“Внедрение электронного документооборота — это не самоцель”

Системы электронного документооборота уже стали неотъемлемой частью ИТ-ландшафта. Но вместе с тем на пути их распространения остаются некоторые препятствия. О способах преодоления подводных камней и о направлениях развития решений СЭД/ECM рассказывает Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании “АйТи”.

PC Week: В последнее время активно обсуждается вопрос различия между терминами СЭД (системы электронного документооборота) и ECM (Enterprise Content Management). Почему этот вопрос так важен?

Дмитрий Романов: ECM — это и концепция управления корпоративной неструктурированной информацией, и международное название программных платформ для работы с такой информацией в масштабе всей организации, а СЭД — российский термин, обозначающий приложение класса ECM, т. е. конкретное функциональное решение на этой платформе. Такие системы появились в нашей стране в начале 1990-х и развивались по двум направлениям. К первому принадлежали системы автоматизации работы канцелярий, не уделявшие внимания процессам коллективной работы с документами. Ко второму типу относились системы, которые строились на базе западных платформ и, помимо автоматизации делопроизводства, позволяли существенно повышать эффективность совместной работы сотрудников организации с неструктурированной информацией.

Затем на российский рынок вышли поставщики мощных зарубежных систем класса ECM. Очевидно, что в этих продуктах изначально не была заложена поддержка традиционного отечественного делопроизводства.

К настоящему времени многие зарубежные системы “обросли” функционалом для поддержки специфики российского делопроизводства, а отечественные СЭД, выросли из автоматизации канцелярии и обрели средства управления бизнес-процессами, поддержки совместной работы и другие функциональные возможности ECM.

Так что важен не сам по себе вопрос, что такое ECM и СЭД, — важно, как технология работы с неструктурированной информацией применяется в каждом конкретном случае. Ведь внедрение СЭД/ECM — это не самоцель, такие системы должны быть инструментом, с помощью которого решаются задачи повышения производительности труда, развития предприятия, внедрения инноваций.

PC Week: Какие проблемы затрудняют распространение СЭД/ECM в нашей стране? И как их можно решить?

Д. Р.: На первый взгляд может показаться, что внедрить СЭД очень просто: надо установить у заказчика оборудование и ПО, провести настройку, обучить пользователей, внести изменения в нормативно-справочные документы и запустить систему. Но как сделать так, чтобы система реально работала и сотрудники использовали ее в своей деятельности? Именно такая задача является самой сложной при внедрении.

Главная проблема — это мотивация. Нужно понять, для чего предприятию нужна автоматизация документооборота. В нашей практике были случаи, когда заказчик не мог ответить на этот вопрос. Только после проведения обследования можно было определить показатели, которые должны улучшиться в результате внедрения СЭД/ECM.

Не менее сложны и социально-психологические проблемы. Чтобы справиться с сопротивлением пользователей, которые, естественно, не хотят перемен, приходится применять специальные методологии. Ведь проект будет эффективным только в том случае, если с системой работают все сотрудники организации.

Главное предназначение системы — повышение производительности труда. Значит, людям придется больше работать, а контроль за их деятельностью повысится. Кому это понравится? Поэтому для каждого сотрудника приходится искать баланс между дополнительной нагрузкой и получаемыми удобствами — скажем, ему будет проще искать нужную информацию.

Очень важна поддержка со стороны руководства компании. Могу вспомнить внедрение системы “БОСС-Референт” в Федеральной налоговой службе. Тогда министром по налогам и сборам был Георгий Боос. Он сам первым освоил систему и начал ею пользоваться. Естественно, подчиненные последовали его примеру. Этот пример показывает, как важна поддержка руководителя, который лично заинтересован в системе и понимает конечную цель её внедрения.

PC Week: Как на рынке СЭД/ECM отражаются последние тенденции ИТ — облака и мобильность?

