Принцип совместной работы над проектами в последнее время характеризуется тем, что корпоративные пользователи активней обращаются к более “потребительским” ИТ-решениям и отказываются от корпоративных способов коммуникации, например электронной почты, в пользу более удобных и эффективных приложений для обмена файлами и совместной работы.
Растущая популярность простых в обращении SaaS-решений типа Dropbox и Box.net постепенно вытесняет электронную почту и FTP-файлообмен. Ввиду развития возможностей повсеместного и постоянного доступа к данным с любого устройства ИТ-сфера сталкивается с необходимостью более активно обслуживать потребности бизнес-пользователей на большем количестве разнообразных устройств.
Пока инструменты совместной работы специализированных групп набирают популярность, организации все еще несут свою тяжкую ношу, стараясь качественно обслуживать данные. Те пользователи, которые получают доступ к регламентированным данным в ходе сессий совместной работы, подвергаются строгому контролю, который обычно предшествует санкционированному использованию SaaS-решений.
Нерегламентированные данные — контракты на продажи, планы слияний и поглощений и прогнозы на производство продукции — зачастую настолько важны, что в их отношении необходимы такие же средства внутреннего контроля, как и для регламентированных данных. Управляемая передача данных представляет для ИТ-отделов серьезную проблему.
Самым известным случаем серьезного провала в области обеспечения безопасности и ограниченных возможностей онлайн-инструментов стал июньский прецедент с Dropbox, когда файлы пользователей несколько часов оставались открытыми для всех при вводе любого пароля. Эти недостатки онлайновых сервисов не будут долговечными, так как пользователи чувствуют потребность делиться файлами, с которыми неудобно работать посредством корпоративных инструментов, включая электронную почту и системы управления контентом типа Microsoft SharePoint.
Несмотря на свои несовершенства, электронная почта и корпоративные системы управления контентом — наиболее вероятные инструменты, к которым будет обращаться большинство пользователей при необходимости обеспечить среду совместной работы. Если файлы слишком велики для передачи через традиционные системы, пользователи прежде всего воспользуются бесплатными публичными email-сервисами, как-то: Gmail от Google, Yahoo Mail и Microsoft Hotmail.
Кроме этих инструментов, такие решения, как Dropbox.com, Box.net, YouSendIt и целый ряд других SaaS-инструментов, доступных через Интернет, представляют почти неоспоримую альтернативу в тех случаях, когда корпоративные ограничения (чаще всего в отношении размера файлов) мешают эффективной работе команды.
Поэтому стоит смириться с существованием бесплатных файлообменных систем. Вполне логично, что ИТ-менеджеры обязаны предоставить бизнес-руководителям такие решения, которые позволят вернуть сотрудников, пользующихся бесплатными онлайн-сервисами (пусть и с добрыми намерениями), в лоно контролируемой среды.
Изменяя корпоративный ландшафт
Одна из самых важных перемен в корпоративном ландшафте — влияние социальных сетей на файлообмен. Идеальным примером может быть Chatter на Salesforce.com, благодаря которому можно обмениваться файлами и работать вместе над общими проектами в рамках требований безопасности, установленных организацией.
Тесты eWeek Labs показали, что функции контроля все равно далеки от совершенства. Однако инструменты социальных сетей, бесспорно, удобны и логичны, когда речь идет о работе над общими проектами.
Известные производители продуктов для файлообмена и организации безопасной среды совместной работы уже обновляют имеющиеся у них решения. За последние несколько лет в eWeek Labs было протестировано значительное число файлообменных систем, включая решение для управляемой передачи файлов Accellion и YouSendIt Corporate Suite.
Эти инструменты — наряду с теми, которые я рассмотрел в процессе подготовки этого материала, включая Ipswitch MOVEit, — предлагают более жесткие средства контроля над передвижением данных. К примеру, как Accellion, так и Ipswitch предлагают средства контроля доступа к файлам и формирования отчетов о проверках, где указывается, кто, куда и когда отправил какой-либо файл. Во многих случаях эти продукты также могут показывать, когда был получен доступ к файлу.
