В компании «Восточная Техника» успешно завершен проект по автоматизации арендного бизнеса, реализованный совместно со специалистами консалтинговой компании Columbus. В рамках данного проекта был выполнен перевод действующей ERP-системы на версию Microsoft Dynamics AX 2009.
В связи с увеличением парка аренды «Восточная техника» решила перейти на специализированную систему, чтобы оптимизировать весь цикл управления арендными отношениями, обеспечить прозрачную калькуляцию стоимости аренды машин и упростить формирование управленческой отчетности. Руководство компании рассмотрело несколько готовых решений, успешно используемых другими дилерами Caterpillar, и признало оптимальным вариантом разработкурешения на базе функционала Microsoft Dynamics AX 2009.
Учет всех требований заказчика к решению для управления арендой, отраслевая экспертиза специалистов и многолетний успешный опыт сотрудничества в реализации других ИТ-проектов стали неоспоримыми аргументами в пользу консалтинговой компании Columbus. Проект перехода с прежней версии ERP-системы Microsoft Dynamics AX 4.0 на 2009 стартовал в компании «Восточная Техника» в октябре прошлого года. Одновременно с этим проектная команда приступила к разработке модуля для управления арендным бизнесом, и уже в апреле 2012 года запустила его в промышленную эксплуатацию. Еще около месяца ушло на отладку решения и реализацию дополнительных требований по автоматизации процедур аренды с последующим выкупом машин. По итогам проекта количество пользователей, одновременно работающих в новой системе, увеличилось до 150 человек.
Решение, развернутое Columbus на Microsoft Dynamics AX 2009, предлагает полный спектр функциональных возможностей для ведения арендного бизнеса, помогая специалистам «Восточной Техники» осуществлять учет договоров аренды, планировать затраты и взаиморасчеты с клиентами. В рамках проекта организована единая нормативно-справочная база, в которой учитываются данные по объектам аренды и сервисного обслуживания, необходимые для оперативного формирования предложений по аренде и контроля их исполнения. В справочниках содержатся серийные номера машин, их описание, текущее местонахождение, возможные сроки аренды, история заказов, нарядов на ремонт и технические осмотры, сведения о простоях и списаниях и многое другое. Решение Columbus предусматривает разделение прав доступа к данным по подразделениям компании и должностным обязанностям пользователей.
«За счёт нового модуля специалисты коммерческого департамента „Восточной Техники“ приобрели комплексные возможности для планирования арендного цикла и резервирования машин исходя из графика их доступности на сроки, указанные в клиентском предложении. Решение Columbus предоставляет гибкие механизмы для расчета стоимости аренды и дополнительных затрат, включая цену аренды, амортизационные начисления в зависимости от условий эксплуатации машин, резерв под предстоящие ремонты, а также учет заплаты операторов. В обновленной системе учитываются данные как по арендуемым машинам, в том числе с их последующим выкупом, так и данные по парку новой техники», — рассказала Елена Карпуничева, директор по развитию бизнеса Columbus.
Модуль управления арендным бизнесом, созданный Columbus на базе Microsoft Dynamics AX 2009, упростил процессы ведения и контроля взаиморасчетов с клиентами. Для этого в системе предусмотрены генерации и печати сопроводительных документов (счетов, актов и иной документации). На основе данных счетов-фактур в системе учитывается время простоев ареццндуемой техники за указанный период.
Решение Columbus тесно интегрировано с блоком «Основные средства» Microsoft Dynamics AX 2009 и модулем сервисного обслуживания (это готовое решение Columbus было внедрено в «Восточной Технике» в 2010 году). Таким образом, функционал системы позволяет создавать заявки на техническое сопровождение и ремонт объекта аренды компании «Восточная Техника» с учетом сведений по плановым и фактически отработанным машиной часам, координировать процесс закупки запчастей и комплектующих.
Благодаря переходу на новое решение на платформе Microsoft Dynamics AX 2009 пользователи системы приобрели мощный, гибкий и удобный инструментарий для подготовки управленческой отчетности. С его помощью «Восточная Техника» получает оперативные сведения по клиентам, объектам аренды с указанием финансовой и временной утилизации, текущим и израсходованным резервам, фактическим продажам, заключенным договорам, затратам и выручке.
В результате проекта компании «Восточная Техника» удалось обеспечить более эффективную, управляемую и прозрачную работу сотрудников в части ведения арендного бизнеса. Расширенные возможности модуля, разработанного специалистами Columbus, позволили руководству компании получать целостные и точные сведения о состоянии и стоимости парка арендуемых машин, упростить взаимодействие с действующими и потенциальными клиентам, а также оперативно управлять финансовыми потоками компании.
