BPM+ECM в российских вузах

Высокий интерес бизнеса к технологиям процессного управления (Business Process Management, BPM) и управления неструктурированным контентом (Enterprise Content Management, ECM) не остался незамеченным и российскими вузами — в ряде крупнейших из них появились кафедры, специализирующиеся на бизнес-аналитике в целом и BPM- и ECM-технологиях в частности. Причем технологии эти не только являются предметом обучения, но и становятся инструментом совершенствования внутренних процессов вузов.

Российским вузам в силу их многочисленности приходится конкурировать между собой как за студентов, так и за преподавательский состав. Поэтому многие всерьез задумываются об описании, совершенствовании и автоматизации своих внутренних процессов, небезосновательно полагая, что это позволит им повысить эффективность основной деятельности, а значит, и конкурентоспособность.

При этом вузам, начинающим проект по совершенствованию и автоматизации процессов, важно понимать, что правильное определение приоритетов позволяет грамотно сформировать перечень ключевых процессов. Для вузов таковыми являются следующие.

Управленческие процессы:

• формирование базового учебного плана, формирование учебных планов по специальностям и планирование потоков учебных групп;
• планирование объемов педагогической нагрузки сотрудников по кафедрам с учетом квалификации;
• формирование расписания учебного процесса и сетки занятий с учетом занятости преподавательского состава и ресурсов;
• планирование работы аттестационной и экзаменационной комиссий.

Основные процессы:

• методическое обеспечение обучения;
• прием студентов;
• исполнение учебных планов и расписания;
• контроль качества подготовки специалистов;
• научная работа и т. д.

Обеспечивающие процессы:

• управление персоналом;
• административно-хозяйственная деятельность;
• обеспечение безопасности;
• бухгалтерский учет;
• управление договорами и расчетами;
• управление финансами и т. д.

Далее ключевые процессы вуза целесообразно детализировать в виде графических схем, что позволит определить мероприятия по их оптимизации, а главное, сформировать требования к их дальнейшей автоматизации. Ведь само по себе описание процессов не позволит оптимизировать деятельность вуза — для этого необходимы инструменты, которые помогут закрепить усовершенствованные процессы, а также минимизировать движение бумажных документов.

Необходимо также учитывать, что для поддержания процесса “в хорошей форме” его нужно регулярно совершенствовать, устраняя “лишние” операции, например, с помощью горизонтального и вертикального сжатия. Суть такого подхода предельно проста. Горизонтальное сжатие предполагает общую минимизацию числа участников процесса, а вертикальное — исключение из него людей, занимающих высшие ступени управленческой иерархии. В результате удается существенно ускорить исполнение процессов (порою даже в разы!), а главное — снизить их стоимость. Многие оптимизационные мероприятия связаны не только с организационными решениями в процессе, но и с применением информационных технологий, которые позволяют зафиксировать процесс в определенных рамках и обеспечить его контролируемость.

Поскольку управление большинством вузов построено по образу и подобию госструктур, автоматизацию их деятельности зачастую следует начинать с внедрения наиболее востребованных инструментов, к числу которых, несомненно, можно отнести систему электронного документооборота. Между тем классический документооборот — существенная, но не основная часть внутренних процессов вуза. Основу их деятельности составляют специализированные процедуры, связанные с такими процессами, как формирование расписаний, планирование загрузки преподавателей и использования помещений, учет данных студентов (карты успеваемости, личные планы и др.), договорные отношения (со студентами, преподавательским составом) и многое другое. Перечисленные процессы требуют документационного сопровождения, причем довольно многообразного и регулярно обновляемого.

Этот огромный пласт задач лежит на стыке автоматизации двух технологий — управления процессами и управления контентом — и соответственно требует использования при автоматизации систем класса BPM и ECM. Можно ограничиться автоматизацией на основе BPM, возложив на данные решения контроль таких процессов, как прием студентов, планирование расписания. Однако при полномасштабной автоматизации на задачу нужно смотреть шире, имея в виду и возможности управления неструктурированным контентом. Задач для такого типа решений в вузах довольно много.

Когда все процессы описаны и оптимизированы, встает вопрос, как их реализовать в среде современных ИТ. И на помощь здесь как раз приходят BPM- и ECM-системы, позволяющие построить полноценную систему автоматизации вуза и поддержать такие процессы:

• управление расписаниями. В системе может быть реализовано ведение единой сетки занятий всего вуза, связанное с ресурсным фондом для бронирования помещений, с учетом загрузки преподавателей, с учебными планами групп;
• управление данными студенческого состава. Личные и групповые карты студентов, учебные планы, учет успеваемости и посещаемости, привязанные к системе контроля доступа;
• ведение договорной деятельности. Согласование, хранение и отслеживание сроков актуальности договоров с преподавательским составом, приглашенными лекторами, студентами, проходящими обучение на коммерческой основе;
• поддержка процедуры приема студентов. Учет заявлений, данных ЕГ, дополнительных испытаний, составление рейтингов и пр.

Заметим, что помимо этих ключевых процессов полноценное ECM-решение позволит автоматизировать и многие, возможно, не привязанные к четким регламентированным процессам стороны деятельности учебного заведения. Так, электронный архив может быть использован не только для хранения документации, связанной с организацией учебного процесса, но и для создания, скажем, частных хранилищ для учебных материалов по различным курсам, формируемых преподавателями и доступных студентам. А возможно, и для работы с оцифрованным вузовским библиотечным фондом.

Мобильный доступ к ECM-системе способствует существенному ускорению процессов согласования и визирования документов со стороны руководства вуза. Особенно ощутимо удобство мобильного доступа в периоды пиковой нагрузки системы, например, во время приема абитуриентов.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) даже в рамках одного вуза и его филиалов существенно сократит объем движения бумажных версий документов как минимум за счет перевода в электронный вид всего внутреннего документооборота.

Не менее полезными для вузов могут оказаться решения в области текстовой аналитики и управления знаниями:

• внутривузовские поисковые системы, обеспечивающие быстрый и релевантный поиск по массивам научно-технической информации, материалам НИОКР и учебных курсов, публикациям сотрудников и студентов вуза;
• системы антиплагиата, позволяющие находить факты заимствования и копирования в рефератах и курсовых работах недобросовестных студентов;
• системы поиска экспертов, которые автоматически строят профили компетенций и интересов научных сотрудников, преподавателей, аспирантов и других специалистов путем индексирования открытых публикаций, блогов, внутренней переписки по электронной почте;
• технологии краудсорсинга и построения экспертных сетей по различным предметным областям.

                                                                      ***

В последние годы в организациях различного масштаба очень быстро растет объем неструктурированной информации, которую нужно как-то использовать. Поэтому все более востребованными становятся технологии для анализа такой информации и оптимизации процессов взаимодействия между людьми. В качестве примера можно привести совместный проект Высшей школы экономики и компании “АйТи” по созданию высокотехнологичного производства кросс-платформенных систем обработки неструктурированной информации на основе свободного программного обеспечения, который выполняется в рамках гранта Минобрнауки РФ. Эти системы имеют современный эргономичный интерфейс и способны использовать различные базовые платформы для поиска данных, хранения документов, управления бизнес-процессами. Кроме того, в ходе проекта создается ряд сервисов для решения аналитических задач, например, таких, как реализация технологии поиска экспертов внутри организации.

СПЕЦПРОЕКТ