Компании ABBYY и Avis Expert объявили об успешном завершении внедрения единого электронного архива первичной бухгалтерской документации в дистрибьюторской компании OCS. Решение включает две составляющие — систему потокового ввода документов на платформе ABBYY FlexiCapture и электронный архив на платформе DIRECTUM. Сообщается, что в настоящее время в OCS с помощью данного решения ежемесячно обрабатывается до 180 тыс. документов.
Особенностью дистрибьюторского бизнеса OCS является наличие большого количества хозяйственных операций и, как следствие, работа с огромным потоком финансовых документов — до 6000 комплектов в день. В компании столкнулись с проблемой, когда хранить и искать многочисленные документы, а также готовиться к налоговым проверкам без использования специализированной системы стало крайне сложно. Так было принято решение внедрить единый электронный архив, в связи с чем потребовалось также автоматизировать ввод в этот архив первичных финансовых документов.
Теперь все документы, поступающие в офисы или на склады компании, обязательно сканируются и после этого пакетами пересылаются в головной офис. ABBYY Recognition Server автоматически сортирует документы по видам, контролирует целостность каждого из них, объединяет страницы в документы с учетом их корректной последовательности и после этого импортирует изображение в электронный архив, при этом из финансово-учетной системы вводятся реквизиты. Документы, впервые поступившие в компанию, обрабатываются ABBYY FlexiCapture. Система производит полнотекстовое распознавание и извлечение атрибутов из электронного скан-образа. В карточку каждого документа автоматически записываются его реквизиты и информация о месте и времени сканирования, а также номер пакета, в котором он передается в головной офис. Это позволяет своевременно обнаружить потери документов при пересылке.