Д. Р.: Влияние мобильных технологий сильно возросло за пару последних лет. Хотя мы еще около десяти лет назад могли подключаться к СЭД через наладонники, но тогда такая возможность была не очень востребована. Сейчас же ситуация совершенно изменилась. И в бизнес, и в госструктуры пришло новое поколение руководителей, улучшились технологии, а сами мобильные устройства вошли в моду. Мы реализовали решение для работы руководителей с документами на iPad — “iРеферент”. Но при этом пришлось решать задачи безопасности и выбора функционала, который стоит перенести на мобильные устройства. Обычно переносятся средства просмотра отчетности, вынесения резолюций, согласования/подписания документов, выдачи поручений. Для безопасности применяются защищенные каналы связи.

С облаками ситуация другая. Перенос СЭД в облако выгоден для больших, территориально распределенных организаций, так как применение частного облака позволит централизовать все компьютерные ресурсы. Но в этом случае возникает серьезная проблема с каналами связи. Для работы с документами нужен широкий канал — например, организации, в которой порядка ста человек постоянно работают с документами, желательна гигабитная полоса. Пока в удаленных точках не будет таких каналов, внедрение облачных корпоративных решений будет затруднено.

Что касается небольших предприятий, то им может пригодиться общедоступное облако. Но в таком случае трудности будут у провайдера: ему придется настраивать систему под каждого конкретного заказчика, а это требует времени и денег. Поэтому, я думаю, что общедоступные облака, возможно, и будут востребованными в отдельных рыночных нишах, но вряд ли станут тем магистральным направлением, по которому будут развиваться технологии электронного документооборота.

PC Week: А как, по вашему мнению, будут развиваться технологии СЭД/ECM в ближайшем будущем?

Д. Р.: В последнее время в организациях очень быстро растет объем неструктурированной информации, которую нужно как-то использовать. Поэтому все более востребованными становятся технологии для анализа такой информации и оптимизации процессов взаимодействия между людьми. Интерес к такому функционалу явно вырос за последние три года.

Год назад мы вместе с Высшей школой экономики получили грант Минобрнауки на создание высокотехнологичного производства кросс-платформенных систем обработки неструктурированной информации на основе СПО. Такие системы могут использовать различные базовые платформы для хранения документов, управления бизнес-процессами, поиска данных, имеют современный эргономичный пользовательский интерфейс.

Помимо универсальной архитектуры наш проект подразумевает создание ряда сервисов для решения аналитических задач. Например, мы реализовали технологию поиска экспертов внутри организации. В автоматическом режиме формируются профили компетенции всех сотрудников исходя из того, какую информацию они создают и получают от своих коллег в процессе своей деятельности. К обычной поисковой системе обращаются с вопросом “Что бы прочитать?”, а система поиска экспертов позволяет выяснить “У кого бы спросить?”, т. е. выдает ответ с указанием лиц, которые могут быть полезны в качестве экспертов.

Еще одна важная технология — поиск информационных разрывов в организации. Зачастую, особенно в больших организациях, люди плохо представляют, чем занимаются их коллеги. В результате одна и та же задача решается два, три и большее число раз. Многие сталкивались также с недостаточной координацией между различными подразделениями. Наша технология позволяет выявлять ситуации, когда высокая степень семантической “похожести” деятельности сотрудников сочетается с отсутствием коммуникаций между ними — сотрудники решают похожие задачи, но не взаимодействуют друг с другом.

PC Week: Нужна ли для такого анализа система документооборота?

Д. Р.: Если в организации есть хоть какие-то информационные “следы”, которые сотрудники оставляют в процессе своей деятельности (хотя бы электронная почта), то этого уже достаточно для использования аналитических сервисов. Наличие же полноценной СЭД, безусловно, сделает такой анализ более полным и достоверным.

PC Week: Что вы думаете о безбумажном будущем, которое нам сулят уже лет двадцать. Приближается ли оно?

Д. Р.: В ближайшие сорок лет мы полностью от бумаги не откажемся. Да и не надо отказываться. Ведь это — не самоцель. Главное, чтобы бумага не была тормозом в развитии какой-либо деятельности.

PC Week: Спасибо за беседу.