В условиях постоянно растущего объема документов, нуждающихся в оперативном рассмотрении и обработке, использование ИТ для решения таких задач является практически необходимым для любого органа власти. В администрации Копейского городского округа Челябинской области подготовительные работы по внедрению современной системы электронного документооборота были начаты в 2009 г. Основной набор задач для автоматизации был достаточно традиционным — регистрация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, а также подготовка аналитических отчетов, позволяющих отслеживать исполнительскую дисциплину, статистику по типам документов и т. п. В качестве платформы для построения системы электронного документооборота была выбрана СЭД “ДЕЛО” компании “Электронные Офисные Системы” (ЭОС).

Как сообщается, работы были проведены по стандартному для таких случаев сценарию — обследование сложившихся правил документооборота и их оптимизация, внедрение системы и ее настройка в соответствии с полученными результатами, обучение пользователей и, в последствие, оказание необходимых консультационных услуг. В данном случае обучение сотрудников производилось непосредственно на их рабочих местах, что позволило специалистам постепенно перейти на использование системы электронного документооборота с минимальными потерями рабочего времени.

С 2010 года система эксплуатируется в рабочем режиме. По словам сотрудников администрации, за счет внедрения системы значительно уменьшилось дублирование документов, облегчен поиск необходимых данных, существенно сократилось движение бумажных документов за счет выдачи поручений в электронном виде.

Также специалисты Администрации получили возможность работать с документами удаленно через Интернет (с помощью опции “ДЕЛО-WEB”), а руководство получило удобный инструмент для аналитической работы — в дополнение к стандартному набору отчетов было создано двадцать дополнительных отчетных форм для анализа различных аспектов работы с документами. В дальнейшем планируется внедрение дополнительных рабочих мест системы и вовлечение в электронный документооборот всех ключевых сотрудников администрации.