Каждый регион Российской Федерации сам определяет архитектуру “электронного правительства”. Несмотря на единую централизованную политику в плане перевода госуслуг в электронный вид, наличие показателей по информатизации субъектов, построение архитектуры и выбор большинства решений регионы осуществляют самостоятельно. Именно в этом проявляется системность мышления конкретных субъектов, умение правильно и эффективно организовать работу региональных чиновников за счет информационных систем, что в результате оказывает влияние на конкурентные преимущества региона.
Наше интервью с директором Департамента информатизации Правительства Тюменской области Александром Албычевым посвящено виденью инфраструктуры “электронного правительства” области, а также роли в этой инфраструктуре Единой межведомственной системы электронного документооборота.
Какие направления развития информатизации вы считаете ключевыми для построения современной Тюменской области?
Если начать с предыстории, то Департамент информатизации Тюменской области был создан в апреле 2010 г. Первым делом мы провели инвентаризацию существующих информационных систем и определили стратегические направления построения “электронного правительства” Тюменской области. Эти направления были сформированы исходя из целей, которые перед нами ставят губернатор области В. В. Якушев и федеральная власть.
В настоящее время мы обозначили для себя шесть ключевых направлений:
- Перевод госуслуг в электронный вид.
- Единая межведомственная система электронного документооборота (ЕМСЭД).
- Портал органов государственной власти Тюменской области.
- Ведомственные информационные системы.
- Защита персональных данных и информационная безопасность.
- Единое IP-VPN-пространство.
Для того чтобы организовать реальную работу граждан со всеми технологическими инструментами, которые мы для них создаем, действует программа губернатора по повышению компьютерной грамотности населения “Расширяя горизонты” и создается инфраструктура Универсальной электронной карты. Мы обратили внимание, что, несмотря на то, что инструменты уже готовы к работе, многие люди не готовы ими пользоваться либо оттого, что не хотят работать с компьютерной техникой, либо просто по незнанию. Поэтому мы уделяем особое внимание популяризации наших решений и обучению населения принципам работы с ними.
Как повлияла региональная специфика на выбор конкретных решений или архитектуры “электронного правительства”?
Если рассматривать органы исполнительной власти, то Правительство Тюменской области, как и многие другие регионы, характеризуется территориальной распределенностью. То есть налицо организационная проблема, связанная с перемещением документов, взаимодействием органов власти. Как следствие, это накладывает отпечаток на инфраструктуру, которую мы выстраиваем, и на выбор архитектуры конкретных решений. Что касается системы электронного документооборота, то ее развитие началось с 2007 г., но в то время из-за отсутствия сетей, объединяющих органы исполнительной власти, система строилась по распределенному принципу с локальными базами.
Соответственно, позже, в 2010 г., после появления государственной сети передачи данных, объединившей высокоскоростными каналами практически все органы власти Правительства области, мы стали технически подготовленными к тому, чтобы объединить эти базы в едином центре обработки данных. Осенью 2011 г. мы создали Единую межведомственную систему электронного документооборота, в которой работают все органы власти. Также к этой системе мы подключаем и муниципальные образования, не имеющие сегодня каких-либо СЭД.
Стоит обратить внимание на работу муниципальных образований и территориальных управлений федеральных органов власти. Муниципальные образования мы подключаем по двум схемам. Первая схема — это объединение несвязанных серверов, делается она тогда, когда в конкретном муниципальном образовании уже работает какая-либо система. На текущий момент СЭД внедрена в Тюменском муниципальном районе в Администрации города Ишима и Уватском муниципальном районе. В этом случае мы соединяем серверы по внутренним механизмам взаимодействия DIRECTUM — DICS (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services).
Что касается муниципальных образований, в которых нет системы электронного документооборота, то начиная с 2011 г. мы подключаем их к единому серверу DIRECTUM, который находится в ЦОДе Правительства Тюменской области.
Какое место заняла система в инфраструктуре “электронного правительства” Тюменской области?
Единая межведомственная система электронного документооборота занимает одну из ключевых позиций в нашей инфраструктуре “электронного правительства”. По сути это так называемая кровеносная система органов власти, которая обеспечивает функционирование в них ключевых процессов, таких как коммуникации внутри этих органов и между ними, контроль исполнения поручений руководителей, оперативный доступ к электронному хранилищу документов, работа с обращениями граждан, согласование нормативных документов и т. д.
Мы добились того, что система отвечает всем требованиям современных руководителей. У госслужащих есть сертификаты электронных подписей, есть возможность подключаться к системе через мобильные устройства — для этого существует веб-доступ.
Интересно ли для вас направление аутсорсинга работ? Используете ли вы аутсорсинг в своей практике?
Безусловно, все сделать своими силами очень сложно, да и не рентабельно держать дорогостоящих специалистов для задач, которые появляются не каждый день, гораздо эффективнее привлекать их на эти задачи периодически по мере возникающих потребностей. Так, у нас на сегодня практически все вопросы, связанные с текущей эксплуатацией ЕМСЭД, выполняют специалисты подведомственного Департаменту информатизации учреждения ГбУ “ЦИТТО”, а вопросы высокотехнологичные, связанные с программированием системы, ведет разработчик по сервисному контракту.
С какими сложностями вы сталкивались при реализации проекта и продолжаете сталкиваться сейчас? Что-то мешает вашим работам?
