В начале текущего года в администрации Псковской области завершился первый этап работ по реализации проекта автоматизации документооборота, который стал крупнейшим внедрением системы электронного документооборота с открытым кодом в органах региональной власти. Внедрение было выполнено в короткие сроки (с сентября 2010 г. по январь 2011 г.), и уже с 1 февраля аппарат администрации полностью перешел на безбумажный внутренний документооборот. В основу решения положена система “БОСС-Референт 4J”, разработанная на базе СПО-платформы JBoss. Проект выполнялся усилиями объединенной команды, куда входили представители компаний “АйТи” и ЮЛМИ — псковского партнера фирмы “БОСС-Референт”, а также ИТ-специалисты администрации.

Альтернатива коммерческому ПО

Как рассказал начальник управления информационных технологий администрации Псковской области Юрий Колесников, проект автоматизации документооборота в этом органах исполнительной власти региона имеет интересную историю. Так, проект технического задания на внедрение СЭД был разработан управлением еще в 2008 г., после чего он прошел длительную процедуру оценки путем нескольких независимых экспертиз. В результате в августе 2009 г. управление в пилотном варианте внедрило одну из известных СЭД, в итоге была получена система с ограниченным функционалом, позволяющая осуществлять регистрацию всей почты и контроль поручений, но не поддерживающая электронное прохождение документов. Изначально эта пилотная система рассчитывалась на пару месяцев, но на деле она проработала целый год.

В конце концов летом 2010 г. был объявлен открытый конкурс, в котором приняло участие несколько серьезных игроков. Большим сюрпризом, по словам Юрия Колесникова, стало решение конкурсной комиссии снять всех участников на основании различных нарушений, допущенных при составлении конкурсных заявок. В таком случае в рамках действующего законодательства государственный заказчик имеет право заключить государственный контракт с любым поставщиком при выполнении условий открытого конкурса.

“Выбор не был простым, — вспоминает Юрий Колесников. — Мы рассматривали возможные варианты с различных сторон и на разных уровнях”. В результате в финал вышли две системы, близкие по своим основным характеристикам. Важным фактором, повлиявшим на выбор СЭД, стало наличие у одной из них варианта поставки под свободной лицензией. “Дело в том, что свободное программное обеспечение пустило глубокие корни в сфере применения ИТ в органах власти региона. Начинался этот процесс, наверное, как и у многих — с необходимости решать задачи в короткие сроки и при отсутствии финансовых ресурсов. Сейчас СПО для нас — это надежный и проверенный временем инструмент. Практически все ключевые элементы ИТ-инфраструктуры администрации построены на СПО, поэтому перед нами не вставала задача обучения системных администраторов”, — рассказал Юрий Колесников.

При этом он пояснил, что изначально при объявлении конкурса задача выбора СЭД с открытым кодом не ставилась. Правда, в управлении информационных технологий изучались системы на базе СПО, разработанные на Западе. В частности, Alfresco — система управления контентом уровня предприятия, основанная на открытых стандартах. Но, как показало исследование, Alfresco требует глубокой переработки для российского документооборота, а к этому ИТ-специалисты управления не были готовы.

Реализованное решение

К настоящему моменту в администрации Псковской области полностью выполняются в электронном виде такие функции, как регистрация всех типов документов (входящих, внутренних, исходящих), контроль исполнения поручений по документам на всех уровнях (от губернатора до начальников отделов), согласование проектов писем, правовых актов, договоров в соответствии с принятыми маршрутами согласования, а также оборот внутренних документов. Для реализации функций потокового сканирования и распознавания документов была осуществлена интеграция СЭД с решением ABBYY Recognition Server.

Система внедрена на 250 рабочих местах, охватив всех ключевых пользователей, среди которых делопроизводители, руководители отделов, а также те сотрудники, которые наиболее часто участвуют в документообороте (например, юристы всех органов исполнительной власти). Таким образом, по словам Юрия Колесникова, была обеспечена логистика документов до уровня отделов, где пока еще в большинстве случаев остаётся работа с бумагой. Сегодня использование электронных документов там происходит только в инициативном порядке (к числу инициативных, разумеется, относится управление информационных технологий).

