Современному предприятию для эффективной работы уже недостаточно автоматизировать отдельные участки работ. Чтобы оперативно управлять текущей деятельностью, анализировать состояние дел и планировать развитие, необходима единая ERP-система, позволяющая решать задачи управления и учета в масштабе всей организации. Именно так поступила компания “Ключ-Агро”, когда решила от разрозненных средств автоматизации перейти на отраслевую систему, построенную на базе решения “1С:Управление сельскохозяйственным предприятием”.

Потребности предприятия

“Ключ-Агро” — одна из крупнейших в Волгоградской области сельскохозяйственных компаний, специализирующаяся на выращивании подсолнечника, сои, эспарцета, кукурузы, озимой и яровой пшеницы. Помимо растениеводства предприятие занимается выращиванием овец. В его работает более пятисот сотрудников.

Для дальнейшего развития предприятия руководству требовалось следующее:

  • организация работы в единой информационной базе, в том числе с удаленными подразделениями;
  • полноценный оперативный и производственный учет;
  • управленческий учет;
  • учет расчетов с пайщиками;
  • анализ структуры затрат в разрезе культур и полей (в том числе с учетом незавершенного производства);
  • определение потребности в материально-технических и финансовых ресурсах, в услугах сторонних   организаций;
  • прогноз потребности в горюче-смазочных материалах;
  • планирование зарплаты сотрудников по подразделениям;
  • анализ проделанной работы и контроль текущей деятельности хозяйства;
  • разработка стратегии развития компании.

Применявшиеся ранее разрозненные программные продукты не позволяли видеть общую картину положения дел в хозяйстве. К примеру, системы на базе “1С:Предприятия” 7.7 хотя и решали задачи бухгалтерского учета и расчета зарплаты, но не обеспечивали учет расчетов с пайщиками в автоматическом режиме; не было возможности планировать сельхозработы и проводить последующий анализ, определять фактическую себестоимость продукции и вести учет в разрезе полей. Расчет зарплаты по производственным нарядам выполнялся в Excel, затем итоговые суммы по производственным работникам вручную переносились в “1C: Зарплата и кадры”. При этом информация в разрозненных системах дублировалась, а сами данные не стыковались.

Переход на новое решение

Выбирая подходящую ERP-систему, компания “Ключ-Агро” провела анализ рынка и остановилась на “1С: Управление сельскохозяйственным предприятием” 8. От других вариантов отказались, поскольку они или требовали более существенных затрат на реализацию и дальнейшую поддержку, или не обеспечивали необходимых возможностей планирования и детального анализа затрат в сельском хозяйстве.

Внедрение выбранной системы выполняла фирма “АВК-система”, входящая в группу компаний “Альбит”. Проект был начат в марте 2010 г. и осуществлялся по технологии быстрого внедрения. Основной предпосылкой для данного решения послужило желание как можно быстрее перейти на новую систему учета и управления с минимальными трудозатратами.

Этого удалось добиться, хотя объем работ был большим. Так, в сжатые сроки из имевшихся систем учета были перенесены бухгалтерские остатки, кадровые данные, сведения, необходимые для расчета среднего заработка. Кроме того, выполнен перенос справочных данных о пайщиках предприятия из сторонней системы.

Чтобы упорядочить работу, был разработан план по вносу данных в систему, определены желаемые и критичные сроки появления той или иной информации, а также лица, ответственные за её ввод. Каждое утро проводилось совещание по вопросам выполнения проекта, где каждый пользователь мог отчитаться о том, как продвигается его работа, и высказать свои пожелания.

Одновременно с переносом данных выполнялись минимальные доработки системы, перечень которых был предварительно согласован с руководством компании-заказчика. Специалисты по внедрению работали в тесном контакте с пользователями. На время проекта в “Ключ-Агро” были командированы консультант по учету в системе и программист, который мог делать необходимые доработки и решать проблемные вопросы путём изменения конфигурации системы.

Уже в конце марта 2010-го пользователи начали работать в новой системе. Зачастую клиенты предпочитают некоторое время вести параллельную работу в старом и новом решении (на всякий случай: а вдруг что-нибудь пойдет не так), но “АВК-система” не рекомендует такой подход, так как двойная работа нервирует пользователей и создает дополнительную нагрузку. К тому же это ничего не дает. Если заказчики хотят увидеть абсолютно одинаковые данные в двух системах за тестируемый период, то этого не произойдет, так как в любом случае будут расхождения в учете товарно-материальных ценностей, затрат и соответственно финансового результата. Это объясняется изменением как бизнес-процессов и алгоритмов, так и последовательности ввода документов в разные системы. Следуя этим рекомендациям, компания “Ключ-Агро” полностью отказалась от старой системы и стала использовать новую. Но поскольку перенос данных по остаткам был выполнен на 1 января 2010 г., в новую систему необходимо было внести учетные документы с начала года до текущей даты. Это было сделано, и регламентированная отчетность за первое полугодие 2010-го была сдана уже из новой системы на базе “1С:Управление сельскохозяйственным предприятием”. Так что при внедрении проекта удалось соблюсти запланированные сроки (март — июль 2010 г.) и уложиться в бюджет.

Как отмечает “АВК-система”, особых проблем не возникало. Организационные вопросы решались по ходу проекта. Видимо, причина в том, что и руководство “Ключ-Агро”, и рядовые сотрудники были заинтересованы в новой системе. Именно благодаря слаженной и усердной работе сотрудников компании-заказчика удалось завершить переход в кратчайшие сроки.

