В 2009 г. АФК “Система” приобрела контрольный пакет акций ОАО АНК “Башнефть”, и перед новым руководством встала задача сделать управление холдингом более четким, эффективным и прозрачным. Переход на СЭД стал одним из важнейших шагов на этом пути. Как сообщается, генеральным подрядчиком проекта выбрана компания “СИТРОНИКС Башкортостан” и было принято решение о внедрении системы “БОСС-Референт”. Для решения задач, связанных с автоматизацией документооборота в различных подразделениях корпорации, была привлечена компания “АйТи”.

В конце 2009 г. в управляющей компании “Башнефть” было реализовано пилотное внедрение СЭД на базе программного комплекса “БОСС-Референт” на 500 рабочих мест. По результатам этого проекта было принято решение тиражировать систему на все дочерние предприятия, соответствующие работы начались весной 2010 г. В итоге к системе было подключено еще примерно 2500 пользователей.

В ходе проекта “СИТРОНИКС Башкортостан” и “АйТи” провели аналитическое исследование бизнес-процессов заказчика, по результатам которого система “БОСС-Референт” была адаптирована под требования компании. Это позволило эффективно настроить взаимодействие предприятий холдинга, организовать обмен документами и их согласование, обеспечить контроль исполнения поручений. Также была настроена функция резервного копирования и реализован механизм загрузки нормативно-справочной информации из корпоративных систем.

Как сообщается, в процессе внедрения СЭД был реализован ряд интересных решений. Например, работа пользователей с системой организована через веб-доступ. Для оптимизации затрат на создание и поддержку серверного оборудования создан единый аппаратный комплекс. Он включает в себя сервер документооборота управляющей компании и созданные с помощью среды виртуализации VMware виртуальные серверы для 6 дочерних организаций и 6 нефтегазодобывающих управлений, входящих в структуру ОАО “Башнефть”. Кроме того, сокращению затрат способствовало принятие руководством компании решения о приобретении генеральной лицензии на систему “БОСС-Референт”, что предусматривает передачу неисключительных прав использования ПО для всех пользователей холдинга. В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию, в ней работают уже около трёх тысяч пользователей, и их количество продолжает расти.