Появление новой версии программного продукта повергает пользователей в глубокую задумчивость. С одной стороны, переход на нее сопряжен с трудностями и дополнительными усилиями, с другой — в результате будут получены новые возможности. В каждом подобном случае перед предприятием возникает непростая дилемма: обновлять систему или продолжать использовать прежнюю?

С таким вопросом столкнулись и пользователи комплекса бизнес-приложений Oracle E-Business Suite версии 11i (OEBS 11i), когда вышла версия R12 (Release 12). Чтобы оценить целесообразность перехода, посмотрим внимательно, что появилось нового, какие перспективы открывают перед пользователями эти нововведения и насколько сложен процесс перехода.

Снижение стоимости владения системой

Начнем с того, что никакая система не может охватить все потребности и специфические бизнес-процессы предприятия сразу, поэтому в ходе ее внедрения и эксплуатации приходится дописывать недостающие функции. Как отмечает директор департамента бизнес-приложений и технологий Oracle компании IBS, генеральный директор IBS Borlas Олег Гаранкин, обновленный функционал R12 позволяет сократить число расширений, требовавшихся в версии 11i, и, следовательно, снизить затраты на дополнительные разработки на 20—50%.

Кроме того, повышенная степень централизации и стандартизации финансовых функций дает возможность ускорить и упростить процесс закрытия периода, а унификация настроек систем разных подразделений сводит к минимуму отличия от объединенной мастер-системы.

Значительный вклад в стоимость владения системой вносят затраты на ее управление. В R12 появились дополнительные средства администрирования, которые во время перехода на новую версию позволяют объединить разрозненные приложения нескольких подразделений в единый глобальный экземпляр системы и тем самым снизить стоимость владения.

При этом, подчеркивают в IBS Borlas, обновление ПО Oracle не требует обучения пользователей работе с новым интерфейсом. Более того, увеличен список функций, которыми можно пользоваться через более удобный HTML-интерфейс (а не через классический FORMS-интерфейс). Очевидно, это будет только приветствоваться пользователями.

Наконец, важное значение для надежной эксплуатации ПО имеет поддержка со стороны производителя. Корпорация Oracle заранее предупреждала клиентов, что с ноября 2010 г. завершается поддержка OEBS версии 11i на уровне Premier. Речь идет о поддержке в случае новых, ранее не выявлявшихся ошибок в системе. Таковые могут возникать из-за выполнения в системе действий, не отработанных на этапе внедрения и использования, наполнения базы данных в процессе эксплуатации, изменений в аппаратной платформе и системном ПО. Что же касается ранее выявленных сложностей, то их решение для версии R11i будет по-прежнему осуществляться в рамках поддержки уровня Extended.

Таким образом, если предприятие уверено в стабильной работе системы в рамках устоявшихся бизнес-процессов, не собирается переносить ПО на новое “железо” и обновлять системный софт, то его вполне может устроить такая поддержка. Но если надо подстраховаться и получить полноценный сервис для решения потенциальных, ранее не возникавших проблем, то организации необходима поддержка более высокого уровня Premier.

В этом смысле переход на R12 предоставляет только преимущества: для новой версии обеспечивается поддержка уровня Premier, которая позволяет снизить трудозатраты на решение проблем и ускорить устранение ошибок. Дополнительных затрат на поддержку этого уровня при переходе на R12 не требуется.

Развитие + интеграция = эффективность

Бизнес не стоит на месте, а вместе с ним меняются и информационные системы, задача которых — максимально удовлетворять требования предприятий. В OEBS версии R12 предусмотрены новые технологические инструменты и средства администрирования, которые упрощают развитие системы, а встроенные функции обеспечивают интеграцию с современными приложениями среднего слоя Oracle Fusion Middleware.

Так, расширен функционал модуля Oracle “Финансы”. Служба Accounting Setup Manager включает централизованную настройку множества компонентов: юрлиц, книг учета, операционных единиц, отчетных валют и т. д. Служба Subledger Accounting (Учет на основе субкниг) позволяет определять метод учета для транзакций юрлица, который должен быть применен в соответствующей книге учета. При этом выполняется создание проводок для транзакций, регистрируемых в модулях Oracle (субкнигах), и передача их в модуль “Главная книга”. Система Advanced Global Intercompany System служит для централизованной настройки гибких правил утверждения и учета таких межфилиальных операций, а служба Payments — для настройки правил и обработки платежей и поступлений.

