Компания "Астерос" сообщила о завершении внедрения системы электронного документооборота в “Промсвязьбанке”, одном из крупнейших частных банков России. Одной из главных задач данного проекта была необходимость стандартизации бизнес-процессов согласования документов, чтобы сделать их одинаково эффективными для филиалов по всей России. Для этого банку требовался специализированный инструмент, который бы позволял гибко моделировать правила прохождения документов и оперативно отслеживать их статус. Еще одним важным требованием к решению была возможность тесной интеграции с SAP — системой финансового учета банка. После анализа различных систем выбор “Промсвязьбанка” был сделан в пользу решения Averta Workflow на платформе IBM Lotus, а исполнителем проекта стала компания “Астерос”.
Сообщается, что специалисты “Астерос” исследовали процессы движения документов в Промсвязьбанке и выполнили внедрение Averta Workflow с учетом всех особенностей документооборота организации. Затем система была интегрирована с модулем “Смета административно-хозяйственных расходов” SAP на уровне веб-сервисов. Руководитель практики систем управления контентом компании “Астерос” Алексей Романов отметил, что обмен между системами происходит на нескольких этапах согласования документов. Это дает полную уверенность в актуальности информации и ее безопасности — после завершения согласования документы сохраняются в SAP и не могут быть изменены.
Объявлено, что в настоящее время система электронного документооборота охватывает головной офис и 47 филиалов по всей России. С СЭД уже работают около 1500 сотрудников банка, которые создают первичные документы и направляют их на согласование. В согласовании документов могут участвовать все сотрудники банка, у которых установлен клиент IBM Lotus. В СЭД банка реализовано управление тремя видами документов — хозяйственными договорами, заявками на корректировку бюджета и заявками на оплату. Все эти документы проходят сложные цепочки согласования. Интеграция данных с SAP происходит в режиме онлайн — при каждой смене статуса документа происходит синхронизация данных с ERP, а готовые документы немедленно выгружаются в SAP.
“Система документооборота кардинально изменила работу с документами в банке. Если раньше документ мог утверждаться несколько дней и сотрудники не всегда знали, на каком этапе согласования он находится, то сегодня обработка документа занимает часы. Также для нас важно и то, что созданное решение гибкое. Мы можем самостоятельно перенастраивать логику движения документов, создавать новые процессы и делать это оперативно в течение нескольких дней, что особенно важно в условиях часто меняющегося российского законодательства”, — сказал директор департамента ИТ “Промсвязьбанка” Владимир Чичеткин.
