Начнем с тривиальной констатации: направление использования ИТ, которое в последние годы получило общепринятое, но все же весьма условное название СЭД (системы электронного документооборота), является одним из важных сегментов ИТ-рынка. Однако проследить развитие этого сегмента в исторической перспективе представляется делом очень нелегким, поскольку даже поверхностный анализ ситуации показывает, что данный сегмент занимает довольно необычную позицию в отечественной ИТ-отрасли.

Начать хотя бы с простого вопроса — что такое сегмент СЭД? На состоявшейся в нынешнем мае очередной конференции DOCFLOW прошел круглый стол, на котором собравшимся там специалистам (около 150 человек) был задан вопрос: где та черта, которая разделяет наличие или отсутствие системы электронного документооборота в организации? Выяснилось, что сколько-нибудь четкого общепризнанного рынком определения СЭД просто нет. В результате участники дискуссии согласились лишь с тем, что главным признаком СЭД является наличие механизма автоматизированной регистрации документов. При этом по вопросу — что означает определение «электронный» (электронный механизм регистрации или регистрация электронных документов) — мнения экспертов (а там были представители почти всех ведущих поставщиков СЭД в России) уже разошлись.

На мой взгляд, ключевые события в российском сегменте СЭД происходят именно сейчас. Я имею в виду оформление концепции ЕСМ в ее современном виде и бурный расцвет рынка ECM-решений. Почему? Потому что существовавшие ранее в практике СЭД понятия «документ» и «документооборот», сужавшие важнейшие управленческие задачи до уровня канцелярии, сегодня рассматриваются в контексте управления информацией, совместного использования знаний и взаимодействия внутри и вовне организации.

Но сделать нужно еще очень много. Законодателям надо расширять правовые основы использования электронных документов. Управленцам — осмыслить, как электронные технологии управления информацией повлияют на процессы совместной работы и принятия решений. И конечно, есть чем заняться разработчикам ЕСМ-решений — и в плане организации рабочего места «информационного работника», и в плане идеологии продуктов, которые должны обеспечить эффективную совместную деятельность менеджеров. Большие перспективы мы видим в SaaS-решениях для работы с документами.

Тагир Яппаров, генеральный директор «АйТи»

Еще один пример. Как известно, компания IDC уже десять лет проводит исследования российского рынка интегрированных систем управления предприятиями (ИСУП). Являются ли СЭД (а ведь основное их назначение сегодня — это управление организационно-распорядительным документооборотом) составной частью ИСУП? Было бы логично дать положительный ответ. Но IDC никогда не включала и не собирается пока включать СЭД в рамки своих исследований (или делать специальные обзоры по этому направлению). Почему? Точный ответ может дать только сама IDC, но одна из причин тут очевидна: рынок СЭД является очень «размытым», трудно анализируемым, тут плохо работают методики, используемые, скажем, для ERP.

Правда, есть данные российских исследований СЭД-рынка (DSS Consulting, CNews Analytics). Оставим в стороне критический разбор данных отчетов (упреков со стороны представителей отрасли раздается много). Отметим тут только один момент: среди участников российской отрасли СЭД из мировых поставщиков ECM-решений (Enterprise Content Management) присутствует только EMC Documentum. А где же IBM, Microsoft, Oracle, SAP — компании, которых никак нельзя отнести к новичкам отечественного ИТ-рынка?

Вот такой парадокс: СЭД — старейшее направление ИТ-рынка, в том числе и российского, а до сих пор относится к категории «бурлящего», формирующегося.

«Ты помнишь, как все начиналось?»

Действительно, вопросы автоматизации задач, связанных с тем или иным использованием документов в организациях, решаются с помощью ИТ уже как минимум 20–30 лет, фактически с того самого момента, когда компьютеры стали использовать не только для выполнения научно-технических расчетов, но и для обеспечения текущей деятельности предприятий (то, что мы сейчас называем решением бизнес-задач).

