Переход от бумажного к электронному документообороту, причем не только внутри организаций, но и на межведомственном уровне, — вот одна из главных проблем в деле повышения эффективности управления государственными структурами на самых разных уровнях и в различных вертикалях. До недавнего времени об этом чаще всего говорили лишь ИТ-поставщики, но в последние пару лет актуальность темы однозначно обозначена высшим руководством страны и потому является сейчас общепризнанной.

Однако признать наличие проблемы — это только стартовая ступень на лестнице, ведущей к ее решению. Обсуждения на различных профессиональных мероприятиях по тематике СЭД, в том числе на последней конференции DOCFLOW 2010, показывают, что специалисты пока довольно критично оценивают прогресс в данной сфере. А вот со стороны правительственных кругов часто слышатся, наоборот, очень оптимистичные заявления.

Еще в октябре прошлого года правительство утвердило положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), которое определяло порядок создания инфраструктуры для обмена информацией и порядок общения между администрацией президента, аппаратом правительства и федеральными органами законодательной и исполнительной власти. Из этого документа следовало, что речь идет фактически об использовании достаточно простого механизма электронной почты (правда, защищенной), который обеспечивает прием и отправку электронных сообщений установленного формата от узла к узлу. Что касается формата передаваемых документов, то в постановлении лишь указывалось, что форматы файлов должны “соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру”.

Сразу после появления первых сведений об этом проекте (реализуемым под эгидой Федеральной службы охраны) эксперты ИТ-отрасли отмечали, что его можно рассматривать лишь как первый шаг в деле автоматизации обмена сообщениями, но говорить о сколь-нибудь полноценном межведомственном документообороте тут нет оснований. Ведь фактически речь шла о замене фельдъегерской службы доставки документов на электронный вариант. Ведь в правительственном постановлении ничего не говорилось, например, о регистрации документов, автоматическом контроле исполнения, автоматизации сквозных деловых процессов (см. www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=122843).

Но на прошедшем в июле в Твери очередном социально-экономическом Форуме “Информационное общество” руководитель аппарата правительства Сергей Собянин сообщил, что уже с 15 июля текущего года десять основных федеральных ведомств будут получать из правительства документы только в электронном виде, а с середины августа эти ведомства сами будут посылать в правительство свои документы только в электронном виде. При этом он уточнил, что главной сложностью в реализации этого проекта (того самого, утвержденного прошлой осенью) была защита информации, но сейчас эта проблема решена.

Подобные заявления послужили основой для публикаций в СМИ под заголовками типа “Чиновники покончат с бумагой”. Однако немного позднее появилась дополнительная информация, которая раскрывает суть того, как будет работать МЭДО на практике.

Оказывается, что пока речь идет лишь о передаче электронных образов всех документов, причем не имеющих грифа секретности и ограничительных пометок, по схемам “аппарат правительства — министерство” и “министерство — аппарат правительства” и “министерство — министерство”. С февраля 2010 г. аппарат правительства, Минсельхоз, Минкомсвязи, Минэкономразвития получают электронные копии резолюций председателя Правительства РФ и его заместителей. С марта передаются электронные копии протоколов совещаний в правительстве. Месяц спустя начата опытная эксплуатация системы передачи электронных копий исходящих документов от министерств в правительство. Это позволяет чиновникам говорить о реализации полного цикла электронного документооборота между аппаратом правительства и министерствами. Кроме того, к такому обмену подключился сейчас еще ряд ведомств.

Инновационный прорыв, который должен быть совершен до конца лета, заключается в том, что после опытной эксплуатации, обмен документами проходит исключительно в электронном виде (до настоящего времени они дублировались традиционной пересылкой и бумажных документов). О том, в каком формате передаются образы документов и как они используются в ведомствах и в правительстве, официальной информации нет. Но можно предположить, что полученные файлы распечатываются для дальнейшей работы с документами.

В своем выступлении в Твери Сергей Собянин сообщил также, что “уже в ноябре большинство российских федеральных ведомств полностью перейдут на электронный документооборот”. Что скрывается реально за этой фразой, пока неизвестно. Возможно, и тут имеется в виду расширение списка организаций, участвующих в пересылке графических образов бумажных документов.

Но является ли это тем самым межведомственным электронным документооборотом, о реализации которого много говорится на разных СЭД-мероприятиях и в публикациях по теме?