В исполнительных органах государственной власти (ИОГВ) Республики Бурятия завершился второй этап проекта внедрения системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде на базе решения Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint). Над проектом совместно работали компании “Электронные Офисные Системы” (ЭОС) и “Офис-Док”.

Первый этап проекта стартовал в 2010 г., когда руководством заказчика было принято решение о модернизации существующей системы электронного документооборота, исходя из новых требований к системе и планов по предоставлению государственных услуг в электронном виде. Платформой для обновленной системы стал только что вышедший на тот момент Microsoft SharePoint Server 2010. В качестве прикладного решения было решено взять продукт компании ЭОС — EOS for SharePoint, полностью встроенный в платформу SharePoint 2010 и существенно расширяющий ее возможности.

В ходе подготовительных работ специалисты компании “Офис-Док” провели предпроектное обследование ИОГВ Республики Бурятия, изучили потребности заказчика и разработали техническое задание на модернизацию системы. Решение EOS for SharePoint полностью удовлетворяло всем компонентам, заложенным в техническое задание, и соответствовало всем требованиям к организации документооборота в российских органах государственной власти.

В ряде случаев потребовалась значительная доработка штатных возможностей SharePoint 2010. Например, построенная система поддерживает ведение раздельных картотек в одной базе данных, т. е. когда в каждом органе власти ведется своя картотека документов, но документ, зарегистрированный в картотеке одного министерства, может быть направлен сотрудникам другого министерства. Несложная, на первый взгляд, задача потребовала расширения штатных средств SharePoint 2010 в части обеспечения доступа к документам — появилась возможность выдачи индивидуальных прав доступа пользователей к документам из картотек других министерств.

Большая работа была проведена по адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей. Всего было разработано шесть видов интерфейса: для делопроизводителей, исполнителей, руководителей среднего звена, руководителей высшего звена, помощников руководителей высшего звена и контролеров. Благодаря этому интерфейс стал максимально “заточен” под выполнение функциональных обязанностей конкретной категории пользователей — под рукой есть все необходимое и нет ничего лишнего.

Было реализовано или усовершенствовано множество других, не менее важных функций: периодический (ежедневный, еженедельный, ежемесячный) контроль за исполнением документов, контроль исполнения в многопунктовых документах, полноценный атрибутный поиск, поточное сканирование документов, возможность для пользователя выбирать сертификат при подписании документов электронной цифровой подписью и т. д.

Автоматизация классических функций документационного обеспечения управления — важная, но не единственная задача, решенная в ходе реализации первого этапа. Также были начаты работы по переводу в электронную форму процессов оказания госуслуг в Республике Бурятия.

В частности, были автоматизированы такие функции, как регистрация заявок на оказание госуслуг, направление заявок на рассмотрение, собственно рассмотрение заявок, создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения заявок, мониторинг хода рассмотрения заявок, контроль исполнения заявок, ответ заявителю в электронной форме. Заявка на оказание госуслуги представляет собой регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами — документами заявителя. В карточке отражаются не только регистрационные данные, но и весь ход рассмотрения заявки.

По завершении первого этапа модернизации системы в Республике Бурятия было автоматизировано 280 рабочих мест, системой охвачено три органа государственной власти — администрации президента и правительства Республики Бурятия, министерство финансов и министерство имущественных и земельных отношений.

На втором этапе внедрения были доработаны и автоматизированы функции межведомственного обмена документами, добавлена возможность отслеживать маршруты движения документов с учетом раздельного хранения документов в ИОГВ (у каждого ИОГВ отдельная картотека), а также отслеживание внешней отправки, в том числе и по электронной почте. Теперь любое движение или изменение документов, резолюций или задач, подготовка и согласование исходящих и внутренних документов производится с обязательным использованием ЭЦП, что позволило организовать полноценный юридически значимый документооборот, а в дальнейшем поможет полностью избавиться от работы с бумажными документами.

