Всего несколько лет назад ручная обработка счетов на оплату была типична для большинства предприятий. И хотя она сопровождалась большими трудозатратами, компании предпочитали набирать дополнительный персонал для выполнения этой работы, чем проводить какие-либо изменения, в частности внедрять те или иные компьютерные решения. Однако потребность сокращения расходов, вызванная новыми экономическими условиями, приводит бизнес к тому, что работа сотрудников бухгалтерии требует повышения эффективности с помощью новых ИТ-инструментов. К числу таких компаний относится сеть торговых центров “Стокманн” в России, реализовавшая проект по внедрению решения Basware Invoice Processing, которое позволяет автоматизировать весь процесс работы со счетами — ввод в систему, заполнение, утверждение и оплату. В результате у руководства и финансовых директоров появилась возможность контролировать эти процедуры и получать полную картину о предстоящих расходах в режиме реального времени.

На пути к автоматизации

Как рассказал бизнес-аналитик “Стокманн” Сергей Айзин, раньше работа со счетами в компании выглядела следующим образом. Документы на оплату передавались в бухгалтерию хаотично, порой даже невозможно было понять, кто их прислал. Если бухгалтеру необходимо было прояснить какие-нибудь вопросы, ему приходилось самостоятельно искать ответственного за оплату менеджера. А для этого нужно было найти его номер в телефонном справочнике, дозвониться, что занимало определенное время.

Надо отметить, что счета оплачивались по мере их поступления в бухгалтерию — день в день. Причем проводки в бухгалтерской системе создавались вручную, и это также увеличивало трудозатраты на обработку счета. Наконец, все эти факторы приводили к невозможности составления достоверного прогноза движения наличности.

Было понятно, что такой подход неэффективен, и в сентябре 2008 г. генеральный директор “Стокманн” приняла решение о запуске проекта по автоматизации процесса обработки счетов.

В качестве базового продукта была выбрана система Basware Invoice Processing, и такое решение, по мнению Сергея Айзина, было очевидно: “Главными аргументами в пользу данного продукта послужило то, что, во-первых, он используется в нашей головной компании в Финляндии, и во-вторых, имеется положительный опыт его внедрения в России”.

Для реализации проекта была сформирована команда, куда вошли консультанты из компании Basware, которые провели все работы по автоматизации, а также ИТ-специалисты “Стокманн”, выполнявшие по большей части поддерживающую функцию (закупка серверов, решение технических проблем). Кроме того, в процесс внедрения были вовлечены менеджеры, одобряющие счета на оплату.

Трудности первопроходцев

Главной отличительной особенностью проекта, по словам Сергея Айзина, явилось то, что это было первое полномасштабное развертывание Basware Invoice Processing в России: ранее система была внедрена лишь в компании IKEA, но там реализован ограниченный функционал. “Мы хотели пойти дальше и обеспечить регистрацию не только счетов на оплату, но и счета-фактуры и актов выполненных работ”, — пояснил г-н Айзин.

И здесь проектной команде пришлось столкнуться с первой сложностью, связанной с обработкой авансовых документов. Дело в том, что при выплате аванса у бухгалтера есть только счет и нет закрывающих документов — счета-фактуры и актов. Эти документы появляются только при завершении работы. А система Invoice Processing предназначена для одобрения счетов и соответственно предполагает, что счет, переданный в бухгалтерскую систему, должен быть оплачен и никаких дальнейших действий с ним быть не должно.

В России авансовая система оплаты используется шире, чем в других странах. В Финляндии же, где разработана система, такая задача практически не возникает, поскольку там оплата счета означает, что услуги были выполнены и сразу списаны затраты. Подобное несовпадение процессов и стало причиной, по которой проектной команде пришлось потратить очень много времени на учет российской специфики. В программе были сделаны некоторые доработки, которые позволили дважды загружать счет в бухгалтерскую систему.

Кроме того, интеграция используемой в компании бухгалтерской программы “Парус” c системой Invoice Processing поставила перед членами проектной команды дополнительную задачу. Чтобы в “Парусе” появились все необходимые проводки, необходимо было описать всевозможные варианты, которые могут быть в счетах — аванс/постоплата, услуги/товар на реализацию, есть счет-фактура/нет счета-фактуры и т. д. А это также означало большие затраты времени.

“В результате внедрение новой системы заняло год, что на первый взгляд для подобного проекта много, — сказал Сергей Айзин. — Однако весьма сложно, учитывая российскую специфику, выполнить проект за короткое время. Опыт развертывания программ такого рода в других странах составляет три месяца. Для России такие сроки проблематичны”.

Вторым фактором, который мог воспрепятствовать успешной реализации проекта, стало сопротивление новому процессу со стороны менеджеров, одобряющих счета на оплату. В отличие от них сотрудники бухгалтерии хорошо восприняли новую систему, несмотря на то что она создавала для них некую дополнительную работу (такую, как сканирование документов).

