Главная идея концепции электронного правительства заключается в обеспечении автоматизированного взаимодействия между обществом (населением, бизнесом, организациями) и органами государственной власти и государственными структурами между собой. Но чтобы электронным образом общаться с гражданами, госорганам нужно обеспечить эффективное электронное взаимодействие внутри себя, как между различными подразделениями и ведомствами, так и на уровне отдельных сотрудников.
Именно такая — вполне очевидная — логика была изначально заложена в стратегию создания электронного Правительства Мурманской области, реализуемую в рамках долгосрочной целевой программы “Проведение административной реформы в Мурманской области на 2009—2011 гг.”, утвержденной в октябре 2008-го. Ключевым элементом реализации этой стратегии было тогда же определено внедрение и поэтапное развитие единой межведомственной государственной информационной системы электронного документооборота (СЭДО) Правительства Мурманской области.
В результате анализа имеющихся на рынке предложений в качестве технической основы для создания СЭДО было выбрано прикладное программное решение “Административное делопроизводство” на базе корпоративной редакции платформы DocsVision 4.1 (разработка компании “ДоксВижн”). Исполнителем проекта стала петербургская компания Digital Design. Уже в сентябре 2009 г. был завершен первый этап реализации СЭДО — система, обеспечивающая автоматизацию работы со служебной корреспонденцией и контроль за исполнением поручений, была введена в промышленную эксплуатацию в Аппарате правительства Мурманской области.
После приобретения необходимого опыта обращения с новой СЭДО стартовал следующий этап проекта: на электронный вариант работы в первом полугодии 2010 г. в СЭДО переведены делопроизводственные процессы всех 28 исполнительных органов государственной власти (ИОГВ) Мурманской области (ИОГВ). Общее число рабочих мест в системе к лету достигло более 200. Нужно отметить, что помимо территории Мурманска клиентский доступ к СЭДО выполняется в представительствах Правительства Мурманской области в Москве и Санкт-Петербурге.
Комментируя ход выполнения данного проекта, начальник отдела электронного документооборота управления информатизации Аппарата Правительства Мурманской области Сергей Шаманский отметил важный момент: созданная СЭДО позволяет теперь пользователю самостоятельно (разумеется, в соответствии с занимаемой должностью и назначенными ему правами) изменять содержание базы данных — исполнить задание, создать карточку документа, прикрепить файлы и пр., в зависимости от отношения к конкретному документу (Исполнитель, Подписант, Получатель, Автор задания, Участник дерева резолюций). Губернатор и его заместители могут переслать резолюцию любому предметному специалисту в любом ИОГВ. Подготовленный документ может быть направлен любому государственному гражданскому служащему, причем не только руководителю ИОГВ, но и рядовому специалисту, готовившему запрос. В свою очередь каждый сотрудник ИОГВ может подготовить проект письма или проект правового акта (в инициативном порядке или по поручению) за подписью любого руководителя, включая Губернатора Мурманской области, и приступить к его согласованию. Отметим, что первоначально для такого документа в соответствующем ИОГВ создается электронная карточка с временным номером, а после проведения всех согласований и подписания документу присваивается постоянный регистрационный номер в канцелярии Аппарата Правительства Мурманской области.
В целом сейчас в составе СЭДО реализован ряд подсистем и фнукциональных модулей, в том числе “системные и служебные карточки”, “административное делопроизводство”, “управление архивом документов”, “расширенные отчеты, система потокового сканирования”, “управление процессами и персональный Ассистент”,"обращения граждан”. Отдельно нужно сказать о наличии публичного интернет-сайта “Общественная приемная Правительства Мурманской области”. Получаемые через этот сайт обращения граждан автоматически поступают в СЭДО, регистрируются и направляются на исполнение в соответствии с наложенными резолюциями. В СЭДО реализован также механизм внутренней переписки — доставки регистрационных карточек исходящих документов адресатам (ИОГВ и их структурным подразделениям, которые работают в системе).