Кроме того, были доработаны функции замещения должностей при отсутствии сотрудников на рабочем месте, атрибутный поиск и функция автоматического создания поручений из шаблона. Пользователи получили возможность создания проектов документов непосредственно из задач. За счет настройки удобных механизмов визуализации поручений и задач, создания дополнительных журналов в карточке было повышено удобство работы пользователей. Также был разработан целый ряд специализированных отчетных форм, позволяющих получать оперативную информацию о ходе исполнения документов и поручений.

Другой важнейшей задачей второго этапа являлось продолжение работ по созданию подсистемы оказания госуслуг в электронном виде, включая автоматизацию прохождения заявок на оказание госуслуг. В системе был реализован ряд уникальных для СЭД возможностей, в том числе прямая интеграция с “Единым порталом государственных и муниципальных услуг”. Были созданы процессы автоматического получения и регистрации заявок с Единого портала, дальнейшего направления их на рассмотрение. Система обеспечивает обмен документами с Единым порталом в режиме реального времени, полностью автоматизируя процесс получения заявок на оказание услуг, а также обновления статуса их исполнения.

Также в ходе выполнения второго этапа была обеспечена возможность интеграции подсистемы оказания госуслуг с другими системами ИОГВ, оптимизированы процессы оказания госуслуг. Разработаны механизмы, позволяющие получать необходимую информацию для рассмотрения из других ведомств — это сервисы создания запросов через систему межведомственного электронного взаимодействия. За счет интеграции с Единым порталом минимизировано личное взаимодействие заявителя с ИОГВ Республики Бурятия.

Кроме того, в подсистеме оказания госуслуг в электронном виде был реализован универсальный инструментарий, который позволяет в короткие сроки переводить оказание госуслуг в электронный вид. С его помощью стало возможным добавление в подсистему новой услуги, независимо от регламента ее оказания, через выполнение штатных процедур, предусмотренных интерфейсом системы. Эта процедура может осуществляться любым пользователем системы в штате заказчика, прошедшим подготовку и имеющим соответствующие полномочия. Таким образом, исключается необходимость выполнения дополнительной программной разработки для каждой конкретной госуслуги силами подрядчика и связанных с этим длительных этапов проведения обследования, написания технического задания, программирования процессов и интерфейсных форм, тестирования и т. д.

В совокупности данные возможности существенно увеличивают эффективность предоставления госуслуг населению, а также повышают их качество.

В рамках второго этапа было дополнительно автоматизировано 700 рабочих мест. Таким образом, к настоящему моменту общее количество автоматизированных рабочих мест составляет около 1000, системой охвачено 80% ИОГВ Республики Бурятия.

Благодаря реализации системы на единой базе данных и единой платформе SharePoint 2010 удалось избежать проблем, связанных с межведомственным взаимодействием различных органов государственной власти при оказании государственных услуг. SharePoint 2010 зарекомендовал себя как гибкий и удобный инструмент для реализации разного рода задач при наличии у подрядчика соответствующего опыта, глубокого знания предметной области и специфики документооборота в органах государственной власти, а также наличия квалифицированных кадров для разработок на платформе SharePoint.

В дальнейших планах заказчика — оптимизация работы пользователей за счет ввода регламентов, тиражирование системы на остальные органы государственной власти Республики Бурятия, организация электронного согласования нормативно-правовых актов, осуществление централизованного контроля и полный переход на электронный документооборот без использования бумажных носителей, перевод оказания всех госуслуг в электронный вид.

Все работы на объектах заказчика по обследованию, постановке задачи для разработчика, установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей выполнялись специалистами компании “Офис-Док” (Санкт-Петербург). Компания “Офис-Док” — “Золотой партнер” ЭОС — создана в 2001 г. Компания ежегодно на протяжении последних пяти лет отмечается дипломами “Лучший партнер ЭОС”. “Офис-Док” осуществляет внедрения решения вендора по всей территории России. На сегодняшний день в активе компании 10 внедрений системы EOS for SharePoint. ИОГВ Республики Бурятия сотрудничают с компанией “Офис-Док” с 2003 г., когда компания была выбрана в качестве подрядчика на внедрение системы электронного документооборота и ее дальнейшей поддержки.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ЭОС