Первоначально сложности были связаны с отсутствием готовой современной инфраструктуры для работы всех органов исполнительной власти на территории г. Тюмени. Как я упоминал, это повлияло на первоочередную архитектуру Единой системы электронного документооборота. Вторая сложность — это масштабы проекта. В целом в органах исполнительной власти работает порядка 2300 человек. При таких объемах внедрения в любом случае возникают вопросы масштабирования системы до последнего исполнителя, обучения людей, поддержки, консультирования. Это серьезно влияет на загрузку как исполнителя, так и органа власти, отвечающего за внедрение такой системы. Стоит отметить и несовершенство или отсутствие нормативной базы, которая определяет порядок работы с документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, необходимо было учесть пожелания различных групп пользователей: это были представители аппарата губернатора с уже сложившейся производственной культурой и своими предложениями по работе системы, представители органов исполнительной власти со своим видением работы системы. Таким образом, необходимо было объединить мнения, понять все заинтересованные стороны, учесть важное, выработать решения по спорным вопросам, чтобы все могли безболезненно перейти к работе в единой системе.
Каковы масштабы работы ЕМСЭД Тюменской области: какие ведомства уже работают? Как будет осуществляться тиражирование? В какие сроки?
На текущий момент в СЭД работает 35 органов исполнительной власти, включая представительство Тюменской области в Москве. Также к системе подключены органы местного самоуправления, при этом часть из них работает в ЦОДе, расположенном в Тюмени. Это рабочее место позволяет им регистрировать входящие/исходящие документы, вести электронную переписку с органами исполнительной власти, с другими муниципальными образованиями и с аппаратом губернатора. Кроме того, есть органы власти, в которых СЭД внедрена вплоть до исполнителей, — это администрации Уватского муниципального района, Тюменского муниципального района, города Ишима. В этих трех муниципальных образованиях стоят свои серверы, которые через сервисы DIRECTUM работают с центральным сервисом ЕМСЭД. Таким образом, у них есть свой электронный документооборот и налажен обмен электронным документами с другими органами власти и другими муниципальными образованиями. Также к ЕМСЭД подключены Пенсионный фонд, Региональное учреждение безопасности ФСБ, МЧС и Центр специальной связи и информации ФСО. В скором времени будут подключены Территориальное управление ФНС, Тюменская областная дума, Территориальное управление Службы судебных приставов, Следственный комитет и Управление внутренних дел. Что касается тиражирования и дальнейшего развития системы, то здесь мы предполагаем развитие системы до последнего исполнителя в органах местного самоуправления, подключение подведомственных учреждений, а также подключение других учреждений, которым будет интересна работа в единой системе.
Работают ли у вас в системе первые лица области?
Разумеется. Мы изначально закладывали в систему решение управленческих задач и повышение эффективности работы руководителей органов власти, у нас для этого есть все необходимые инструменты. Для того чтобы упростить работу первых лиц в системе электронного документооборота, в течение 2011 г. нами было внедрено рабочее место для планшета iPad. За счет решения для iPad мы обеспечиваем простую и комфортную работу руководителей в системе электронного документооборота за счет простого и понятного интерфейса, адаптированного для пальцевой работы с планшетом. Кроме того, рабочее место руководителя на планшете iPad является офлайновым, то есть руководители могут работать не только со своего офисного рабочего места, но и находясь в командировках, в автомобиле, самолете, поезде, даже без наличия каналов интернет-связи. Как только появляется канал связи, все рассмотренные документы синхронизируются с сервером системы электронного документооборота и уходят по исполнителям, а новые документы загружаются на планшет для рассмотрения.
Какие задачи вы считаете перспективными с точки зрения дальнейшего развития ЕМСЭД Тюменской области?
Сейчас одной из перспективных задач мы считаем развитие юридически значимого электронного документооборота и исключение бумаги для определенных видов документов. Исходя из этого нами была проработана нормативная база и разработан проект Распоряжения Правительства Тюменской области, в котором определен порядок перехода на безбумажное документарное взаимодействие органов власти. В частности, мы анализировали Трудовой кодекс, закон об электронной подписи, приказ Росархива о перечне документов, с которыми можно работать в электронном виде, и другие документы. Соответственно сейчас мы определили перечень документов, работа с которыми возможна в электронном виде между органами исполнительной власти, между органами местного самоуправления. Таким образом, мы рассчитываем избавиться от бумаги при работе с проектами постановлений и распоряжений, плановыми и отчетными документами, документами по оперативным вопросам, при внутренней переписке между органами власти. Поток этих документов составляет значительную часть, то есть мы сокращаем трудозатраты, время, которые тратится на обработку этих документов, а также количество бумаги на столе.
Отдельным блоком вопросов можно выделить развитие инструментов для руководителя, то есть решение для iPad. Мы считаем, что в рамках внедрения СЭД мы можем охватывать новые процессы, которые близки к СЭД, — например, внедрение штрихкодирования, системы согласования договорных и тендерных документов перед их публикацией на сайте госзакупок. Также нам интересно внедрить решения по организации совещаний и заседаний, по согласованию командировок, заказу билетов, бронированию гостиниц и т. д. Следует отметить, что СЭД мы рассматриваем не только как систему делопроизводства для работы с входящими/исходящими/внутренними документами. Мы рассматриваем ее как ECM-систему, которая решает и околодокументарные задачи, связанные с хранением, учетом документов и поручений, организацией процессов взаимодействия между органами власти и между сотрудниками одного органа власти. Поэтому спектр этих решений гораздо более широкий.
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM
