Компания ЭОС сообщила о завершении первого этапа проекта по автоматизации документооборота на основе своего ПО “ДЕЛО” в Управлении федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Иркутской области. До внедрения системы электронного документооборота в управлении уже использовалась бесплатная программа, позволяющая вести регистрацию и учет документов. Следующим шагом было решено повысить эффективность взаимодействия между отделами за счет перехода к движению документов в электронном виде. Утверждается, что эту задачу уже невозможно было качественно и надежно реализовать при помощи применяемой программы. Для обеспечения регистрации входящих и исходящих документов организации, сканирования документов и организации передачи документов в электронном виде из канцелярии в отделы, руководство Управления приняло решение о приобретении полнофункциональной СЭД и сделало выбор в пользу комплекса “ДЕЛО”.
Сообщается, что в ходе реализации проекта Иркутским управлением Росприроднадзора были автоматизированы задачи организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами в отделах, создания электронного банка некоторой части документов, обеспечения оперативной доставки документов для исполнения в отделы, организации поиска документов по набору реквизитов или по содержанию электронного документа, обеспечения автоматизированного контроля за прохождением и исполнением документов, сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, поддержки оперативного доступа к документам, а также обеспечения работы с удаленными подразделениями.
В результате реализации первого этапа проекта вся входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в системе “ДЕЛО”. Часть документов сканируется и передается в электронном виде для дальнейшей работы с ними. На последующем этапе проекта планируется полностью исключить движение бумажных документов внутри организации. Для этого будет приобретен промышленный сканер и обеспечен перевод всех документов, поступающих в управление, в электронный вид. В удаленных подразделениях планируется установка дополнительных рабочих мест СЭД “ДЕЛО”. Ожидается, что в результате будут обеспечены оперативность и прозрачность в работе с документами.
Все работы по внедрению, настройке и обучению пользователей проводятся специалистами компании «Информационное агентство “Референт»” (Иркутск), официального партнера ЭОС.
