Санкт-петербурское отделение фирмы “1С:Бухучет и Торговля” (БИТ) объявило о завершении проекта на базе “1С:Предприятия 8.2” по автоматизации документооборота и управления заданиями для сотрудников в группе компаний “СтаКос”, занимающейся оптовой и розничной торговле запасными частями для грузовых автомобилей, прицепов, полуприцепов и автобусов европейского производства и имеющей сеть магазинов в ряде городов России.

Ранее у заказчика уже использовалась СЭД, но она перестала устраивать руководство компании из-за недостатка функционала и высокой стоимость технической поддержки. В результате было принято решение о внедрении новой информационной системы “1С:Документооборот 8” на платформе “1С:Предприятие 8.2”, исполнителем была выбрана компания “1С:Бухучет и Торговля” (Санкт-Петербург).

В рамках проекта автоматизировано 75 рабочих мест. Директор по информационным технологиям группы компаний “СтаКос"Олег Суворов так комментирует основные итоги работы: “По совокупной оценке собственников и топ-менеджеров компании, которую мы проводили до начала использования электронных систем документооборота, трудозатраты на контроль исполнения задач и поиск нужных документов оценивались в несколько сотен тысяч рублей в месяц. Внедрение “1С:Документооборота” позволило сократить эти затраты на две трети”.

Ранее в компании распоряжения руководящего состава оформлялись в стандартном виде, в форме приказов, устных и письменных поручений, протоколов, некоторые задания отправлялись по электронной почте. Топ-менеджмент компании был вынужден отслеживать порученные задания, проверять состояние выполнения каждой задачи, решать ситуации с просроченными поручениями. Отсутствие должного контроля за выполнением задач или их невыполнение (например, несвоевременное согласование договоров) иногда также приводило и к финансовым затратам.

Теперь технология управления заданиями с помощью новой системы распространяется сегодня на все поручения для сотрудников всех подразделений “СтаКос”. С помощью этого решения реализован SMART-принцип постановки задач (от англ. Specific-точность, Measurable—измеримость, Achievable-достижимость, Realistic-реалистичность, Timely — своевременность). Когда задача вносится в систему, она конкретизируется под существующие в решении параметры, и, таким образом, становится измеримой по трудозатратам, определенной во времени, точно сформулированной, что и соответствует принципам построения SMART. Это помогает руководству правильно формулировать задачи и проверять их обоснованность, а также обеспечивает удобство работы с задачами для подчиненных, повышает эффективность выполнения поручений. Для того, чтобы помочь персоналу более эффективно выполнять полученные распоряжения, в компании активно используются напоминания и оповещения системы, функционал которой по этой части был несколько расширен в рамках проекта.

Сообщается, что автоматизация блока по управлению заданиями значительно повысила общую исполнительскую дисциплину, обеспечила четкость работы и прозрачность всех поручений. Теперь в компании новый стиль работы: все поручения детальны и ясны для обеих сторон, задачи выполняются в сроки, а переносы задач и сроков четко документируются. Соотношение количества выполненных вовремя задач к просроченным стремится к 4/1, в то время, как на начало проекта оно составляло 1/4, т. е. одна выполненная в срок задача на 4 просроченных. Помимо управления заданиями в системе полностью автоматизирован документооборот и работа с документацией, ведется учет служебных записок, протоколов.