Компания “ДоксВижн” сообщила о завершении проекта по масштабированию и расширению функциональности ее системы DocsVision, используемой в компании Setl City, которая занимается инвестиционно-строительной деятельностью в Санкт-Петербурге, Ленинградской области и Калининграде. Ежедневно в этой организации регистрируется и согласуется примерно 20—30 документов, в документообороте активно участвуют 25 сотрудников компании, еще 50 сотрудникам необходим поиск нужных в работе документов. До начала нынешнего проекта в Setl City уже использовалась платформа DocsVision, но лишь в качестве системы электронного архива договорной документации. Существовавшее решение облегчало поиск нужных персоналу компании договоров, но сам процесс их согласования и обработки не был автоматизирован. В июле 2010 года руководством компании было принято решение о переходе на новую версию системы DocsVision 4.5, с целью масштабирования используемой платформы DocsVision для автоматизации всего процесса работы с договорами.
Как сообщается, в качестве исполнителя была выбрана компания Teamlead. Ее специалисты разработали бизнес-процесс согласования договоров, настроены формы, разработаны специальные скрипты, предназначенные для просмотра истории согласования. В результате был автоматизирован весь процесс согласования договоров, от момента регистрации проекта договора до получения в системе подписанного с двух сторон экземпляра. Масштабирование системы DocsVision в компании Setl City позволило увеличить скорость согласования договорной документации, регламентировать сроки согласования и реализовать контроль за процессом документооборота со стороны руководства компании.
“Нужно отметить, что процесс согласования договорной документации сильно разнится от компании к компании, поскольку тут нет какого-то общегосударственного стандарта. Важно провести тщательный анализ, учесть все условия конкретного процесса еще на этапе проектирования. При настройке системы нам на помощь приходит модуль управления процессами DocsVision, который позволяет автоматизировать процесс согласования любой сложности. Мы стараемся использовать его наиболее часто, так как стандартная карточка согласования “не работает” в крупных корпорациях”, — комментирует итоги проекта специалист по внедрению информационных систем компании Teamlead Дмитрий Абросов.