Практика отправления внешних документов в электронном виде также пока имеет ограниченный характер. В частности, у администрации есть соглашение о сотрудничестве в правотворческой сфере с прокуратурой области. И сегодня, когда администрация разрабатывает проект какого-либо акта, она отправляет его в прокуратуру в электронном виде. Там проводится экспертиза, в том числе антикоррупционная, но ответ в администрацию приходит на бумаге.

Система построена на базе веб-технологий, поэтому на рабочих местах конечных пользователей нужны минимальные настройки — всего лишь создать ярлык и передать авторизационные данные, необходимые для входа в систему. При работе с файлами вложений пользователи используют в зависимости от специфики работы либо OpenOffice.org, либо Microsoft Office. Просмотр графических копий входящих документов, прошедших потоковое сканирование, осуществляется с помощью доступных программ просмотра pdf-файлов.

Что дала безбумажная работа

Как отмечает Юрий Колесников, обычно при любом новом начинании первая реакция людей — это неприятие. Именно так отреагировали те сотрудники, которые уже имели опыт работы с предыдущей пилотной системой. Для них положительный эффект был незаметен — они просили вернуть им привычный интерфейс.

А вот для остальных пользователей появление возможности зайти в систему и увидеть полный список документов, находящихся у них на исполнении, стало очень приятным моментом. “Теперь все наложенные резолюции доступны всем заинтересованным лицам — от автора до конечного исполнителя всей цепочки. Также замечательной является возможность проследить, как рассматривается направленное письмо. Это ли не прозрачность? — сказал Юрий Колесников. — Папки с документами становятся тоньше, а беготни по коридорам меньше. Иногда за целый день на рассмотрение не поступает ни одного бумажного документа, и это при том, что внедрение еще до конца не завершено”.

Среди других важных эффектов следует отметить невозможность “потерять” документ и наличие инструментов, позволяющих проследить всю историю работы с документом. Кроме того, система формирует отчеты по поручениям, позволяющие четко зафиксировать результат, если поручение не связано с подготовкой других документов. Благодаря этому сотрудникам теперь не нужно звонить, уточнять, вести дополнительный учет таких поручений.

Лично же для себя Юрий Колесников открыл полезную возможность удаленной работы с документами в любое время дня и ночи, используя ноутбук или iPad. Ему больше не нужно задерживаться по вечерам на работе, чтобы рассмотреть почту, если день выдался напряженным.

Вообще же говоря о полученных результатах, Юрий Колесников подчеркнул, что на первый взгляд сокращения индивидуального времени при работе с электронными документами не происходит. Если при работе с бумагой руководителю требуется в среднем 30—40 с на то, чтобы изучить её и написать резолюцию, то в новой системе та же операция занимает несколько больше времени. Время незаметно экономится на другом — на том, что всё находится в полном порядке, считает Юрий Колесников. Сегодня весь процесс документооборота абсолютно прозрачен и находится под контролем, благодаря чему сотруднику не нужно ничего держать в голове.

Впереди — планов громадье

Среди планов на будущее на первое место Юрий Колесников ставит 100-процентное внедрение функций, описанных в техническом задании. Наиболее актуальными и первоочередными из них являются специализированный интерфейс рассмотрения документов (так называемый “АРМ Руководителя”) и использование ЭЦП для подтверждения совершения юридически значимых действий.

Изначально техническим заданием предусмотрены широкие возможности интеграции системы на основе веб-сервисов. При вводе в эксплуатацию модуля по работе с обращениями граждан планируется интегрировать его с действующей интернет-приемной priemnaya.pskov.ru. Есть также идеи по организации связей между документооборотом и системой исполнения административных регламентов.