компания “БОСС-Референт” фактически имела в своем арсенале только один продукт, реализованный на базе платформы IBM Lotus и ориентированный на автоматизацию управленческого учета. Однако в прошлом году был взят курс на расширение состава ПО, формирование линейки решений, в которой сейчас имеются также “БОСС-Референт 2010” (на базе Microsoft SharePoint Server) и “БОСС-Референт 4J” (реализованный в концепции свободного ПО на платформе JBoss). И вот теперь — “БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот” с использованием системы IBM FileNet.
Нужно напомнить, что FileNet уже давно признается ведущими экспертами как одна из лидирующих на рынке ECM-платформ. В результате приобретения данного продукта (точнее, компании-разработчика с таким же названием) в 2006 г. IBM существенно усилила арсенал своих ECM-средств и заняла лидирующие позиции на этом рынке. Тем не менее в России особой активности IBM по продвижению FileNet не наблюдалось.
Как пояснил Андрей Гриб, в течение некоторого времени система FileNet применялась в ряде заказных проектов, реализуемых группой “АйТи” (куда входит и “БОСС-Референт”), и этот опыт был задействован при разработке нового продукта. Его актуальность определяется тем, что многие российские организации с распределенной структурой в процессе укрупнения переходят на централизованную обработку первичной финансовой документации.
Для этого, как правило, на базе одного из офисов создается бухгалтерский отдел, отвечающий за сбор документов (счетов, счетов-фактур и прочих) со всех филиалов организации и их обработку. Однако без средств автоматизации такая схема не дает ощутимого сокращения затрат на ведение учета: возникают задержки в процессе сбора, потери при передаче и хранении, сложности с поиском документов и подготовкой отчетности. Именно для решения такого рода проблем предназначен “БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот”.
Логика работы с приложением предполагает, что в каждом филиале ответственный сотрудник (без специального бухгалтерского образования) вносит в систему скан-образы первичных документов. Специалист центра обработки — централизованной бухгалтерии — получает из системы уже распознанный и атрибутированный документ, проверяет его и проводит в бухгалтерской системе. Ускорить работу помогает встроенная интеграция пакета “БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот” с основными ERP-системами и учетными приложениями (SAP, Oracle, “1C” и др.).
По оценкам специалистов компании “БОСС-Референт”, базирующимся на реальном опыте эксплуатации таких решений у ряда заказчиков, система централизованной бухгалтерии позволяет сократить не менее чем на 30% трудозатраты сотрудников финансовых подразделений за счет исключения операций, связанных с ручной обработкой и копированием бумажных финансовых документов, а в управленческом и налоговом учете более чем на 50% уменьшается вероятность ошибок, грозящих штрафными санкциями со стороны государственных контролирующих органов. Кроме того, отпадает необходимость в закупке дорогостоящей вычислительной техники для параллельной обработки финансовой документации и освобождается офисная площадь от шкафов с бумажными архивами, что может давать ежегодную экономию в десятки миллионов рублей.
Андрей Гриб сообщил также, что его компания намерена продолжать создание вертикальных решений “БОСС-Референт.bpm”; уже сейчас находятся в разработке продукты для страховых и проектно-конструкторских организаций.
