В январе этого года архивный отдел Администрации Ставрополя отпраздновал свое 65-летие. За это время сотрудники архивного отдела обработали сотни тысяч документов и подготовили ответы на тысячи запросов жителей Ставрополя и других регионов. Только за прошлый год сотрудники исполнили около 3800 запросов, чаще всего, ставропольцы обращались за документами, касающихся таких вопросов как подтверждения трудового стажа, начисления пенсий, подтверждения прав собственности граждан. По словам руководителя отдела Светланы Антоновой, на сегодняшний день в архивном отделе хранится около 19 тыс. дел постоянного хранения за 1981—2009 гг. и более 20 тыс. дел по личному составу за 1943—2010 гг.
Как сообщается, с мая 2009 г. в отделе используется система электронного документооборота “ДЕЛО”, разработанная компанией “Электронные Офисные Системы” (ЭОС). С помощью этой СЭД автоматизирован полный цикл обработки запросов в Отдел от регистрации поступившего обращения до снятия его с контроля. Система позволяет регистрировать обращения, назначать исполнителей, устанавливать сроки исполнения, готовить архивные копии, справки, выписки, контролировать исполнение запросов, регистрировать исходящую корреспонденцию. Дополнительный эффект от внедрения системы достигается за счет того, что “ДЕЛО” внедрена во всем аппарате администрации Ставрополя. Таким образом, архивный отдел получает прямо в системе “ДЕЛО” обращения граждан, поступившие в канцелярию или общий отдел администрации и предназначенные к исполнению в архивном отделе. Кроме того, сотрудники архива с помощью СЭД получили доступ к распоряжениям главы города за 2005-2010 гг., еще не поступившим на хранение в архив. Это позволяет предоставлять заявителям более обширную информацию по вопросам местонахождения необходимых документов.
По данным руководителя архивного отдела, в систему “ДЕЛО” уже внесено более 104 тыс. записей, причем 63 тыс. постановлений и распоряжений главы города Ставрополя за 1995—2004 гг. имеют полные электронные тексты. В дальнейшем отдел планирует продолжить создание электронного архива и подготовить электронные образы наиболее востребованных документов за 1991—1992 гг.
Документы постоянного и долговременного хранения, созданные в системе “ДЕЛО”, при формировании и описании дел будут перенесены в базу данных системы “АРХИВНОЕ ДЕЛО” (также разработка ЭОС), с помощью которой реализуются функции архива администрации города Ставрополя. После приема в архивный отдел документов, сформированные в системе “АРХИВНОЕ ДЕЛО” электронные описи, единицы хранения и документы будут загружены в базу данных программного комплекса “Архивный фонд”.
