Печать товаросопроводительной документации (счета, счета-фактура, товарные накладные, сертификаты на продукцию, товарно-транспортные накладные и т. д.) — один из необходимых бизнес-процессов на предприятиях отечественной розничной торговли. Однако на практике этот бизнес-процесс нередко тормозится вследствие недостаточно оперативной подготовки документов и большого количества ошибок.

В 2009 г. руководство розничной сети ДИКСИ (торговля продуктами питания и товарами повседневного спроса) обратило внимание на то, что процесс печати и комплектации товаросопроводительных документов становится затратным и неэффективным в силу ряда факторов: использования большого количества дорогих в обслуживании сетевых принтеров, низкой скорости печати и высокого процента ошибок при подготовке документации. В результате было принято решение оптимизировать процесс выпуска товаросопроводительных документов.

Для реализации этого проекта руководство компании пришло к решению о передаче процесса на аутсорсинг профильному партнеру, имеющему опыт реорганизации и оптимизации потоков транзакционной печати на территории заказчика. В качестве партнера была выбрана компания Xerox. Она предложила ДИКСИ услугу по управлению процессом производства товаросопроводительных документов, включающую:

  • построение системы промышленной печати для централизации печати товаросопроводительной документации;
  • профессиональное оборудование для автоматизации процесса оформления комплектов документов и их финишной обработки;
  • квалифицированный персонал для управления всем процессом — от обработки поступающих данных до передачи готовых комплектов документации;
  • уникальную запатентованную технологию Xerox для печати переменных данных.

Для обработки печатного потока товаросопроводительной документации логистического центра ДИКСИ, объем которой приближался к одному миллиону отпечатков в месяц, Xerox применила свою запатентованную технологию печати переменных данных Variable Data Intelligent PostScript PrintWare (VIPP, www.pcweek.ru/idea/article/detail.php?ID=61316). Эта технология позволяет анализировать данные по отправке товаров по всему реестру магазинов и динамически формировать документы установленного образца, получая на выходе комплекты для каждой партии товара.

Сообщается, что результатом данного проекта явилось существенное упрощение и ускорение рабочих процессов в рамках подготовки товаросопроводительной документации, что позволило сократить время на отгрузку товара. Система расходов на данный бизнес-процесс стала более прозрачной и управляемой за счет покопийной оплаты, кроме того, в ДИКСИ заметно снизилось количество простоев печатной техники, связанных с неисправностью оборудования.

Теперь печать товаросопроводительной документации логистического центра сети ДИКСИ производится на двух промышленных машинах Xerox DT155HLC Printer в конфигурации с InLine Stapler, находящихся в собственности Xerox. Реализована модель ценообразования “Все включено” (Utility pricing model), согласно которой стоимость отпечатка включает в себя затраты на поставку оборудования.

В свете постоянно ведущихся разговоров о желательности внедрения СЭД/ECM невольно возникает вопрос: не проще было бы в данном случае перейти на безбумажные технологии? Представители ДИКСИ отвечают на этот вопрос следующим образом: “В соответствии с существующим законодательством все фискальные документы должны выпускаться в бумажном виде. Даже при условии отмены этого требования полный перевод всего транзакционного документооборота в электронный вид — дело далекой перспективы”.