“Мурманское морское пароходство” объявило о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) и управления контентом CompanyMedia (разработчик — компания “ИнтерТраст”).
Отмечается, что в настоящее время СЭД функционирует на рабочих местах делопроизводителей, секретарей, менеджеров — около 80 сотрудников. В ближайшем будущем к системе будут подключены сотрудники юридической службы, а также руководство компании.
Основными задачами, поставленными перед исполнителями проекта внедрения системы, были:
- сокращение затрат на организацию документооборота;
- уменьшение трудоемкости и сокращение времени на обработку документов (на создание — за счет использования имеющихся шаблонов, на распространение их электронных версий средствами СЭД, на согласование, подписание и пр.);
- улучшение и ускорение взаимодействия сотрудников в ходе реализации бизнес-процессов компании;
- формирование единого информационного пространства предприятия за счет создания единого архива электронных документов компании в целях обеспечения оперативного и удобного доступа к необходимой корпоративной информации, опыту коллег;
- организация эффективной системы контроля исполнения поручений руководства и самоконтроля, используя сервисы напоминаний, оповещений и пр.
Поскольку сотрудники пароходства уже имели опыт работы с приложениями на платформе IBM Lotus Domino/Notes, на которой разработана СЭД CompanyMedia, внедрение системы, как утверждается, прошло довольно быстро и легко. Специалисты компании “ИнтерТраст” провели обследование существующих бизнес-процессов компании и предложили варианты их оптимизации за счет CompanyMedia, сконфигурировали и установили на рабочих местах сотрудников пароходства систему, запустили ее в опытную, а затем промышленную эксплуатацию, обучили работе с ней технический персонал (администраторов системы и инструкторов, которые в дальнейшем сами обучили остальных пользователей работе в СЭД).