Помог и опыт, который “АВК-система” накопила в ходе реализации проектов на других сельскохозяйственных предприятиях. Понимание специфики работы в этой отрасли позволяет компании быстро адаптировать бизнес-процессы заказчика под конкретное решение. Но в данном случае существенных изменений не потребовалось благодаря гибкости “1С:Управления сельскохозяйственным предприятием”. Правда, были произведены некоторые небольшие изменения по расчету доплат, и, кроме того, чтобы ускорить адаптацию пользователей, был сделан привычный им интерфейс. Ведь раньше учет оперативной производственной деятельности в части нарядов и путевок велся в специально подготовленных формах Excel.

В целом сотрудники бухгалтерии и учетных служб с пониманием, интересом и даже энтузиазмом отнеслись к внедрению новой системы, особенно когда в конце проекта они увидели результат и убедились, что функционал решения во многом упрощает работу и делает ее более удобной. Например, если раньше им приходилось вручную собирать сведения из нескольких источников, то в новой системе они могут всё получать автоматически, нажав одну кнопку.

Такой положительный настрой сотрудников позволил избежать проблем и с обучением. Ведь бывает, что пользователей все устраивает в старой системе и они упорно не хотят работать по-новому, а если заставляют, то делают это из-под палки.

Достигнутые результаты

Компания “Ключ-Агро” получила то, что хотела, — единую систему по управлению и учету на сельскохозяйственном предприятии. Ее использование дало им целый ряд преимуществ:

  • упрощена оперативная работа учетных служб. Например, расчетчики один раз вводят информацию о сдельной выработке в систему, затем она отражается при формировании отраслевых отчетов и печатных форм;
  • время на обработку заявок покупателей сократилось в среднем на 20%;
  • решена задача учета расчетов с пайщиками. Время на начисление и выплату арендной платы по паям, на формирование необходимых ведомостей и отражение операций в учете сократилось втрое. Благодаря хранению данных в единой системе стало легко контролировать состояние расчетов;
  • возможности системы в области сельскохозяйственного планирования и бюджетирования предоставили аппарату управления мощный инструмент для принятия стратегических решений по развитию предприятия.
  •  Система позволяет:
    • оценивать плановую себестоимость и урожайность исходя из вариантов размещения культур на полях;
    • определять загрузку собственной техники исходя из перечня запланированных и необходимых технологических операций в определенный момент времени, оценивать необходимость привлечения сторонней техники, расширения штата сотрудников;
    • рассчитывать плановую потребность в горюче-смазочных материалах и средствах защиты растений, который позволяет чтобы сократить затраты, сведя к минимуму закупку в сезонный период по более высоким ценам.
    • на основании информации о фактической себестоимости продукции в разрезе культур и полей определять, насколько целесообразно их выращивать в будущем.

Сейчас в системе работает около двух десятков пользователей, включая основной офис (бухгалтерия, отдел кадров, отдел труда и расчета заработной платы, руководство) и удаленные подразделения — нефтебаза, несколько складов и подразделение, находящееся в 18 км от основного офиса. Связь с удаленными подразделениями осуществляется через терминальное подключение к серверу.

Архитектурно решение реализовано на базе одного сервера, который одновременно является и сервером СУБД (PostgreSQL), и сервером “1С:Предприятия”, и сервером терминалов. Объем информационной базы на текущий момент достиг примерно 4 Гб.

“АВК-система” продолжает поддерживать систему, регулярно обновляя её, выполняя необходимые доработки и консультируя пользователей. Так, в августе 2011 г. был выполнен переход на новую редакцию “1С:Управление сельскохозяйственным предприятием” 1.3 на платформе “1С:Предприятие 8.2”.

Для упрощения взаимодействия с удаленными заказчиками “АВК-система” разработала отдельный модуль “Система заявок”, с помощью которого каждый пользователь может оставить заявку по своему вопросу, описать пожелание или суть проблемы, уточнить, как это проблему можно воспроизвести в системе. Такой подход позволяет автоматизировать процесс реализации доработок, наладить схему взаимодействия с клиентом по текущим вопросам и постепенно накопить базу знаний, чтобы прежде чем задать свой вопрос, пользователь мог проверить, не задавался ли уже такой вопрос до него и как он был решен.

Планируется расширение системы. Летом, когда “Ключ-Агро” готовила к запуску построенный в кратчайшие сроки элеватор, параллельно велись переговоры о внедрении на элеваторе системы автоматизации производственного учета и количественно-качественного учета зерна. Планировалось интегрировать в реализованную систему решение “Элеватор. Комбикормовый завод. Мельница. Крупоцех” компании “Центрпрограммсистем”. Запуск проекта намечен на начало следующего года.

Генеральный директор “Ключ-Агро” Сергей Рябов считает проект успешным: “Внедрение системы позволило систематизировать работу всех учетных служб предприятия. Автоматизированы все участки сельскохозяйственного производства, получены инструменты для анализа и объективной оценки результатов работы всех подразделений компании. Нам удалось в несколько раз сократить временные затраты на формирование регламентированной отчетности, упорядочить внутренний документооборот, повысить эффективность управления материальными запасами, добиться оперативного отражения результатов сельскохозяйственной деятельности и соответственно получить инструмент для анализа финансового состояния предприятия”.