Администрация Ненецкого автономного округа продолжает расширение использования СЭД-решения "ДЕЛО" компании ЭОС в рамках проекта, реализуемого компанией "Офис-Док". Эта работа стартовала в 2008 г. На первом этапе специалистами исполнителя были автоматизированы основные задачи документационного обеспечения управления аппарата администрации округа: установлено 70 рабочих мест системы, а также внедрены опции "ЭЦП и шифрование” и "Поточное сканирование".

Как сообщается, в 2010 г. руководством автономного округа было принято решение о расширении применения СЭД и более полном использовании возможностей электронного документооборота. В связи с началом нового этапа была принята ведомственная целевая программа "Электронный документооборот органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа в 2010 году".

В ходе ее реализации сотрудниками компании “Офис-Док” дополнительно было внедрено 310 рабочих мест системы "ДЕЛО", что позволило подключить к системе все органы исполнительной власти округа до уровня исполнителей, 50 рабочих мест было обеспечено опцией "Юридически значимый документооборот". Широкое применение получило использование средства "Поточное сканирование", в плане аппаратной поддержки этого функционала в округ были поставлены 25 высокопроизводительных документ-сканеров Panasonic.

Рабочие места губернатора, его заместителей, а также первых руководителей исполнительных органов государственной власти округа были оснащены еще одним продуктом компании ЭОС — EDSIGN, который при работе с электронными документами позволяет использовать те же процедуры обработки и подписания документа, которые применяются для бумажных документов. С его применением процесс подписания электронного документа прост, нагляден и происходит в привычном интерфейсе Microsoft Word.

По мнению внедренцев, использование EDSIGN позволяет преодолеть основную проблему, препятствующую широкому применению ЭЦП в документообороте органов власти. Как известно, подписанный ЭЦП файл или часть документа уже не может быть изменена без нарушения ЭЦП, и, следовательно, этим гарантируется целостность и неизменность текста документа вместе с идентификацией лица, его подписавшего. Таким образом, в электронном документе после нанесения ЭЦП уже невозможно ничего менять.

В реальной жизни бумажного документа все происходит не совсем так, и документ в действительности меняется после его подписания. Согласно сложившимся в органах власти процессам обработки документов, после подписания документа первым лицом его регистрируют, а в текст документа вписывают регистрационные реквизиты — дату и регистрационный номер, на документ ставится печать. Зачастую в документе предусматривается множество подписей разных лиц, которые его подписывают в определенной последовательности. С обычной точки зрения все эти добавления в текст документа его изменением никак считаться не могут. Они были предусмотрены самим видом документа, и правилами его оформления.

Попытка перенести привычные операции оформления документа на электронную форму с использованием ЭЦП приводит к, казалось бы, неразрешимой проблеме. После хотя бы одной проставленной ЭЦП изменить текст уже нельзя, и, следовательно, все последующие подписи уже не смогут быть отражены в тексте документа. Электронный документ сразу же теряет в наглядности по сравнению с бумажным документом. EDSIGN решает данную проблему и обеспечивает возможность внесения предусмотренных видом документа изменений в текст документа, сохраняя при этом все преимущества ЭЦП.

Для более полного использования возможностей EDSIGN компания "Офис-Док" поставила на рабочие места губернатора, его заместителей и руководителей исполнительных органов государственной власти округа 33 интерактивных перьевых дисплея Cintiq производства Wacom. Теперь руководители округа могут накладывать собственноручную подпись прямо на электронный документ, отображенный на дисплее, а в этот момент документ автоматически подписывается ЭЦП.