ИТ-менеджеры поймут, что даже в случае с последними версиями этих решений, лицензированные решения зачастую намного сложнее, чем бесплатные SaaS-продукты, когда дело касается простоты использования.
К примеру, я установил в лаборатории eWeek Labs 9-ю версию решения для безопасного файлообмена Accellion и использовал его для обмена большими файлами с моими коллегами. Нашему тестовому пользователю пришлось приложить немало усилий и потратить довольно много времени, чтобы обеспечить себе доступ к файлу (войти в систему, проверить электронную почту на предмет кода подтверждения, создать достаточно надежный пароль для своего профиля) и получить возможность загрузить его. В реальном мире, если мы отбросим должностные инструкции, для этого легче было бы использовать Dropbox.
Расширяя горизонты
Необходимость повышения производительности оказывает влияние на ИТ на нескольких уровнях, и каждый из них становится все значительней.
Корпоративные пользователи совместно пользуются крупными файлами, и эта тенденция будет быстро развиваться. Любая специализированная система совместного файлообмена должна предполагать увеличение объема потребляемых файлов. Например, фотографии высокого разрешения можно создавать при помощи смартфона и легко добавлять в слайды презентаций PowerPoint.
Если какой-либо фактор и можно связать с растущей популярностью SaaS-файлообмена, так это ограничение размера файлов в существующих email-системах. И если системные администраторы не смогут решить эту извечную проблему электронной почты, то, очевидно, придется внедрять альтернативные платформы.
Разнообразие пользовательских устройств постоянно растет. Доступ к данным в любое время и из любого местоположения с любого устройства — от смартфонов до планшетов, ноутбуков и настольных систем — это конкурентное преимущество, поэтому он должен стать обязательной функцией, которую поддерживает ИТ-отдел. Нет разницы, какова природа инструментов совместной работы — являются ли они веб-инструментами, или изначально установлены в устройство — сотрудники должны иметь возможность пользоваться средствами совместной работы, где бы они ни были.
Клиент Chatter доступен практически для любого устройства, как и многие из известных SaaS-инструментов. Таким образом, ИТ-менеджеры должны рассматривать поддержку различных устройств как важную часть предполагаемого инструмента совместной работы.
Инструменты для совместной деятельности также должны учитывать последовательность действий такой работы. Контроль последней версии предлагает базовый вариант обеспечения отслеживания последовательности действий, отображая, кто внес какие изменения.
Инструменты социальных сетей значительно прибавляют в своем функционале, позволяя сотрудникам отслеживать документы и другие типы файлов, формировать специализированные группы, фокусироваться на определенных задачах и обсуждать ход работы. Контроль версии, учет входа и выхода членов группы и определение последовательности действий — это функциональные возможности, которые уже предлагаются современными SaaS-решениями и необходимы ИТ-менеджерам.
Однако есть причины, по которым необходимо устанавливать определенные рамки взаимодействия корпоративных пользователей, и лицензированные SaaS-продукты и устанавливаемые на оборудовании организации инструменты для совместной работы часто более подходят для того, чтобы реализовать корпоративные ограничения. Блокирование доступа к запрещенным данным — одна из основных причин ограничения пользовательского файлообмена.
Помогать добросовестным сотрудникам оставаться в рамках корпоративной политики, когда дело касается регламентированных данных — то, чего не умеют делать практически все бесплатные Интернет-сервисы. Функция предоставления детальных отчетов корпоративным сотрудникам высшего эшелона также является частью платных сервисов. Наконец, бесплатные сервисы обычно имеют такие условия предоставления услуг, которые недопустимо небрежны по отношению к коммерческой тайне. По этой причине, основной задачей ИТ-менеджеров является обеспечение правильного баланса между простотой в использовании и потребностью сохранять контроль над ценными данными.
