Спецификой отечественного рынка систем электронного документооборота является то, что тут российские вендоры часто выступают и в роли внедренцев. Но в последние годы доля классического для ИТ-рынка варианта разделения труда быстро повышается. О том, как системному интегратору видится ситуация в сфере автоматизации управления документами, обозревателю PC Week/RE Андрею Колесову рассказал руководитель практики систем документооборота IBS Алексей Романов.
PC Week: Как меняется сейчас круг задач, решаемых с помощью СЭД?
Алексей Романов: В целом можно говорить о том, что на предприятиях уже автоматизирована задача документооборота в его традиционном для нашей страны понимании — организационно-распорядительного документооборота (ОРД). И теперь — этот процесс начался еще несколько лет назад и сейчас набирает силу — идет переход от решения таких классических задач управления документами к управлению контентом. Под этим термином имеется в виду широкий спектр различных информационных ресурсов предприятия, порой весьма неструктурированных, но имеющих ценность с точки зрения ведения бизнеса. Конечно, о создании систем, которые бы охватывали полный круг задач, вряд ли пока приходится говорить. Развитие идет в русле автоматизации отдельных направлений, в первую очередь это финансовые документы, конструкторская документация, в некоторых случаях — мультимедийная информация.
PC Week: Но, наверное, с новыми задачами перед заказчиками встают и новые проблемы на пути автоматизации?
А. Р.: Да, конечно. Одна из таких проблем — оценка эффективности проекта, в том числе его окупаемости. Хотя и для ОРД такие оценки — дело непростое и не очень однозначное, но все же тут есть определенные методики, которые привязываются к ценовым показателям или характеристикам процессов. Можно, например, увидеть ускорение бизнес-процессов, сокращение обслуживающего персонала, снижение времени на поиск нужных документов и т. д. А вот методик для оценки эффективности более широкого круга ECM-задач у нас в стране практически нет. Есть западные методики, но они не очень хорошо подходят для наших условий, их надо адаптировать, проверять на конкретных проектах.
И тем не менее заказчики понимают порой просто на интуитивном, практическом уровне проблемы, связанные с отсутствием системы управления информационными ресурсами, в том числе вызванные потерей или неиспользованием ценной для бизнеса информации. Вот пример из реальной жизни. При строительстве завода из компании-подрядчика ушла команда из пяти ведущих проектировщиков. Пришла новая группа, но ей, чтобы войти в курс дела, разобраться со всеми документами и идеями проекта, потребовался год. Год простоя в работах по строительству — это потеря очень больших денег, которые можно легко посчитать.
PC Week: А в чем заключались причины проблемы в приведенном вами примере: в плохом ведении проектной документации или в трудностях передачи неформализованных знаний от одной команды к другой?
А. Р.: С документацией тоже был не идеальный порядок, но основная причина, как показал анализ, заключалась как раз в сохранении и передаче знаний. И с подобными проблемами сталкиваются сегодня все больше и больше организаций, поэтому задачи управления знаниями сейчас очень быстро набирают актуальность.
Как это ни странно, но продвижению в России тематики управления знаниями сильно мешает отсутствие теоретико-методической базы, в том числе терминологической. Нет сколь-нибудь устоявшегося определения предметной области, и, как следствие, трудно говорить на уровне оценок о выгодах, получаемых заказчиком. Сегодня создание систем управления знаниями в значительной степени связано с использованием средств совместной работы, различных технологий Web 2.0 (прежде всего это внутренние социальные сети и внутренние WiKi) и разного рода мультимедийного контента (видео, аудио) с выполнением, как правило, поиска по атрибутам и по тегам. Но, повторю еще раз, наши заказчики в большинстве своем пока не видят связи между внедрением подобных решений и получением понятного, просчитываемого бизнес-эффекта.
PC Week: Посчитать эффект от внедрения мобильных рабочих мест для руководителей тоже сложно, но, кажется, здесь дело сдвинулось с мертвой точки. Правда, на Западе уже давно говорят о мобильной поддержке широкого круга сотрудников, а у нас пока в основном только о первых лицах организаций. Что тут можно рассказать о ситуации и перспективах ее развития?
