Возглавив компанию “Логика бизнеса 2.0”, которая объединила всё направление средств ECM (управление корпоративным контентом) группы компаний АйТи”, ее генеральный директор
Какова степень актуальности задач ECM для российских предприятий?
Мне кажется, что уже сама постановка вопроса подразумевает почти однозначный ответ: актуальность этой тематики постоянно повышается. Разумеется, речь идет о некоторой усредненной тенденции, для каждой конкретной компании значимость проблематики ECM различна. Основная же идея заключается в том, что задачи управления отдельными категориями документов (например, организационно-распорядительными) неизменно — хотя опять же для одних предприятий в большей степени, для других в меньшей — перерастают в необходимость комплексного управления всеми информационными ресурсами организации. Информация реально превращается в один из основных активов любой компании, в том числе и казалось бы чисто производственной.
Какова роль моделей зрелости в плане продвижения идей ECM?
Без использования таких моделей просто нельзя сформировать для себя понимания, что такое ECM и, главное, какой эффект оно может дать организации. Невозможно выстроить ECM-стратегию для данного конкретного предприятия, обосновать необходимые инвестиции, сформировать методику оценки эффективности затрачиваемых на это дело усилий без предварительной оценки степени ECM-зрелости. Согласитесь, что любой проект должен начинаться с предпроектного обследования.
Модель зрелости позволяет создать Road Map — дорожную карту, выработать стратегию, в соответствии с которой организация будет двигаться к совершенству в области управления корпоративным контентом. При этом нужно понимать, что речь должна идти о достаточно долгосрочной перспективе, наверное, нужно ориентироваться на 7—10 лет. Прохождение же каждого этапа зрелости занимает иногда несколько лет, в течение которых идет развитие организации в направлении ЕСМ и связанных технологий.
Компании должны четко понимать, что прохождение каждого уровня и переход на следующий требует определенных, порой довольно значительных усилий и инвестиций. Но нужно отдавать себе отчет в том, что отнюдь не каждое предприятие должно выходить на высший уровень зрелости. Каждой компании нужно определить оптимальный для себя уровень с учетом собственной специфики. Более того, необходимость продвижения вперед нужно постоянно обосновывать, чтобы затрачиваемые усилия и ресурсы оправдывались. И если посчитать затраты на проект довольно просто, то оценить экономический эффект от этих затрат крайне сложно, это далеко не всегда делается с помощью простых арифметических операций на уровне бухучета.
Что представляет собой предлагаемая вами модель зрелости?
Модели зрелости традиционно содержат от четырех до шести уровней. Для ECM-сферы имеется несколько вариантов моделей (от разных аналитических компаний). Наиболее популярна модель Gartner. Именно ее, но в несколько адаптированном для России варианте, предлагаем и мы. Согласно данной методологии, существует шесть степеней зрелости, каждая из которых имеет четкие критерии и конкретные рекомендации по дальнейшим шагам развития системы управления корпоративным контентом.
Стартовый, нулевой уровень мы назвали “несуществующим”. В английском варианте часто используется термин ad-hoc, который можно интерпретировать как “решение проблем по мере их появления”. Характерной чертой тут является или незнание самого термина ECM, или непонимание его смысла. Но именно на этом уровне у компании появляются расширенные требования к управлению файлами и архивами, что заставляет ее задуматься об ECM.
Далее следует “начальный” уровень, на котором закладываются основы ECM. Он характеризуется значительным ростом объема контента в организации, внедрением базовых сервисов для работы с контентом и расширенным использованием технологий управления контентом. Потом организация переходит на “развивающийся” уровень, где формируются механизмы управления контентом. На этом этапе выполняется разработка архитектуры ECM, но самое главное — происходит изменение позиционирования самой темы в деятельности предприятия в целом. Это выражается, в частности, в получении некоторых обязательств со стороны бизнес-подразделений, а затем — в получении гарантий на спонсорство от руководства организации.
Следующий уровень — “определенный” — отмечен процессами интеграции и объединения, в том числе существующих ECM-платформ и соответствующих репозиториев, а также контента и бизнес-процессов. Затем компания переходит на “управляемый уровень”, на котором формируется единое видение всей ECM-проблематики, создается центр ECM-компетенций, разрабатывается стратегия в области ECM и план (дорожная карта) ее реализации. Наконец, пятый, высший уровень — “оптимизированный”, когда выработанная ранее стратегия реализуется: выбираются и внедряются новые контент-ориентированные приложения, способствующие развитию бизнеса компании.
Но процесс развития ECM в компании на этом не завершается. Компания должна искать, как и где внедрение инновационных технологий может принести улучшения и повысить эффективность бизнеса, делая фокус на достижении целей и получении преимуществ в основной деятельности компании. Дальнейшее развитие ИТ в компании нужно описывать какими-то другими моделями зрелости. Когда это будет актуально для рынка, такие рекомендации обязательно появятся.
Как производится оценка уровней ECM-зрелости? На основе каких показателей?
Мы используем пять основных групп факторов:
- соответствие целям бизнеса — анализ взаимосвязей между управлением контентом и приоритетами компании, а также операциями, критичными для достижения целей бизнеса;
- сотрудники и организация — спонсорство на уровне высшего руководства для инициатив в области ЕСМ, уровень управления проектами, проведение тренингов и гарантированная поддержка сотрудников;
- управление — формирование политики, организация процессов и определение ролей для управления контентом в рамках его жизненного цикла;
- бизнес-процессы — интеграция управления контентом с наиболее критичными бизнес-процессами:
- технологии — программные платформы, приложения и инфраструктура, которые должны позволять управлять контентом и бизнес-процессами.
Как можно в тезисном варианте сформулировать ваши основные рекомендации по проведению анализа уровней зрелости, по формированию и реализации ECM-стратегии?
Очень кратко можно дать такие советы:
- необходимо связать проект по ЕСМ с целями бизнеса, проект по ЕСМ не должен рассматриваться как чисто ИТ-проект;
- надо описать и проанализировать архитектуру организации, чтобы определить, как ЕСМ-решение будет поддерживать текущие и будущие потребности в управлении информационными потоками;
- провести инвентаризацию контента, определить, какой контент существует в компании и как он используется;
- провести оценку уровня зрелости компании с точки зрения управления контентом. Это нужно не только для того, чтобы определить точку отсчёта для будущих действий, но и чтобы сформулировать критические показатели успеха для первых этапов проекта по внедрению ЕСМ, оптимизировать бюджет в соответствии со специфическими потребностями предприятия;
- разработать план развития компании (в долгосрочной и среднесрочной перспективе) по управлению корпоративным контентом;
- развитие ЕСМ может рассматриваться в виде нескольких тактических проектов, для каждого из которых должны быть чётко определены цели, результаты и выгоды для бизнеса и которые бы работали на долгосрочную стратегию.
Подробнее об этой методологии можно будет узнать на форуме “Миссия выполнима 2012”, который состоится 20 июня в Москве.
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ “ЛОГИКА БИЗНЕСА 2.0”
