Авторизованный партнер DIRECTUM в Украине компания “ЛАН СЕРВИС” объявила о завершении проекта по созданию рабочего макета системы электронного документооборота и электронного архива Национального Банка Украины (НБУ) на базе системы DIRECTUM. НБУ — центральный банк Украины.

Решая задачу повышения эффективности управления документами и деловыми процессами, НБУ объявил в 2009 г. тендер на закупку “Услуг по разработке пакетных программных средств (модернизация системы электронного документооборота и электронного архива)”. По результатам конкурса договор на поставку и внедрение системы электронного документооборота был заключен с компанией “ЛАН СЕРВИС”, официальным партнером DIRECTUM в Украине.

Пилотное внедрение системы в НБУ началось летом 2010 г. В качестве основных задач проекта были обозначены:

  • обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;
  • снижение трудозатрат на делопроизводство;
  • создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному;
  • поддержка новых стандартов криптозащиты НБУ.

Для решения поставленных задач была создана рабочая группа по внедрению системы, в которую вошли специалисты компании “ЛАН СЕРВИС” и ведущие специалисты НБУ. Ядром функционала системы стали базовые модули DIRECTUM, модули “Канцелярия” и “Обращения граждан”. Переход на новую систему в рамках пилотного этапа заключался в создании рабочего макета системы и осуществлялся в головном офисе НБУ, а также одном из его региональных представительств. В результате работ по проекту на базе модулей системы DIRECTUM были созданы соответствующие подсистемы СЭД банка.

В рамках подсистемы “Организация документооборота” в электронный вид была переведена работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией, а также разработан интерфейс подготовки номенклатуры дел, который позволяет своевременно проводить все необходимые работы по номенклатуре и при необходимости отправлять ее по маршруту в рамках действующих бизнес-процессов. Подсистема “Хранение документов” была разработана для хранения всей информации о документах, работа над которыми закончена в делопроизводстве. Для данной подсистемы были доработаны механизмы обработки описей дел и экспертизы ценности дел.

Кроме того была создана выделенная подсистема “Электронный архив”, функционал которой значительно расширил возможности ведения архивного дела в системе НБУ. Подсистема автоматизировано принимает дела из подсистемы “Хранение документов” для их дальнейшего архивного хранения, проведения экспертизы, передачи в Национальный архивный фонд, использования, выведения и уничтожения. Подсистема “Обращение граждан” позволила организовать прием и обработку обращений граждан из различных источников: электронной почты, письменного обращения, телефонного обращения. С помощью системы DIRECTUM по всем обращениям в банке назначаются исполнители, ответственные за их обработку, а также осуществляется контроль всех выданных поручений. Подсистема “Обращения граждан” также поддерживает возможность документирования результатов личного приема граждан высшим руководством НБУ.

Помимо общих задач, связанных с управлением бизнесом, в ходе пилотного внедрения были автоматизированы и специфические для банка бизнес-процессы, связанные с коллективной работой направленной на согласование внутрибанковских документов.

Пилотный этап внедрения официально завершился 15 декабря 2010 г. Сообщается, что на данный момент разработанное решение протестировано и готово к эксплуатации. В рамках программы развития СЭД в НБУ на 2011—2012г. планируется тиражирование системы DIRECTUM. в департаментах центрального управления, территориальных отделениях, а также в других структурных подразделениях НБУ.