Устранение барьеров между сотрудниками и ИТ-службами существенно повышает продуктивность работы, экономя время и деньги для бизнеса

До выставки всего неделя, и бригада работников готовит выставочный зал Конференц-центра в Остине (шт. Техас) к приему первых посетителей. Многопрофильная команда, в которую входят и декораторы, и работники коммунальных служб, и ИТ-специалисты, суетится около каждого будущего стенда, подготавливая площадки для участников выставки, которые прибудут через пару дней.

Переходя к очередному месту стенда, члены бригады просматривают наряды на выполнение работ, которые отображаются на экранах Apple iPad. Наряды привязаны к местоположению стендов, и специалисты быстро перемещаются с одной площадки на другую.

Сопоставьте это с обычной ситуацией. Сначала работники приходят в офис выставки, где подшита огромная стопка нарядов на все намеченные действия. Получив печатную копию наряда, человек отправляется на место выполнения задания. Маршрут каждого путешествия из выставочного зала в офис за очередным нарядом составляет шесть городских кварталов.

“Организуя мероприятие, мы собираем участников выставки и заказчиков, оплачивающих наши услуги. Эти услуги могут включать высокомощное энергоснабжение (сильноточную кабельную подводку), локальную сеть, водопровод и канализацию, — рассказал Джо Гонзалес, управляющий ИТ-сервисами Конференц-центра в Остине. — Обычно мы собирали вместе все эти заказы и выписывали бумажные наряды на выполнение работ. Даже если дело касалось только разводки электрических проводов, требовалось прогуляться за шесть кварталов. При любом дополнительном заказе надо идти в контору и получать наряд. Никто не знал, что ему поручат дальше, так как каждое задание считалось разовым. Мы работаем разными группами. В одной трудится персонал, подводящий Интернет, а в другой — электрики”.

Очевидно, такая организация труда неэффективна. А решение состоит в том, чтобы вооружить персонал возможностями ИТ и устранить физическую брешь между ИТ-отделом и специалистами, выполняющими конкретную работу. “Мы думаем, — сказал Гонзалес, — как это лучше организовать. Как обеспечить работников полным объемом информации? Как им лучше доставлять чертежи и схемы? Как им передавать необходимые дополнительные данные? Мы уже пользуемся системой заказов FileMaker для сбора заказов по сети. Нас заинтересовала система FileMaker Go. Мы отфильтровывали всю лишнюю информацию, кроме того, что должно входить в рабочий наряд”.

FileMaker Go каждые пять минут автоматически обновляет информацию на планшетах iPad, выданных людям, работающим на территории выставочного центра. Эта информация заранее отфильтрована, чтобы каждый специалист видел только то, что относится к его делу. Сотрудники получают наряды на iPad прямо из ИТ-системы и не тратят время на долгие пешие походы за нарядами в диспетчерскую ИТ-службы.

На пользу продуктивности

“Все это способствует продуктивности труда. Доступ к нужным документам из любого места существенно повышает эффективность работы”, — отметил Крейг Матиас, аналитик Farpoint Group.

Во многих организациях мобильность трансформирует формы использования ИТ, так как люди могут получать информацию непосредственно там, где она им понадобилась.

По словам Матиаса, “мобильность минимизирует временной зазор между знанием и действием. Вы можете продолжать работать на месте, не бегая в свой офис”.

Располагая мобильными возможностями, ИТ-отдел непосредственно взаимодействует с конечными пользователями, независимо от их местонахождения.

“Имеется масса компаний, которые без мобильной технологии не смогли бы функционировать”, — заявил Джек Голд, главный аналитик J. Gold Associates.

Сюда относятся компании, ведущие учет завоза грузов, или торговые фирмы, использующие передвижные терминалы или людей для регистрации поступления товаров. По мнению Голда, практику повышения эффективности на основе мобильных технологий ИТ-отдел может перенести и на самого себя. Это особенно касается аналитики.

“Вы можете вникать в ход дел. Все ли идет как надо? При правильной аналитике ИТ-управление на базе мобильных устройств позволяет контролировать некоторые интересные вещи даже в реальном времени. Другой плюс — мобильность позволяет иметь полностью распределенный ИТ-штат. Вы можете работать с ИТ-персоналом хоть в Индии”, — пояснил Голд.

Мобильность открывает возможность перевести работу ИТ-организации на такой уровень, о котором мало кто догадывался.

“Центры управления сетью (NOC), видимо, обречены, — считает Матиас из Farpoint. — Специалист, где бы он ни находился, может включить свой iPad или ноутбук. Традиционно люди круглые сутки сидят в центре и наблюдают за использованием сети. При мобильной технологии они могут находиться вдали от рабочего места, но видеть всё, что происходит, и исправлять неполадки. Сегодня, где бы ты ни был, достаточно иметь под рукой консоль”.

Мобильность и разработки

Конечно, ИТ-отделы не только обслуживают центры обработки данных. Они еще занимаются разработками.

Тодд Декапуа, вице-президент Channel Operations and Services фирмы Shunra Software, понял, насколько важна мобильность, когда руководил группой разработчиков в банке ING Direct. Еще одним важным плюсом для специалистов ИТ-отделов является возможность быстро предупреждать коллег, когда они нарушают целостность сборки. В результате они могут вовремя исправлять недочеты в своей части проекта, не задерживая остальных.

При использовании технологии непрерывной интеграции следует встроить в нее предупреждения с помощью SMS-сообщений.

“Мы делали около 160 сборок в день, — рассказал Декапуа, — и постоянный контакт с программистами был единственной возможностью поддерживать требуемый темп разработок ИТ-отдела”.

В конечном счете мобильная технология попросту позволяет лучше работать и экономить деньги. И зачастую ее эффективность, как убедился Гонзалес из Конференц-центра в Остине, превосходит все ожидания.

По его опыту, “мобильность ускоряет решение проблем и освобождает от бессмысленной траты времени. Работникам не надо ходить с места на место в поисках нужной информации. Все это сокращает время реагирования на запросы клиентов и позволяет при поступлении новых заказов немедленно приняться за дело”.

Успешное внедрение мобильных ИТ отражается и на финансовых итогах деятельности компании. По словам Гонзалеса, его предварительные оценки экономии составляли от 60 до 80 тыс. долл. в год, однако реальный выигрыш уже в первые полгода оказался намного выше. Организация быстро вышла на 200-процентный уровень возврата инвестиций.

В дальнейшем, рассчитывает Гонзалес, по мере обучения персонала и увеличения числа iPad, выигрыш станет еще больше. “Наши затраты времени на подготовку к выставке сократятся практически в три раза, и эта экономия времени дает прямой выигрыш в деньгах”, — сказал он.