Компания DIRECTUM объявила о завершении проекта автоматизации канцелярии в ОАО “Корпорация ВСМПО-АВИСМА” — крупнейшем производителе титана в мире. Эта компания также производит прессованные крупногабаритные изделия из алюминиевых сплавов, полуфабрикаты из легированных сталей и жаропрочных сплавов на никелевой основе.

В структуру холдинга входит несколько крупных производственных предприятий в России, использующих в своей работе различные решения для автоматизации документооборота и бизнес-процессов. В ходе естественного развития бизнеса в корпорации назрела необходимость объединения всех систем делопроизводства в единую структуру взаимодействия.

Сообщается, что предпосылкой создания единой структуры стал положительный опыт использования модуля “Канцелярия" системы DIRECTUM в филиале АВИСМА в г. Березники. Функционал выбранного решения позволил делопроизводителям в канцелярии и секретарям высшего руководства филиала организовать удобный процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля местоположения бумажного документа и исполнения резолюций по нему. Опираясь на опыт филиала АВИСМА, руководство “ВСМПО-АВИСМА” в г. Верхняя Салда приняло решение об автоматизации своей службы документационного обеспечения с помощью системы DIRECTUM.

Проект внедрения DIRECTUM, ставший первым шагом в процессе объединения всех систем делопроизводства холдинга, стартовал в апреле текущего года и затронул ключевых делопроизводителей “ВСМПО-АВИСМА”. Внедрение осуществлялось специалистами компании DIRECTUM. Ядром внедряемого функционала стал модуль “Канцелярия”, с помощью которого были полностью автоматизированы процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания и рассылки распорядительных документов, контроля исполнения поручений и поиска документов. Специально для удобства работы делопроизводителей корпорации были разработаны сценарии, по которым система в автоматическом режиме формирует маршрут рассылки, распределяет права доступа и уведомляет ответственных лиц о ходе работы с документами.

Утверждается, что сотрудники корпорации быстро освоили систему и активно включились в работу благодаря простоте использования DIRECTUM и общей нацеленности бизнеса на внедрение новых технологий. По итогам опытной эксплуатации, которая завершилась в августе 2010 г., подразделения в г. Верхняя Салда ежедневно регистрируют в системе около 100 входящих и свыше 110 исходящих писем, а также более 20 распорядительных документов.

Таким образом, внедрение модуля “Канцелярия” позволило автоматизировать важнейшие процессы делопроизводства и создать условия для формирования унифицированной информационной системы документооборота масштаба всего холдинга. К концу внедрения в корпорации сложилась команда квалифицированных специалистов, способная самостоятельно развивать решение и расширять охват автоматизации. В ближайших планах — автоматизация процессов договорной работы и объединение систем управления документооборотом ВСМПО г. Верхняя Салда и АВИСМА г. Березники в одно информационное пространство.