"Международная энергосберегающая корпорация” (МЭК) — инжиниринговая компания, предоставляющая полный комплекс услуг в области энергетических сетей, от предпроектного обследования до сдачи энергетических объектов под ключ и сервисного обслуживания. Как и во многих других организациях, до внедрения ECM-системы на этом предприятии для совместной работы с документами использовались систематизированное файловое хранилище и электронная почта; какого-либо единого подхода к управлению задачами не существовало. Однако динамичное развитие компании, постоянное увеличение объемов работ и, соответственно, числа обрабатываемых файлов и документов потребовало повышения эффективности работы и внедрения современных технологий для работы с информацией. Среди основных задач, сформулированных руководством СЭК для внедряемой системы, были выделены автоматизация общего документооборота, создание единого корпоративного хранилища документов и неструктурированной информации, автоматизация учета договоров и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Как сообщается, в качестве наиболее подходящего решения, позволяющего автоматизировать все перечисленные задачи, была выбрана система "eDocLib: Актив Бизнес", построенная на ECM-платформе eDocLib компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).
Решение "eDocLib: Актив Бизнес" разработано специалистами компании "Корпоративные системы — Консалтинг" (Барнаул), золотого партнера ЭОС. Данное ПО позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы малого и среднего бизнеса, в том числе, управленческий документооборот, работу с договорами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), работу сервисной службы (helpdesk).
На первом этапе внедрения "eDocLib: Актив Бизнес" в МЭК было проведено исследование общего и коммерческого документооборота, позволившее формализовать документационные и информационные потоки. Далее специалистами компании "Корпоративные системы — Консалтинг" был осуществлены необходимое конфигурирование и настройка решения в соответствии с результатами исследования.
Как сообщается, с 2011 г. учет и управление всеми договорами и документами в МЭК ведется с помощью "eDocLib: Актив Бизнес". Базовые функции CRM, реализованные в системе, предоставили возможность коммерческому отделу автоматизировать работу с действующими и потенциальными заказчиками, учитывать возможные сделки, запросы потенциальных клиентов, планируя и проводя работу с ними в единой системе. Простая интеграция с Microsoft Outlook позволила автоматически регистрировать переписку сотрудников с контрагентами в связке с первичными документами (договорами, коммерческими предложениями и т. д.). Благодаря использованию утилиты загрузки в eDocLib существующего архива электронных документов к моменту запуска системы в эксплуатацию все значимые документы были собраны в едином хранилище.
Говоря о первых результатах внедрения, Виталий Моргунов, директор по маркетингу МЭК, отметил: “…система позволяет навести порядок в документообороте, решить проблему своевременного и качественного выполнения поручений. Сохранить и защитить данные, а также предоставить возможности для организации работы в удаленном режиме. Именно такие условия диктует реальность для малых и средних предприятий...”
В планах на будущее — автоматизация с помощью "eDocLib:Актив Бизнес" основных бизнес-процессов, связанных с работой с различной технической документацией.
