Компания “Электронные Офисные Системы” (ЭОС) сообщила о внедрении ее разработки — СЭД “ДЕЛО” — в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации города Ставрополь. Проект был выполнен местным интегратором “Бизнес ИТ”. Ранее в этом учреждении отдельные участки документооборота, в частности, регистрация документов, осуществлялась с помощью программы, самостоятельно разработанной программистом комитета. Очевидным недостатком этого приложения была невозможность многопользовательской работы, то есть регистрация всех входящих и исходящих документов осуществлялась только одним сотрудником, и, как следствие, требовала от него очень существенных трудозатрат. Кроме того, данное программное решение не позволяло формировать статистические отчеты по работе с документами и вести аналитическую работу. Не были автоматизированы и многие другие важные этапы работы с документами, например, сотрудники комитета регулярно сталкивались с трудностями при поиске необходимых документов, отслеживании прохождения документов и контроле исполнительской дисциплины.
При сравнении систем документооборота и выборе наиболее подходящего варианта заказчик учитывал большое число самых разнообразных факторов. Сообщается, что существенным дополнительными аргументом в пользу системы “ДЕЛО” стал успешный двухлетний опыт работы с системой в администрации г. Ставрополь. Благодаря использованию этой СЭД уже был автоматизирован документооборот в различных комитетах администрации: по градостроительству, по экономическому развитию и торговле и ряде других.
Принимая решение о начале внедрения, руководители комитета ожидали получить единую СЭД, позволяющую упорядочить процессы регистрации документов, организовать коллективную работу с документами, обеспечить автоматизированный упреждающий контроль за своевременным исполнением документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа. Также предполагалось снизить трудозатраты на подготовку документов и повысить прозрачность и управляемость процессов документооборота.
При внедрении “ДЕЛО” в комитете была организована электронная регистрация документов тремя ответственными делопроизводителями. Наличие в каждом отделе автоматизированного рабочего места обеспечило доступ всех ответственных делопроизводителей к единой информационной базе. Благодаря продуманному функционалу системы значительно упростился поиск документов и контроль их прохождения. Как сообщается, к настоящему моменту внедрено уже 21 рабочее место, в том числе, и рабочие места для первого заместителя и заместитель директора комитета по управлению муниципальным имуществом г. Ставрополь. Заместители директора самостоятельно работают в системе “ДЕЛО”, вносят резолюции, отслеживают результаты работы и осуществляют поиск необходимых документов.
