В начале 2010-го, в ОАО “ТНК-Нягань” встал вопрос о радикальном обновлении используемой системы электронного документооборота (СЭД), и в результате анализа ситуации было принято решение о переходе на систему DIRECTUM.

“ТНК-Нягань” входит в группу предприятий разработки и добычи компании ТНК-BP. Предприятие было создано 30 лет назад для освоения нефтяных месторождений Западной Сибири. В последние десять лет компания постоянно наращивает объемы добычи нефти и газа на трех нефтяных месторождениях: Ем-Ёговском, Талинском и Каменном (западная часть), образующих Красноленинский свод. При этом значительная часть ее деятельности связана с решением задач охраны окружающей среды. В компании трудится около 1500 человек, из которых почти половина — это управленческо-офисный аппарат.

Комментируя причины, которые потребовали реализацию нового СЭД-проекта, главный специалист по развитию информационных технологий бизнеса ИТ-отдела “ТНК-Нягань” Игорь Горбунов назвал в первую очередь возникшие тогда проблемы с производительностью существовавшей СЭД в условиях постоянно возраставшей нагрузки на систему по числу подключенных пользователей и объему обрабатываемых документов. При этом он отметил важный момент: причиной такой ситуации проблема состояла не столько в самом ИТ-решении (использовалась одна из промышленных тиражных разработок), сколько в том, как оно развивалось в ходе эксплуатации самим заказчиком в течение долгого времени, в том числе в условиях довольного длительного периода организационных преобразований в компании (включая процессы слияния) на рубеже столетий. Система регулярно дописывалась, изменялась функционально, причем порой это делалось в оперативном порядке, когда сроки решения проблем казались более важными, чем качество реализации. В результате используемая СЭД сильно “ушла” в сторону от стандарта базового решения и вошла в слабо управляемый режим эксплуатации. В какой-то момент стало понятно, что ее лучше заменить на новую систему, чем пытаться модернизировать то, что есть. Выбор системы DIRECTUM в этой ситуации был предопределен: это решение давно и хорошо известно в ТНК-BP, широко используется для построения электронного документооборота и взаимодействия между предприятиями холдинга и признано корпоративным стандартом для блока предприятий переработки и торговли нефтепродуктами. Исполнитель проекта определялся в рамках тендера, им стали специалисты отдела внедрения компании DIRECTUM.

Первый этап проекта стартовал в ноябре 2010 г. В течение пяти месяцев шли работы по внедрению базового функционала DIRECTUM, бизнес-решения “Классическое делопроизводство”, а также автоматизация ряда дополнительных процессов. Весь этот функционал был реализован в исторической СЭД, поэтому в рамках первого этапа автоматизированные процессы переносились на другой программный продукт. DIRECTUM кардинально отличалась по принципам работы от предыдущей системы, что усложнило процесс внедрения, так как пользователям приходилось учиться работать в новой системе, забывая привычки работы в предыдущей.

В рамках второго этапа проекта, который начался в августе 2011 г., специалисты компании DIRECTUM приступили к внедрению бизнес-решения “Управление договорами”, позволившего автоматизировать договорную работу согласно принятой во всем холдинге нормативной базе контрактования.

Игорь Горбунов отметил, что одной из основных задач проекта была автоматизация такого сложного бизнес-процесса, как договорная работа. Нужно было добиться сокращения трудозатрат и времени в процессе согласования и визирования договорных документов. При этом требовалось повысить производительность системы при сохранении имеющегося объема автоматизированных процессов канцелярии.

Ключевыми требованиями к проекту были: быстродействие системы, в том числе при работе с большими объемами данных (в техзадании были указаны конкретные контрольные показатели, которым должна соответствовать система), реализация жестких типовых маршрутов для типовых процессов (чтобы у сотрудника не было возможности отклониться от нужного направления), минимизация действий пользователя при работе в системе.

Работа в новой системе несколько отличалась от работы в ранее действовавшей СЭД. В DIRECTUM использовались гибкие схемы маршрутизации, определяемые самим сотрудником, виделись потенциальные проблемы с идентификацией исполнителей (это вызывало сомнения у службы безопасности). Свобода действий поначалу смущала, заказчик потребовал от исполнителя решить все подобные вопросы, в том числе минимизировать возможности управления процессами со стороны конечных пользователей. Было указано уменьшить количество заполняемых полей (в результате внутренние и исходящие регистрационно-контрольные стали создавать автоматически в рамках типовых маршрутов) и действий в системе. Большинство этих вопросов было решено еще на первом этапе проекта, поэтому внедрение системы при автоматизации работы с договорами шло проще.

Задачи внедрения бизнес-решений “Классическое делопроизводство” и “Управление договорами” являются достаточно характерными для ИТ-проектов, и потому их реализация выглядит порой со стороны рутинным делом. Но Игорь Горбунов заметил, что все обстоит не так просто, как кажется. Как правило, в крупных, территориально распределенных компаниях эти процессы сложны, охватывают практически все подразделения с собственной спецификой, которую необходимо учитывать.

