Автоматизация управления договорами в группе компаний “Русское море”

Задача управления договорами с внешними контрагентами является одной из наиболее востребованных с точки зрения управления бизнесом. Особую актуальность это имеет для предприятий, занимающихся производственно-торговой деятельностью, в которой число партнеров (поставщики, диcтрибьюторы, дилеры, потребители) исчисляется сотнями, а то и тысячами. Эффективность управления этими деловыми отношениями во многом определяет качество работы компании в целом. Внедрение современных информационных технологий может вывести компанию на новый управленческий уровень и способствовать более эффективной работе всего предприятия.

Группа компаний “Русское море” — одна из ведущих на российском рынке продуктов питания, специализирующаяся на производстве и поставке готовой рыбной продукции, охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов. Ее выручка в 2009 г. составила более 17 млрд. руб. Холдинг работает по трем основным направлениям: производство готовой рыбной продукции (компания “Русское море”), поставка охлажденной и свежемороженой рыбы и морепродуктов (“Русская рыбная компания”) и аквакультура (“Русское море — Аквакультура”). В настоящее время группа имеет 30 офисов и филиалов (головной находится в Москве) на территории России, общая численность персонала составляет около 1500 человек. Логистическая система компании ориентирована на модель дистрибуции продукции через прямые продажи и эксклюзивных торговых представителей.

За последние годы ГК “Русское море” существенно выросла, в результате значительно увеличился объем документооборота как с контрагентами и партнерами, так и внутри самой компании. При таком развитии ситуации ведение традиционного бумажного документооборота не достаточно эффективно.

Сезонность рыбного бизнеса значительно влияет на интенсивность бизнес-процессов компаний. Большое количество сделок заключается в осенне-зимний период, и в связи с этим существенно возрастает нагрузка на сотрудников, занимающихся договорным управлением. Руководством ГК “Русское море” было принято решение осуществить качественное и полноценное внедрение в компании ECM-системы, нацеленной на решение двух основных задач — полной автоматизации процессов управления договорными документами и делопроизводства.

В качестве базового ПО для реализации проекта была выбрана система DIRECTUM. Реализация проекта по ее внедрению была поручена компании “Акелон”. Комментируя это решение, директор ИТ-департамента ГК “Русское море” Александр Филиппов отмечает, что выбор ПО не потребовал проведения специальных исследований предложений на рынке, поскольку проектная группа со стороны заказчика уже имела положительный опыт работы с DIRECTUM. “Мы постоянно следим за положением дел на рынке электронного документооборота. Мониторинг предложений показывает, что DIRECTUM имеет большое количество успешных внедрений в различных секторах бизнеса. На собственном опыте и по отзывам других компаний, мы знали, что система имеет не только модульную архитектуру и богатый, постоянно расширяемый функционал, но также отлаженную методологию внедрения и сопровождения. Она отвечает требованиям российских стандартов делопроизводства и при этом вполне соответствует текущей ИТ-инфраструктуре нашей компании. Система DIRECTUM достаточно проста в освоении и использовании. Кроме того, данное ПО оказалось весьма привлекательным по экономическим показателям, по стоимости лицензий, внедрения и поддержки,” — рассказывает г-н Филиппов.

Техническое задание на проект предусматривало в качестве главной цели повышение оперативности подготовки и согласования договорных документов, устранение рисков, связанных с нарушением сроков реализации бизнес-процессов, с потерей и порчей документов. Для этого нужно было полностью автоматизировать процессы делопроизводства и договорного управления, переведя основной объем работы в электронный вид и снизив до минимума хождение бумажных документов. Кроме того, нужно было произвести интеграцию системы DIRECTUM с корпоративным порталом под управлением платформы “1C — Битрикс”.

Реализация проекта выполнялась в соответствии с отработанной технологией внедрения. Основной объем работ по внедрению (консалтинг, исследование бизнес-процессов, проектирование, разработка и настройка системы) был возложен на специалистов компании “Акелон”. На начальной стадии заказчик выступал в качестве эксперта, интервью с которым позволили правильно описать бизнес-процессы на этапе экспресс-анализа. Руководитель проекта от исполнителя занимался решением всех организационных вопросов, таких как функции основных исполнителей, сроки проекта и т. д. ИТ-директор ГК “Русское море” решал финансовые вопросы проекта, а также вопросы мотивации сотрудников, задействованных в проекте. Тестирование системы проводилось совместными усилиями исполнителя и заказчика.

