В конце прошлого года специалисты компании ЛЕТОГРАФ реализовали экспресс-проект автоматизации документооборота по входящим и исходящим документам мэрии г. Череповец (Вологодская область) на платформе типового решения “ЛЕТОГРАФ.Основа”.
Перед специалистами ЛЕТОГРАФ была поставлена задача максимально оперативной автоматизации документооборота мэрии Череповеца. Особенности данного проекта были обусловлены методикой ведения документооборота в организации: вся входящая и исходящая корреспонденция мэрии на бумажных носителях проходит через службу “экспедиции”, которая организует предварительную обработку и сканирование документов, осуществляет маршрутизацию корреспонденции в зависимости от типа документа (входящий или исходящий документ, обращения граждан, правительственные документы, поручения губернатора, договоры). Согласно технологии работы службы экспедиции, ответственный сотрудник осуществляет предварительную обработку и сканирование поступающих документов, а также заполнение “карточки приема”. После перевода входящего документа в электронный вид его образ вместе с “карточкой приема” передается на исполнение одному из регистраторов, являющихся исполнителями по тем или иным видам документов и отвечающих за формирование регистрационных карточек документов и их дальнейшую обработку. Исходящие документы также проходят через службу экспедиции, где их образы переводятся в электронный вид и регистрируются в системе.
Отдельным требованием к системе электронного документооборота мэрии стала организация работы с поручениями “первых лиц” (мэра и заместителей мэра). Для этого была настроена специальная форма “Резолюции первых лиц” с уменьшенным количеством полей. В результате первые лица организации получили возможность давать поручения по документам, не тратя время на заполнение карточек с большим количеством полей (в поле просмотра доступны только номер документа, его электронный образ, краткое содержание и история поручения по документу, а также ссылка на полную регистрационную информацию). Дальнейшую обработку поручений выполняют регистраторы.
Как сообщается, в настоящее время в организации полностью автоматизирована работа с входящей и исходящей документацией на бумажных носителях, контроль исполнения поручений по документам, в том числе поручений руководства.