А. Р.: Мы в России часто идем своим путем, и в данном случае мобильные технологии — не исключение. Тут у нас действительно многое идет сверху вниз, от высших руководителей к менеджерам рангом пониже, от них — еще дальше. Довольно часто такая цепочка объясняется модой: генеральный директор привез из зарубежной поездки планшет, и все его замы и начальники отделов посчитали своим долгом обзавестись такими же. Эта логика, надо признать, работает, и в ней есть реально много положительного. Но есть и другие, сугубо практические аспекты.
Во-первых, руководство — это мобильные сотрудники, им подобные средства доступа к информационной системе предприятия совершенно необходимы. Во-вторых, приобщить начальство к работе в информационной системе, а тем более к оперативной работе — это очень важно для повышения эффективности деятельности организации в целом. И в третьих, не следует забывать, что речь идет о людях, принимающих решения, в том числе и относительно развития в компании ИТ, и относительно “мобилизации” сотрудников. Мы уже отмечали на примере управления знаниями, что проблема тут во многом заключается в том, что руководство просто не очень понимает, как это может дать эффект. То же самое и с мобильными средствами. Убедившись на собственном опыте в эффективности и безопасности (это очень важно, тут много предрассудков), руководство уже само начинает инициировать более широкую “мобилизацию” своих подчиненных.
PC Week: Логика продвижения инноваций понятна. А какова все же практика применения мобильных средств?
А. Р.: Конечно, мы в России находимся еще в начале пути, но процесс идет, он начался еще несколько лет назад. Есть конкретные примеры. Причем я должен обратить внимание на то, что речь идет не об использовании, скажем, смартфонов для доступа к сайту компании или о работе с электронной почтой. Нет, мы уже говорим именно о мобильном доступе к корпоративной СЭД, когда человек, например, расписывает исполнителей для входящей корреспонденции, визирует документы и т. д.
PC Week: Какие именно устройства сейчас применяют для мобильного доступа?
А. Р.: Сейчас наиболее оптимальным вариантом для корпоративной работы являются планшеты. Они достаточно легкие, но при этом имеют экран, который лучше годится для работы с документами. Можно использовать не только “пальцевый” режим управления интерфейсом, но делать рукописный пометки и комментарии. В принципе есть и механизмы распознавания рукописного текста, но на практике они явно невостребованы.
В государственных структурах сегодня самым популярным средством являются IPad'ы, хотя у них есть пока определенные проблемы с сертификацией на предмет безопасности. Их лидерство — это как раз следствие моды, что характерно для начального этапа проникновения мобильных средств в практическую работу. В коммерческом секторе применяются и iPad'ы и Android'ы, вторых, наверное, больше. Но в целом на рынке, я думаю, лидируют все же продукты Apple.
PC Week: Как вы реализуете мобильные рабочие места в своих проектах: используете стандартные средства вендора или делаете заказную разработку?
А. Р.: Пока в основном это разработки в рамках конкретных проектов. Во-первых, стандартных решений от вендоров практически нет, а во-вторых, поскольку чаще всего речь идет все же о рабочих местах для руководства, логику и дизайн нужно создавать индивидуально.
PC Week: Что можно сказать об использовании модели облачных вычислений в проектах по автоматизации документооборота?
А. Р.: Сейчас идет изучение практической реализации облачных вариантов и заказчиками, и вендорами. Несмотря на официальные заявления разработчиков о преимуществах облаков, на самом деле и они сами не до конца разобрались во многих вопросах: как будут строиться при этом партнерские отношения, как монетизировать облачные предложения и пр. Положительного опыта реализации облачных проектов в сфере ECM сегодня нет даже в мире, в той же Европе всё пока находится, скорее, на этапе пилотных опробований. Но все — и ИТ-продавцы, и ИТ-покупатели — в целом видят перспективность облачных вычислений.
PC Week: Спасибо за беседу.