Напомним, что широкое применение ПК в нашей стране на рубеже 80—90-х годов начиналось именно с автоматизации работы с документами. Это тогда была настоящая революция! Позволю себе проиллюстрировать ее на собственном примере.

Как раз на конец 90-го года у меня была назначена защита кандидатской диссертации, а в силу обстоятельств оформление работы началось буквально за четыре месяца до срока. А защита — это только (а порой и не столько) собственно научные исследования, но и очень приличный объем чисто технических дел по подготовке большого числа, причем довольно сложных документов (рукопись, реферат, плакаты). В те времена обычно в такой «поддержке» диссертанта на финальном этапе участвовало половина сотрудников лаборатории. А мы как раз за год до этого получили первые IBM PC. В результате подготовка всех нужных документов заняла менее месяца (включая редактирование и учет содержательных замечаний и выполнение текущих производственных дел) силами самого соискателя при небольшой поддержке пары коллег.

Российская СЭД-отрасль прошла путь от робких попыток автоматизации бумажной канцелярии до организации совместной работы десятков и сотен тысяч пользователей. Это позволило перейти от решения не самой важной частной задачи непосредственно к организации бизнеса и труда сотрудников.

В ближайшем будущем, пожалуй, предстоит отделить «теологические» споры в области СЭД от практических задач. Парадигма ECM если не исчерпала себя, то во многом потеряла привлекательность, причем как для заказчиков, так и для отдельных вендоров. Нужно переосмыслить само понятие корпоративного контента и стратегии управления им. Практики же будут заняты формированием среды и культуры работы с электронными документами, организацией межведомственного документооборота и взаимодействия, созданием электронных архивов, решением задач, выходящих за пределы традиционной ECM-системы, повышением эффективности существующих систем.

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик компании DIRECTUM

Однако и тогда были проблемы, в частности, из категории «соответствия нормативным требованиям», наследники которых существуют и сегодня. Одной из главных трудностей в 1990 г., был, например, вопрос: примет ли ВАК диссертационную работу (включающую массу сложных формул), отпечатанную на принтере, а не на пишущей машинке? И как воспримут члены научного совета на самой защите графические плакаты размером 1?1 м, также отпечатанные на принтере? (Тут стоит вспомнить, что верхом совершенства тогда были игольчатые принтеры, совершенно не приспособленные для какой-либо графики.) Кстати, еще один важный момент в истории документоведения: именно в 1990 г. в СССР была ликвидирована цензура — Главлит. Не нужно было тратить месяц на согласование реферата перед его размножением на ротапринте.

Но уже спустя год-два ПК стал общепризнанным инструментом подготовки документов, правда — обратите внимание — печатных, ни о каких электронных не было и речи. И вот в начале 90-х на рынке уже стали появляться системы управления документами (или иначе — автоматизации документооборота). Среди основных направлений их развития можно выделить задачи преобразования бумажных документов в электронный формат (сканирование, оцифровка, распознавание текстов и пр.), управление персональными архивами файлов на ПК, простейшие системы организационно-распорядительного документооборота (регистрация, контроль исполнения и согласования документов).

Тогда же круг пользователей СЭД (такого термина тогда не было, но будем использовать именно его для обозначения общего класса задач) разделился на две очень разных категории — государственный сектор и коммерческий. Это является важным моментом: наличие этих двух сегментов является одной из ключевых характеристик СЭД-рынка и принципиальным для понимания логики его развития (некоторые эксперты даже считают, что мы имеем дело с двумя разными рынками).

Именно в начале 90-х пути автоматизации государственных учреждений и коммерческих предприятий надолго (почти на десять лет) разошлись: первые стали не спеша осваивать СЭД, а вторые ускоренными темпами стали внедрять учетные решения (поначалу бухгалтерские, потом складские, а затем и ERP). Соответственно тогда же появились и поставщики СЭД-решений, зарубежные и отечественные. И как раз в тот момент определилась еще очень важная специфическая черта СЭД-рынка, актуальная и сегодня.

