В ООО “МИБ-Инвестиции” реализуется проект по организации электронного хранилища документов на основе комплексного решения “Хранение оцифровка” разработки ЭОС. На предприятии накопился огромный архив финансовой документации — различных договоров, векселей, заявлений, отчетов и т. п. в бумажном виде. Для оптимизации доступа к данным было принято решение о создании электронного архива. Ключевые требования к архивной системе были таковы: короткие сроки перевода существующих документов в электронный вид, простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему, простота использования системы для конечных пользователей минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию.
После проведения анализа существующих систем, выбор был остановлен на комплексном решении для хранения и оцифровки, построенном на платформе eDocLib и использующем технологию ABBYY FlexiCapture.
Как сообщается, работы по проекту были начаты в апреле 2011 г. Первоначальный процесс установки системы и обучения пользователей занял менее двух дней. К настоящему времени значительная часть архива переведена в электронный вид собственными силами сотрудников предприятия. Существенно сокращено время доступа и созданы наглядные представления необходимой сотрудникам архивной информации.
К особенностям проекта его авторы относят существенные различия в структуре одинаковых по типу документов (например, договоров), обусловленные спецификой работы ООО. Обработка однотипных документов разной структуры стала возможной благодаря решению ABBYY FlexiCapture. По итогам эксплуатации, принято решение о расширении масштабов использования системы. На новом этапе проекта будут организованы новые рабочие места системы в различных структурных подразделениях компании, с этой целью закуплены дополнительные пользовательские лицензии. Также будет продолжена разработка шаблонов ABBYY FlexiCapture для извлечения информации из различных видов документов для поэтапного перехода к полностью электронному архиву.