Ряд расширений направлен на повышение производительности операций при коллективной работе. С функцией Multi-Org Access Control можно организовать бизнес-процесс, в котором работник в одном платежном поручении формирует платежи по счетам, принадлежащим разным операционным единицам.

Олег Гаранкин также отмечает плюсы применения в составе OEBS R12 разработки IBS Borlas по казначейскому управлению денежными средствами. Это ИТ-решение отечественных специалистов, дополняя ERP-систему от вендора, облегчает процесс адаптации ERP под требования российского бизнеса в части контроля финансовых потоков. Снимается проблема большого объема ручной работы, появляется возможность быстро анализировать и принимать решения по использованию средств компании как в рамках процедуры оперативного планирования, так и фактического исполнения планового платежного календаря. В результате упрощается и ускоряется работа сотрудников финансово-экономических служб.

Проекты по внедрению этой казначейской системы в России уже идут, ожидаемый от них экономический эффект оценивается в более чем 20 млн. рублей дополнительной прибыли в первый год в каждом конкретном случае. Такая экономия достигается за счет снижения затрат на обслуживание кредитных ресурсов, при этом финансово-экономические службы генерируют дополнительную прибыль благодаря более эффективному размещению свободных денежных средств. Предприятия также избавляются от массы внутреннего бумажного документооборота, согласовывая выплаты не только на уровне филиалов и зависимых юрлиц, но и на уровне управляющей компании. А прогноз с горизонтом от недели до месяца способствует улучшению качества и прозрачности планирования.

Окупаемость перехода

Переход на новую версию нередко пугает пользователей потенциальными осложнениями. Чтобы сделать его максимально быстрым и простым, Oracle предлагает методику и все необходимые инструменты. В свою очередь, IBS Borlas рекомендует предприятию предварительную подготовку: нужно путем тестирования уточнить временные затраты, затем по результатам этой оценки скрупулезно спланировать период перехода.

Если в систему во время ее внедрения и эксплуатации не вносились дополнения, то переход выполняется полуавтоматически с помощью программных средств и методик Oracle.

В случае сложных настроек следует проанализировать возможность их переноса на новую версию. Но поскольку в OEBS R12 функциональность существенно расширена, то некоторые прежние доработки OEBS 11i могут оказаться лишними. Чтобы полноценно воспользоваться новыми возможностями, стоит запланировать работы по реинжинирингу прежнего решения. Для этого выполняется анализ архитектуры и настроек существующей системы, проектируются новые настройки и архитектура.

Что касается стоимости перехода, то в худшем случае затраты сопоставимы с проектом экспресс-внедрения. А в лучшем, более вероятном случае для обновления потребуется несколько недель труда собственной службы сопровождения системы. Соответственно, и стоимость этой работы будет сравнительно невелика.

Для понимания вопроса окупаемости каждое предприятие может провести оценку самостоятельно, исходя из параметров бизнеса и числа лицензий. При этом следует учесть, во-первых, обозначенные выше особенности услуг поддержки версий 11i и R12, во-вторых, возможность сократить затраты на разработку и сопровождение расширений 11i за счет получения тех же и новых опций в составе R12.

* * *

Известно, что предприятие может повысить экономическую эффективность своей деятельности двумя путями: снижая расходы и увеличивая доходы. Анализ условий и выгод использования различных версий Oracle E-Business Suite позволяет нам сделать вывод, что переход на OEBS R12 дает реальный шанс добиться обеих целей.

Однако как быть со сложившейся практикой, когда многие информационные системы эксплуатируются десятки лет?

Сегодня бизнес меняется настолько стремительно, что даже если в настоящий момент система управления отвечает запросам руководства компании, то уже в ближайшем будущем может возникнуть потребность воспользоваться новыми возможностями, которые появляются благодаря усилиям компаний-разработчиков. Предугадать и реализовать эту потребность означает оказаться на шаг впереди конкурентов, резюмирует Олег Гаранкин.

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