Ранее предполагалось, что счет, поступивший в бухгалтерию, должен быть оплачен, и всё. Менеджера при этом не волновало, чтó он не указал, на какие подразделения необходимо разнести оказанные услуги. Например, при закупке нового компьютерного оборудования бухгалтеру приходилось самому выяснять, что это за оборудование и где оно будет использоваться. В компании “Стокманн”, как уточнил Сергей Айзин, помимо российского есть еще и корпоративный учет, в рамках которого компьютерное оборудование подразделяется на ПК, телекоммуникационные устройства, расходные материалы и т. д., что предполагает более детальное списание затрат. Поэтому получалось, что до внедрения системы Invoice Processing менеджер находился в выигрышной ситуации, поскольку от него не требовалось уточнения такого рода информации. Более того, если счет не был оплачен вовремя, то у менеджера всегда был повод сказать, что он давным-давно передал счет в бухгалтерию, где его и должны были оплатить.

Автоматизация обработки счетов предполагала очень сильное изменение бизнес-процесса для менеджеров компании, однако их главный аргумент “против” — что у них увеличился объем выполняемой работы — на самом деле не имел под собой основания. На самом деле общий объем работы не увеличился, а просто перераспределился внутри компании, упав на двух человек — бухгалтера и менеджера. Теперь входящий счет, зарегистрированный в системе Invoice Processing и отсканированный, передается менеджеру, который должен указать, что это за тип затрат и на какие подразделения его следует разнести. И если он этого не сделает, то задержит оплату. А в системе всегда можно увидеть, сколько дней он обрабатывает тот или иной счет. Благодаря этому ситуация, когда менеджер просто подписал счет и ушел в отпуск, уже невозможна. “Сегодня менеджеры должны стать более дисциплинированными, а уходя в отпуск, передавать свои дела заместителям. Они должны понимать, что за них эту работу делать никто не будет”, — подчеркнул г-н Айзин.

Сегодня и завтра проекта

В настоящее время в компании “Стокманн” насчитывается 160 пользователей системы: 30 человек — в бухгалтерии и 130 — менеджеры, утверждающие счета. В результате реализации проекта создан электронный архив документов, стандартизирован процесс оплаты. И, что очень важно, теперь все счета оплачиваются в срок. В системе есть функция напоминания, и за день до наступления срока ответственный менеджер получает соответствующее сообщение.

Параллельно с внедрением системы Invoice Processing в компании произошла смена ряда процессов, в частности была разработана система утверждения счетов, предполагающая введение лимитов для менеджеров. Если раньше человек, обладающий правом подписи, мог подписать документы на любую сумму, то сейчас сотрудники чётко знают свои возможности. Например, менеджеры нижнего уровня теперь не могут одобрять счета на десятитысячные суммы, а если они по какой-то причине сделают это, то программа не пропустит документ, в котором превышен лимит.

По словам Сергея Айзина, точные расчеты по оценке экономической эффективности проекта в компании не проводились, поскольку есть вещи, которые трудно посчитать. Тем не менее он отметил ряд положительных моментов. Во-первых, штат бухгалтерии “Стокманн” не увеличивался с 2010 г., несмотря на открытие новых магазинов в Санкт-Петербурге и Екатеринбурге. То есть она теми же силами справляется с выросшим объемом работы. Во-вторых, высоквалифицированные сотрудники перестали заниматься рутинными операциями, передавая их менее квалифицированным коллегам. Благодаря этому стала возможна экономия фонда заработной платы.

Главным же результатом внедрения системы Invoice Processing Сергей Айзин считает обеспечение полной прозрачности: “Теперь мы всегда можем отследить, на какой стадии находится счет. А благодаря электронному архиву документов можем быстро предоставить необходимые отсканированные документы, например, в налоговые органы”. Если раньше для подготовки документов сотрудникам приходилось задерживаться вечерами, выходить на работу в выходные дни и даже нанимать аутсорсеров, то сейчас это делается в минимальные сроки. Так, последняя проведенная в компании проверка показала, что время на предоставление документов уменьшилось в два-три раза.

В планах по дальнейшему развитию проекта в первую очередь предполагается реализация автоматического распознавания входящих документов, поскольку сейчас каждый входящий бумажный документ сканируется вручную, а данные из него также вручную вводятся в систему. Такая процедура не только более трудоемкая, но и является источником появления ошибок. Один из рассматриваемых вариантов — внедрение программы компании ABBYY, которая автоматически распознаёт данные из отсканированного документа. В этой программе хранятся шаблоны всех типов счетов, и она просто считывает необходимые сведения из определенного места документа.

Кроме того, планируется приобрести дополнительный модуль Basware Contract Matching, который позволит ускорить процесс обработки повторяющихся счетов, таких как счета за аренду, когда заранее известна сумма оплаты. Проблема заключается в том, что надо не только распознать данные самого счета, но и распределить его сумму в соответствии с корпоративными стандартами (по подразделениям, счетам затрат управленческого учета). Сейчас эта задача выполняется вручную, а с помощью модуля Contract Matching она будет также автоматизирована.