“Основная сложность была в привычке к старой системе, много времени уходило на объяснение, как сделать в DIRECTUM то, что раньше делали в привычном режиме, — рассказал ИТ-специалист заказчика. — Мы показали пользователям новые возможности решения, в частности папки поиска, настройки рабочего места для каждого делопроизводителя, функцию смены стадии жизненного цикла документа для отображения в проводнике разными цветами документов в разных состояниях. В результате удалось убедить пользователей в удобстве новой системы. При этом в ней мы реализовали многие операции “как было раньше”, переработав некоторые из них. Например, для сохранения преемственности в карточку электронных документов в DIRECTUM добавили поле “Журнал”. Исходя из требования уменьшить количество заполняемых полей, была пересмотрена регистрационно-контрольная карточка, в ней оставили минимально необходимый набор полей. Для рассмотрения входящих документов адресатами — руководителями структурных подразделений был разработан типовой маршрут “Рассмотрение входящего документа”. В канцелярии встретились с таким явлением, как фиксирование пакетов почтовых отправлений, когда вся отправленная за день корреспонденция сводится в единый перечень. В результате был реализован справочник для хранения информации о пакетах почтовых отправлений за день и сценарий для удобного формирования таких пакетов”.

Внедрение управления договорами было также совсем не типовым. Было решено инсталлировать шаблонное решение, разработанное для “ТНК-ВР Самотлорнефтегаз”. Оно представляет собой огромный справочник договоров с четырьмя закладками и более чем 50 полями на карточке и отчеты, которые отвечают требованиям нормативной базе контрактования ТНК-BP. “Один отчет FC-01 впечатляет своими масштабами. Для “ТНК-Нягань” настраивались свои типовые маршруты, учитывающие специфику согласования договоров и дополнительных соглашений в этой дочке ТНК”, — отметил Игорь Горбунов.

Одной из важных составляющих проекта было обучение пользователей, которое проводилось в офисах “ТНК-Нягань” объединенными силами исполнителя и аутсорсинговой компании “ТБ-Информ”, которая занимается технической поддержкой ТНК-ВР. Курсы по базовым принципам работы с системой прошли около 300 специалистов, около 20 сотрудников, отвечающих за делопроизводство, обучались работе с бизнес-решением “Классическое делопроизводство”, примерно 100 человек изучили блок “Управление договорами”.

Подводя итоги реализации данного проекта, Игорь Горбунов отметил, что наиболее серьезные проблемы на ранних этапах проекта были связаны с наличием у ключевых бизнес-пользователей привычек в отношении СЭД. Зачастую было сложно “сдвинуть” устоявшееся мнение пользователей о том, как должна функционировать система. Иногда это мешало качественной постановке задачи, не позволяло должным образом сконцентрироваться на том, что действительно важно. В процессе реализации проекта, с проведением обучения и приобретением пользователями опыта работы с DIRECTUM подобные вопросы снимались.

“По результатам внедрения системы нам удалось перейти к электронному визированию договоров и договорных документов и автоматизировать формирование отчетности в процессе договорной работы, — сказал Игорь Горбунов. — Наряду с этим мы привели СЭД на предприятии в соответствие с корпоративными стандартами. Получили более быстродействующую платформу с широкими возможностями по автоматизации документооборота и деловых процессов. Считаем, что наши основные задачи выполнены. На этапе тестовой работы проводилось тестирование системы (время открытия карточки справочника в DIRECTUM, время регистрации документа и пр.). Бизнес-заказчики убедились, что задача повышения производительности и быстродействия системы в целом была успешно решена. Основная масса документов обрабатывается в электронном виде. В бумажном виде хранятся только входящие документы (в таком виде они приходят и рассматриваются высшим руководством, но исполнение идет по электронным документам), организационно-распорядительный документооборот (оформление, согласование и рассылка на ознакомление в электронном виде, утверждение высшим руководством — в бумажном виде), договорные документы (согласование в электронном виде, в бумаге документы появляются только перед подписанием генеральным директором и отправкой контрагенту).

Сегодня в системе зарегистрировано 650 пользователей, в том числе высшее руководство. По оценкам ИТ-отдела заказчика, за год эксплуатации бизнес-решения “Классическое делопроизводство” было зарегистрировано около 23 тыс. входящих и 19 тыс. исходящих регистрационно-контрольных карточек. За этот же период в системе было обработано около 2000 договоров и допсоглашений к ним. Впрочем, тут нужно сказать, что для договорной работы характерна определенная сезонность: большинство контрактов заключается в конце года и в этот же период имеет место значительная нагрузка на систему при массовом старте задач по согласованию договоров.

В рамках проекта внедрения также реализована задача интеграции DIRECTUM с учетной системой SAP. С помощью типового коннектора из набора средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset) обеспечена синхронизация основных справочников предприятия.

Надежность и безопасность работы системы обеспечиваются стандартными средствами: аутентификация пользователей, разграничение прав доступа на уровне отдельных объектов и документов, регулярное резервное копирование баз данных. В планах развития системы намечена организация файловых хранилищ и перенос в них документов прошлых периодов.

По мнению заказчика, в результате внедрения DIRECTUM в “ТНК-Нягань” значительно сократилось время коллективной работы над документами, взаимодействие на предприятии перешло на качественно новый уровень в полном соответствии с бизнес-культурой холдинга ТНК-BP. Наряду с внедрением распределенных хранилищ контента (DIRECTUM Storage Services) рассматривается возможность использования решения iDecide, которое позволяет работать руководителям с системой через iPad.