Компания ЭОС сообщила о ходе поэтапной организации системы корпоративного электронного документооборота центральных органов министерства внутренних дел республики Беларусь (МВД РБ), выполняемой на базе СЭД “ДЕЛО” местным партнером — “Центром электронного документооборота” Белорусского государственного университета.
Задачей очередного этапа стало создание единой технологии работы с документами в центральном аппарате МВД РБ, ГУВД Минского городского исполнительного комитета, областных УВД и УВД на транспорте МВД РБ. Среди ожидаемых результатов — повышение производительности труда делопроизводственного персонала, улучшение качества исполнения управленческих решений, сокращение сроков прохождения документов, уменьшение трудозатрат, связанных с копированием и сканированием бумажных документов, и своевременное информирование пользователей о поступлении новых документах и других событиях в области работы с документами. Также предполагалось, что на данном этапе будет достигнута унификация внутриведомственного делопроизводства и внедрен принцип “однократный ввод информации и многократное ее использование”.
Сообщается, что работы начались с обследования действующей системы делопроизводства и практики работы с документами на трех базовых объектах: ГУВД Минского городского исполнительного комитета, УВД Минского областного исполнительного комитета и УВД на транспорте МВД РБ. Было проведено исследование организационной структуры и основных функций структурных подразделений, изучены инструкции по делопроизводству организации, выявлены роли делопроизводственных подразделений, права и обязанности отдельных работников. Далее были изучены технологии прохождения документов, исследованы действующие системы контроля исполнения документов и проведен анализ объема документооборота по различным группам документов и подразделениям.
По итогам обследования построена система корпоративного управленческого документооборота МВД РБ на базе “ДЕЛО”, которая включает в себя несколько самостоятельных контуров территориально распределенных ОВД с типовой технологией первичной обработки документов в СЭД. Также проведено необходимое обучение сотрудников работе с системой. Пользователи были объединены в группы согласно выполняемым ими функциональным обязанностям; для каждой из групп разработана специальная методика, включающая всю необходимую информацию по автоматизированной обработке документов.
