Оптимизация печати

Когда в Procter & Gamble (P&G) осознали, что распечатка материалов, к которой прибегают примерно 135 тыс. ее работников по всему миру, организована неэффективно и является дорогостоящей, корпорация выбрала провайдера управляемых сервисов печати, чтобы он обеспечил эту операцию в двухстах её офисах. Кэролайн Бейзин, директор по глобальным бизнес-услугам, рассказывает, как P&G взяла на вооружение новую стратегию в области печати с целью повышения эффективности и сокращения затрат, перевода компании на цифровые технологии и обеспечения ее устойчивого развития.

Procter & Gamble ежегодно распечатывает и копирует миллионы документов. В начале 2008 г. корпорация приступила к изучению эффективности своих систем документации и печати. Мы инвентаризировали 45 тыс. устройств — копиры, принтеры, сканеры, факсы — и обнаружили, что в среднем одно устройство обслуживает лишь четырех человек. Кроме того, каждый офис управляет собственным парком оборудования, а в P&G нет единого подхода к закупке расходных материалов или организации обслуживания.

Поэтому мы решили искать способы оптимизации процессов документооборота и распечатки документов. Нам было известно, что управляемые сервисы печати (managed print services, MPS) способны упростить нашу глобальную инфраструктуру печати и перевести ее на цифровую основу посредством консолидации устройств и контроля за тем, как и когда распечатываются документы. Технология MPS позволила бы найти пути снижения затрат и способствовала бы устойчивости нашего развития. Кроме того, мы хотели разработать такую стратегию печати, которая за счет инновационных решений обеспечила бы более высокую продуктивность и мобильность сотрудников P&G.

В сентябре 2008 г. мы приступили к совместной работе с корпорацией Xerox, которая помогла нам определить цели реализации MPS. Они были сформулированы следующим образом:

• поддержка программы P&G “Вернуть 500 миллионов минут” за счет сокращения времени, расходуемого сотрудниками на печать и другие связанные с выводом данных операции;
• реализация стратегий, направленных на перевод в цифровую форму всех процессов, связанных с использованием бумажных документов, чтобы упростить движение, использование, хранение документов и доступ к ним, а также повысить безопасность;
• снижение операционных расходов на 20—25%;
• сокращение связанного с печатью расхода энергии на 30% и расхода бумаги на 20—30%.

MPS позволяет управлять всем парком устройств так, словно это один принтер. Xerox управляет движением документов по всей нашей глобальной инфраструктуре — от офиса до центра печати и далее до виртуального рабочего места. В результате мы имеем полное представление об их прохождении и расходах на печать по корпорации в целом и располагаем другими важными метриками, такими, например, как статистика, характеризующая устойчивость развития и производительность труда.

Мы сократили количество принтеров с 45 тыс. до менее 10 тыс. Теперь каждый принтер обслуживает в среднем 15 человек, а не четырёх, как раньше. Уменьшение парка устройств позволило снизить затраты на обслуживание и электроэнергию. При этом для выполнения рекомендаций по совершенствованию потоков работ и процессов не пришлось жертвовать производительностью труда.

Фактически новая стратегия помогает нашим сотрудникам более эффективно использовать рабочее время, поскольку они меньше тратят его на распечатку. За год внесенные в трудовой процесс изменения высвобождают каждому человеку сотни минут. Это время может быть уделено бизнесу, а не работе с документами.

Мы повышаем производительность труда за счет поддержки печати для работающих на дому, для виртуальных и мобильных сотрудников. Мы упростили печать для тех, кто находится дома или в дороге. Виртуальные работники получают такую же поддержку, как и те, кто трудится в офисе. Ведется мониторинг устройств, находящихся вне офиса. Техническая поддержка оказывается по телефону, по электронной почте или через Интернет. Решение Xerox Mobile Print, первый результат деятельности инновационного совета Xerox и P&G, позволяет сотрудникам распечатывать документы непосредственно со своих смартфонов.

Роль сотрудников в решении задачи

Любые изменения в организации даются трудно. Решающее значение для успешного внедрения новых процессов имело то, что они были одобрены и приняты сотрудниками компании. Недостаточно оптимизировать печать за счет использования высокопроизводительных устройств. Нашим работникам требовалось понять и усвоить передовой опыт. Мы вместе с Xerox трудились над тем, чтобы подойти к управлению изменениями с позиций стратегии, сосредоточившись на том, как лучше всего помочь персоналу в переходный период и свести к минимуму сбои.

Прежде чем перейти к MPS, мы воспользовались методикой Lean Six Sigma, чтобы проанализировать повседневные трудовые процессы наших сотрудников, изучить их привычки и выявить неэффективные операции. Затем, ориентируясь прежде всего на их потребности, мы усовершенствовали потоки работ. Мы искали наилучшие способы извлечь максимум преимуществ, продолжая удовлетворять нужды персонала.

Чтобы помочь сотрудникам освоиться с новой организацией печати, мы организовали обучение без отрыва от работы и дали им рекомендации, как сократить затрачиваемое на распечатку время. Кроме того, они могут в любое время обратиться за нужной информацией на созданный нами веб-портал. Таким образом, мы приложили все усилия для того, чтобы обеспечить удобство работы и истолковать людям все возможности нового порядка печати.

Сознавая, что без нашей помощи сотрудникам трудно будет адаптироваться к изменениям в культуре работы (в том числе смириться с утратой их любимого принтера), мы начали разъяснительную кампанию, нацеленную на руководителей бизнес-подразделений и пользователей во всех затронутых изменениями офисах. Распространялась информация о том, как новый порядок обеспечит P&G устойчивое развитие и экономическую эффективность.

Не помешала и некоторая конкуренция. Мы публиковали для внутреннего использования сведения об успехах каждого бизнес-подразделения. Любой отдел мог сравнить себя с другими, а это стимулировало дальнейший прогресс.

Тем не менее некоторых работников беспокоило, что сокращение количества оборудования и новые процессы негативно отразятся на производительности их труда. Бытовало мнение, будто настольные принтеры необходимы, тогда как в действительности обслуживание персональных устройств сопряжено с немалыми трудностями, частыми и продолжительными простоями.

Теперь, когда новый порядок заработал в полную силу, сотрудники поняли, что оборудование стало гораздо надежнее, а расходные материалы и обслуживание устройств печати просто не вызывают никаких трудностей. Кроме того, они вольны распечатывать документы в любое время, где бы они при этом ни находились. Фактически MPS вернула им те минуты, которые можно уделять бизнесу, а не печати.

Извлеченные уроки

Итак, мы достигли поставленных целей. Оптимизация нашей глобальной структуры принтеров изменила характер работы. У нас появились новые показатели надежности и эффективности. MPS обеспечивает корпорации более устойчивое развитие и представляет собой шаг к полной цифровизации.

Эта технология не сводится к оборудованию, обслуживанию и расходным материалам, а включает совершенствование процесса. Организации, изучающие MPS, должны подыскать стратегического партнера, который даст рекомендации относительно дальнейших усовершенствований. Я рекомендую выбрать такого партнера, который:

• будет тесно сотрудничать с вашей собственной командой при разумном определении краткосрочных и долгосрочных целей;
• понимает необходимость снижения затрат без ущерба производительности труда;
• определит потоки документов в вашей организации и порекомендует процессы, которые позволят максимально повысить эффективность работы;
• понимает важность устойчивого развития как одной из целей вашей стратегии;
• обеспечит жесткое управление изменениями и программу обучения сотрудников
• создаст систему непрерывного мониторинга печати и будет вносить усовершенствования, необходимые для продолжения оптимизации.