Как известно, для реализации прикладных ИТ-проектов есть два основных подхода — использование заказных разработок или тиражных решений. Как правило, одним из важных показателей уровня зрелости является соотношение этих вариантов: по мере «взросления» рынка неизменно повышается доля готовых продуктов. Так вот сегодня применение заказных разработок в сфере ERP, а уж тем более в бухгалтерском учете — это исключительные случаи. А в области управления документов — достаточно часто встречающаяся ситуация (по некоторым оценкам не менее 30%).

К числу наиболее заметных событий в истории развития рынка СЭД я бы отнес создание в 2000 г. Гильдии управляющих документацией и выпуск ею в 2004-м стандарта взаимодействия систем ДОУ, принятие закона «Об электронной цифровой подписи», утверждение в 2009 г. Положения о межведомственном электронном документообороте.

Сегодня ключевая проблема рынка документооборота в России — создание единого документационного пространства, позволяющего всем участникам документооборота обмениваться юридически значимыми электронными документами. Это потребует решения ряда нормативных, технологических и технических вопросов. В частности, нужно будет научиться создавать, хранить и обмениваться документами, оригиналы которых существуют только в электронной форме. Потребуется также разработать методы, технологии и стандарты взаимодействия систем электронного документооборота друг с другом и с гражданами.

Владимир Баласанян, генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы»

Другой, но связанный с этим же аспект. В подавляющем большинстве направлений бизнес-решений давно работает четкая система разделения труда: вендор — интегратор — заказчик. Но в случае СЭД до 50% внедрений выполняется напрямую разработчиком программ.

В этой связи, возможно, довольно показательным является пример «1С». Ведь эта фирма свою деятельность как разработчик программных продуктов начинала с продвижения своего «1С:Документооборота». «1С:Бухгалтерия» появилась позднее, но сразу отодвинула СЭД-продукт на второй или даже третий план в бизнесе фирмы. Почему? Вполне вероятно, в том числе и потому, что данное ПО не очень подходило для продвижения в рамках «классической» партнерской модели, на которую сделала ставку «1С». Сейчас фирма очень активизировалась в направлении документооборота. Может быть, этот рынок как раз сейчас созрел для работы через внедренцев?

Российские и зарубежные. Разработчики и продукты

Как будут соотноситься доли отечественных и зарубежных прикладных разработок на российском ИТ-рынке? Это была одна из главных тем дискуссий второй половины 90-х годов, когда экономика страны стала испытывать растущие потребности в ИТ и западные поставщики заметно активизировали свои усилия.

Но в сфере СЭД эти обсуждения велись тогда в несколько иной плоскости, а именно: что такое документооборот и насколько правильно этот термин отражает суть решаемых задач автоматизации? Вопрос имел много разных аспектов, но один из них — это как раз продвижение западных разработок на российский рынок. Причем проблема была банально проста: было непонятно, как перевести на русский язык название очень «горячей» (и ее градус повышался!) тогда технологии под названием workflow и как объяснить российским заказчиками ее достоинства по сравнению со знакомым им документооборотом.

Вот любопытный штрих той поры: как раз в 1995 г. компания BIT Software (ставшая потом ABBYY) провела свою первую конференцию по сканерным технологиям, для названия которой было придумано искусственное новое словосочетание — DOCFLOW. А сегодня даже некоторые отечественные разработчики СЭД искренне уверены, что docflow — это чисто английское слово, соответствующее нашему «документообороту».

За последние 15 лет CЭД в России прошли несколько этапов — от систем регистрации до систем управления документами. Развитие СЭД базировалось в основном на потребностях делопроизводителей и реализации заказных проектов. В настоящее же время на формирование СЭД существенное влияние оказывает активная поддержка руководством страны процессов становления информационного общества в России, координация работ по информатизации на федеральном, региональном и муниципальном уровнях, информационная поддержка органов местного самоуправления.

В ближайшей перспективе актуальными будут задачи создания единого информационного пространства организаций с использованием ECM-систем, внедрение межведомственного документооборота и интеграция ECM-систем c другими системами, такими как ERP, CRM, HRM, BI, а также с документальными порталами типа Microsoft SharePoint Portal Server с возможностью кастомизации.

