Средства для групповой работы раньше причислялись к категории ИТ высокого уровня на базе настольных ПК. Цель их использования состояла в том, чтобы связать воедино результаты труда сотен, а то тысяч работников организации. Таким инструментам нет цены с точки зрения крупного предприятия, однако зачастую в них чрезвычайно нуждаются также небольшие и средние фирмы.

Проблема в том, как следует скомпоновать эти инструменты. Некоторым компаниям удобно использовать облачные сервисы, а другим желательно, чтобы все находилось в серверном зале. Конечно, здесь непременно встаёт вопрос о затратах, а традиционные модели корпоративного лицензирования не всегда обладают желаемой гибкостью. И независимо от размеров организации сегодня на первый план все больше выдвигаются потребности в мобильном доступе.

Alfresco Software предлагает небольшим и средним компаниям свой продукт Alfresco Team, основанный на архитектуре Alfresco Enterprise, которую используют около двух тысяч организаций, в том числе Home Depot, Michelin и Государственная служба здравоохранения Великобритании. Его можно развернуть в традиционной среде Linux- или Windows-серверов либо в облачной среде сервиса Amazon Elastic Compute Cloud (EC2).

Прайс-лист на Alfresco Team начинается с “бессрочно бесплатной” лицензии на пять пользователей с ограничением в 500 документов, предлагаемой с явной целью стимулировать интерес к продукту. Если пользователи крепко полюбят ПО, они вполне могут дерзнуть раскошелиться и на платные лицензии. Их линейка стартует с 1990 долл. в год для десяти пользователей и включает техническую поддержку в рабочее время. Тому же, кто решит идти до верхней ступени, предоставляется возможность перейти затем на лицензию Alfresco Enterprise.

Одно из отличий Team от полновесной системы Alfresco Enterprise связано с тем, насколько пользователи могут модифицировать инсталляцию. Компания различает изменения в конфигурации, что разрешено, и адаптацию ПО на уровне кода, которая в Team не допускается.

Все, что обходит или влияет на готовый код либо сценарии продукта, из Team исключено. Имеются и ограничения в пользовательских действиях и моделях контента, а также в задаваемых определениях бизнес-процессов и рабочих циклов. Самым серьезным ограничением в плане готовности системы является запрет кластерных или многоузловых конфигураций: одна инсталляция подразумевает одну аппаратную систему, на которой размещаются и сервер приложений, и сервер баз данных.

Пару лет назад, когда я тестировал Alfresco Enterprise, мне особенно бросилась в глаза простота в управлении сайтом коллективной работы, которая перешла по наследству и к Alfresco Team. Средства контроля доступа на уровне групп или всего коллектива позволяют создать защищенный шлюз к контенту, а пользователи контента могут отслеживать его изменения или обновления. Коллективные сайты можно создавать вокруг блогов, форумов или вики, но можно их сделать и совсем простыми на базе календаря либо списка данных.

Другой важной чертой, унаследованной Alfresco Team, является легко регулируемый контроль над правами доступа. В иерархии Alfresco они начинаются с уровня “Другие пользователи”, на котором по умолчанию нет доступа к документу. Выше можно задавать роли Consumer, Contributor и Collaborator, а всю полноту привилегий будут иметь администраторы сайта (Site Manager).

Управлять пользователями в Alfresco Team совсем не сложно, причем ПО позволяет даже приглашать сторонних пользователей для присоединения к совместной работе. Для задания полномочий внешним сотрудникам служит уровень Manager, а чтобы их пригласить к участию через продукт Alfresco по электронной почте, достаточно несколько раз щелкнуть мышью.

Одна из сильнейших сторон Alfresco — управление контентом, и Alfresco Team предлагает мощно оснащенную библиотеку документов, масштабируемую в соответствии со стоимостью лицензии. Средства обработки документов очень удобны, и, как принято в социальных сетях, у пользователей есть возможность ставить на особо полезных предложениях пометку “нравится”.

Для тестирования я применил инсталляцию Alfresco Team во внешнем сервисе с доступом из Safari 5.1.2 для Mac OS X. Чтобы запустить процесс установки сайта, нужно всего несколько элементарных действий. Пользовательские панели для каждого уровня Alfresco Team позволяют моментально увидеть, что происходит на сайте, включая список недавно добавленных документов, обычные календарные планы, списки задач и другие элементы интерфейса (под названием dashlets) для доступа к RSS-каналам, к областям для работы с документами и совещаний или к профилям пользователей.

Заполнить библиотеку Alfresco произвольной подборкой документов можно путём перетаскивания, однако с некоторыми ограничениями. Хотя самым трудоемким этапом развертывания любого средства управления контентом является исходный процесс заполнения данными, Alfresco Team имеет функции массовой загрузки, несколько облегчающие работу. Однако тут есть недоработки. Было бы удобнее иметь возможность загружать не только много файлов одной папки, но и целые группы папок. В нынешней же версии загрузчик отказывается загружать папку как единый объект, так как пытается распознать в ней документ.

Мобильная революция последних лет потребовала расширения сферы действия групповых инструментов на смартфоны и планшеты, ибо люди теперь работают с данными на более разнообразных платформах, чем раньше. Это отвечает новым запросам пользователей, поскольку и сама мобильная аппаратура стала мощнее.

Alfresco с этой целью создала специальные средства для iOS-устройств, таких как iPad и iPhone. Их можно бесплатно загрузить из iTunes App Store фирмы Apple.

Пользователи Alfresco Mobile могут делать с помощью своих устройств аудио- и видеозаписи или фотографии и загружать на место хранения данных, добавляя собственные теги либо теги, разрешенные администратором группового сайта ПО Alfresco. Кроме того, можно редактировать документы при помощи мобильных приложений, например, пакета Apple iWork, DocsToGo или QuickOffice.

В целом Alfresco Team — хороший пакет инструментов совместной работы, который можно быстро развернуть для небольшой рабочей группы или пилотного проекта, но при желании легко расширить и для других потребностей. Он хорошо взаимодействует со средствами Alfresco Mobile для iOS, открывающими совершенно новые пути для записи и использования изображений и звука в бизнесе.

Предоставляя Alfresco Team самым маленьким фирмам и рабочим группам задаром, компания разбрасывает семена по ветру, однако им суждено упасть в благодатную почву.