ИОГВ регистрируют в системе входящую-исходящую корреспонденцию, контролируют исполнение поручений, работают с документами, направляемыми в их адрес по резолюциям руководства области, готовят проекты исходящих и внутренних документов за их подписью. В 2010 г. в системе реализована возможность согласования проектов нормативных документов и их регистрации после утверждения. Существует возможность готовить отчеты о состоянии исполнения контрольных поручений Президента и Правительства РФ, а также Губернатора области, включающие статистические показатели и аналитическую выборку неисполненных и незакрытых документов. С ноября 2010-го в системе регистрируются протоколы совещаний, проводимых под председательством заместителей Губернатора и содержащих контрольные сроки исполнения поручений.
Одним из важных вопросов является реализации системы — оптимизация затрат на рабочие места системы. Сергей Шаманский пояснил, что необходимый минимум подключенных к СЭДО руководителей и сотрудников ИОГВ обеспечивается за счет средств Аппарата правительства Мурманской области. При этом ИОГВ, являющиеся самостоятельными юридическими лицами, имеют возможность расширения клиентского доступа с помощью собственного финансирования и успешно осуществляют эти задачи.
Сейчас в СЭДО работает порядка 30 ИОГВ, их штатная численность несопоставима (от 4 до 150 человек) и не может являться основой алгоритма расчета числа бесплатных доступов. Поскольку движение документов выполняется в основном по структурным подразделениям ИОГВ, на данном этапе было принято решение выделять места с клиентским доступом к системе пропорционально числу отделов и обеспечить, по меньшей мере, по одному рабочему месту в каждом подразделении. В каждом ИОГВ есть как минимум один доступ для специалиста-регистратора служебной корреспонденции. В обязательном порядке доступ к СЭДО предоставляется руководителям области, их помощникам и секретарям, членам Правительства, руководителям ИОГВ и их заместителям, а также сотрудникам Аппарата Правительства Мурманской области.
В целом поддержка работы СЭДО находится в сфере ответственности специалистов заказчика, но при участии внешнего исполнителя проекта (Digital Design), за которым закреплены функции технического сопровождения системы, ведение реестра изменения ее настроек, установки программных обновлений, регулярного резервного копирования баз данных и серверов, обеспечение контроля целостности архивов, общий мониторинг функционирования прикладного ПО, а также анализ работоспособности, загруженности и уровня производительности всего аппаратно-технического комплекса СЭДО. Обеспечение установки клиентских частей ПО и поддержание их работоспособности возложено на сотрудников ИОГВ.
По лицензионному соглашению с поставщиком количество реальных пользователей СЭДО (т. е. установок клиентских частей системы) не регламентируется. Контролируется только число одновременно работающих в системе пользователей, оно не может превышать число приобретенных лицензий. Для реализации такого режима работы компания-разработчик рекомендует иметь пакет лицензий в размере 75% от числа реальных пользователей. Учитывая это для реализации СЭДО в полном объеме необходимо приобрести около 700 конкурентных лицензий.
По состоянию на конец осени 2010 г. Аппаратом Правительства было приобретено 150 лицензий (100 в 2009 г. и 50 в 2010-м), количество установленных клиентских частей СЭДО составляет 384. Такое соотношение сложилось в процессе подключения ИОГВ к СЭДО, это не соответствует рекомендациям (75%) и постоянно существует вероятность возникновения блокировки входа в систему, в том числе и для ключевых пользователей (регистраторов и секретарей). В начале ноября 2010 г. проведены совместные торги для семи ИОГВ и были приобретены еще 111 лицензий СЭДО. Следовательно, на такое число возрастет и количество установок.
Сейчас ситуация выглядит таким образом: число конкурентных лицензий СЭДО — 270, количество установок клиентских частей — 500. В том числе используется 30 персональных лицензий для постоянного доступа, в системе работают также 100 ключевых пользователей (регистраторов и секретарей). Среднее количество регистрируемых документов за рабочий день — около 1000. В ближайшие три года Аппаратом Правительства Мурманской области планируется приобретение около 350—400 лицензий, за счет средств ДЦП “Развитие информационного общества и электронного правительства Мурманской области на 2011—2013 годы”, что позволит приблизиться к оптимальному соотношению количества лицензий и пользователей, а также обеспечить доступ к СЭДО каждому государственному гражданскому служащему Мурманской области.
СПЕЦПРОЕКТ