Александр Карнаухов, заместитель директора управления автоматизированных систем консорциума «Кодекс»

Но что еще интересно: workflow осталось так и не переведенным на русский язык (да и вообще почти исчезло из употребления), потом его в дискуссиях «они и мы» заменил термин ECM, по поводу перевода которого споры тоже еще не закончились (как нужно по-русски называть сontent и что это означает по своей сути?). А вот «документооборот» выжил и, похоже, утвердился надолго. И это при том, что данное слово в точном его понимании (Википедия: «Документооборот— движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело») отражает лишь небольшой круг задач, попадающих сегодня в сферу СЭД.

Впрочем, тут нужно сказать, что сам термин СЭД (как обозначение соответствующего ИТ-сегмента) утвердился в качестве стандарта де-факто всего два-три года назад в борьбе с многочисленными конкурирующими названиями систем «автоматизированного документооборота», «управления документами», «документационного обеспечения» и пр.

Сегодня можно довольно уверенно констатировать, что очень популярная еще в середине нынешнего десятилетия дискуссия на тему «западные поставщики ECM-решений против российских СЭД-разработчиков» в целом уже неактуальна.

На самом деле между ними наблюдается довольно четкий водораздел: зарубежные компании поставляют платформы (EMC Documentum, IBM, Microsoft), российские — конкретные решения на их основе. По большому счету в качестве комплексного поставщика (платформа + решения) выступает в России только Documentum, которая и конкурирует впрямую с местными разработчиками.

Довольно часто в качестве конкурентных преимуществ местных поставщиков называется отечественная специфика делопроизводства и поддержки архивов. Хотя на самом деле этот аспект скорее всего является сильно преувеличенным и на самом деле за ним скрываются, с одной стороны, чисто маркетинговые шаги российских ИТ-компаний, а с другой — неготовность определенной части отечественных заказчиков (в первую очередь из числа государственного сектора) к применению средств автоматизации как таковых.

За минувшие годы в сфере СЭД произошли существенные изменения в связи принятием закона об ЭЦП, ростом спроса на Web-решения и мобильные рабочие места, постепенным переходом к полномасштабной автоматизированной работе с документами и решению задач ECM. Но главное — это, пожалуй, то, что государство стало уделять большое внимание автоматизации делопроизводства. В ближайшей перспективе круг решаемых задач в области СЭД будет расширяться в сторону процессного управления и интеграции СЭД с другими корпоративными системами. Важное значение будет иметь формирование государственных стандартов, регламентирующих требования к системам управления электронными документами (СУЭД), что даст возможность объективно оценивать качество этих систем.

Заболотний Сергей, руководитель проектов внедрения СЭД «Интерпроком Лан»

В разговорах о специфике российского документоведения часто упоминаются давние традиции, которые были заложены еще Петром I. Но при этом сторонники национального пути часто забывают, что эти основы появились в результате глубокого реформирования всей системы государственного управления, в ходе которой российский император использовал довольно крутые административные меры. Полезно вспомнить, что за основу управления делами в коллегиях тогда был взят Шведский Устав — нормативный документ страны, с которой Россия не только воевала, но и у которой училась.

Оценивая пройденный путь

Итак, в начале 90-годов прошлого столетия начался процесс массовой автоматизации управленческой деятельности предприятий. В термине ERP никакого упоминания про «электронный» нет, но доля применения «бумаги» в документах этих систем составляет единицы процентов, не более. В СЭД, несмотря на прямое использование этого слова, без обилия бумажных документов сейчас обойтись могут далеко не все организации. Означает ли это, что прогресс ИТ обошел сферу СЭД стороной? Совсем нет, даже наоборот — именно с проблематики управления документами началось практическое освоение новых идей и технологий (достаточно вспомнить хотя бы Web, средства групповой работы, Enterprise 2.0). Просто путь к всеобщему электронному раю оказался довольно тернистым и долгим. Мы находимся еще в начале этого пути...