В случае данного проекта на базе стандартного модуля “Управление договорами” DIRECTUM было разработано специализированное решение, в основе которого лежало использование расширенной матрицы согласования, что позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от вида и параметров документа. Кроме того, была реализована возможность гибкой настройки участников согласования при помощи ролей (отдельный справочник). Специальные отчеты “Лист согласования” и “Сводная таблица по договорам” позволили пользователям отслеживать ход и результаты согласования, а также собирать информацию о текущей ситуации с договорами, запущенными на согласование. В целом нужно отметить, что типовые маршруты по управлению договорами являются обычно довольно сложными, но благодаря такой параметрической реализации с использованием прикладных блоков удалось существенно упростить их технологическую поддержку.

Согласование договорных документов было полностью переведено в электронный вид, а “живая” подпись согласующего сотрудника заменена электронно-цифровой (ЭЦП). Для автоматизации процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами был использован стандартный функционал модуля “Канцелярия” системы DIRECTUM, реализованный в полном соответствии с государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предоставляющий делопроизводителю весь требуемый функционал.

Для исключения дублирования ввода информации была осуществлена интеграция данных DIRECTUM и корпоративного информационного портала на базе платформы “1C — Битрикс”, который используется в ГК “Русское море” для доступа сотрудников к информационным и справочным документам. Разработанный коннектор позволил системе DIRECTUM автоматически отслеживать изменение данных портала и актуализировать собственную базу, а также автоматически публиковать документы DIRECTUM на портале. Обновление организационной структуры компании на портале происходит за счет выгрузки данных соответствующего справочника на основе штатного расписания

На заключительном этапе специалистами “Акелон” были проведены работы по первоначальному заполнению ключевых справочников DIRECTUM путем автоматической загрузки данных из других используемых ГК “Русское море” корпоративных систем. Было проведено также обучение тринадцати ключевых пользователей, из которых более половины прошли аттестацию.

Основной объем работ по проекту был выполнен в сжатые сроки — с августа по ноябрь 2010 г. А в начале 2011 г. новая система управления договорами была переведена в режим промышленной эксплуатации. В работе с системой задействовано порядка 450 пользователей.

Оценивая основные результаты проекта, Александр Филиппов отмечает: “Автоматизация договорного управления позволила нам значительно сократить сроки согласования договорных документов. Теперь нет необходимости многократно распечатывать договора и передавать их сотрудникам, участвующим в согласовании. Кроме того, очень удобно, что разработка была сделана с учетом того, что разные договорные документы у нас согласуют разные сотрудники. Если кто-то из работников переходит на другую должность либо увольняется, мы просто меняем ответственного в матрице согласования, и все работает корректно”.

Благодаря использованию системы DIRECTUM процесс регистрации бумажных документов упростился, значительно сократилось время на поиск нужного документа и была практически исключена необходимость работы с оригиналами. Это позволило одновременно организовать архивное хранение документов, уменьшить вероятность их потери и сократить издержки на многократное копирование. Канцелярия была полностью автоматизирована, и большая часть работы с входящими, исходящими и внутренними документами была переведена в электронный вид, включая вынесение резолюций и контроль их исполнения.

Перевод договорной работы в электронный вид с использованием ЭЦП позволил сократить сроки согласования, повысить прозрачность и управляемость данного процесса. Благодаря разработанной матрице согласования, состав согласующих система определяет автоматически для каждого вида договорных документов. Все, что нужно сделать инициатору, чтобы запустить процесс согласования, — это подготовить проект документа и отправить его по типовому маршруту. Далее система автоматически распределяет работы между участниками процесса, а инициатор будет уведомлен о ходе работ и текущем местонахождении документа. Очень полезными оказались разработанные специалистами компании “Акелон” отчеты, позволяющие сотрудникам ГК “Русское море” формировать сводные таблицы по договорному документообороту, чтобы в любой момент получать актуальную информацию в различных разрезах.

В ближайших планах заказчика развитие внедренной системы за счет наращивания функционала и автоматизации новых бизнес-процессов, а также подключения к системе удаленных филиалов компании. Планируется выполнить интеграцию DIRECTUM в используемые на предприятии бизнес-приложения, в том числе на базе платформы “1С:Предприятие 8”, а также внедрение технологии быстрой идентификации документов RapID.

“Необходимость внедрения “ECM-системы в нашей группе компаний нарастала пропорционально расширению нашего бизнеса. Мы понимаем, что в условиях жесткой конкуренции внедрение и использование в работе современных технологических решений должно стать нашим дополнительным преимуществом”, — так сказано в официальном отзыве заказчика, подписанном генеральным директором ГК “Русское море” Д. С. Дангауэром.