В конце 2010 г. руководство ОАО “Кордиант” утвердило план реализации проекта по выводу функций ведения бухгалтерского и налогового учета в общий центр обслуживания (ОЦО). Цель проекта — повышение эффективности выполнения данных операций в этой крупной географически распределенной организации. Ведь “Кордиант” (прежнее название “Сибур-Русские Шины”) — это крупнейший производитель шин в Центральной и Восточной Европе, входящий в двадцатку крупнейших компаний мировой шинной отрасли. В состав холдинга входят четыре завода и пять филиалов в различных городах России. Сеть из 150 дистрибьюторов обеспечивает представительство продукции “Кордианта” во всех регионах России и на зарубежном рынке. ОЦО было решено сформировать в городе Волжский (Волгоградская область), где находится один из крупных заводов “Кордианта”, соответственно за реализацию ИТ-проекта отвечало ИТ-подразделение местного филиала.

До реализации данного проекта все первичные финансовые документы обрабатывались локальными подразделениями бухгалтерии, скан-образы документов хранились в локальном файловом архиве (без возможности их быстрой обработки в случае, например, проведения проверок по запросам контролирующих органов). Теперь же нужно было реализовать схему централизованной автоматизированной обработки первичных документов в ОЦО, повысив при этом контроль за их поступлением и скорость обработки и обеспечив нужный уровень надежности хранения документов. Решение такой задачи требовало создания аппаратно-программного комплекса “Электронный архив”, который должен был выполнять функции информационного взаимодействия территориально распределенных бизнес-подразделений и оперативного отдела, а также надежного подтверждения фактов хозяйственной деятельности всего холдинга.

“Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, которая сформулировала требования к электронному архиву, а также описала основные процессы ввода в учётные системы информации о хозяйственных операциях и обработки первичных документов при их передаче в электронный архив, включая порядок работы в системе при возникновении ошибок и технических неполадок, — рассказал директор по ИТ волжского филиала “Кордиант” Сергей Гредников. — Уже в апреле 2011 г. было выбрано базовое ПО и определен исполнитель работ. Нужно сказать, что решение о реализации проекта принималось на высшем уровне руководства компании, оно же постоянно контролировало ход его выполнения, утверждая при этом ключевые решения”.

В качестве возможных вариантов реализации проекта рассматривался целый ряд представленных на рынке тиражных решений, в том числе SAPERION, STOR-M, DocsVision, ReDocs и “1С:Документооборот”. В результате была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM, так как она уже имела готовое референтное решение с использованием технологии штрих-кодирования первичных документов, которое можно было с минимальными доработками использовать в данном проекте. Возможности системы были проверены с помощью нагрузочного тестирования в максимально приближенных к реальным условиях. Исполнителем среди других потенциальных претендентов была выбрана волгоградская компания “КСЕОН”, которая в последующем успешно выполнила весь комплекс работ по внедрению (включая доработку ПО, развертывание решения и обучение персонала) и опытной эксплуатации системы, а затем приступила к ее сопровождению на стадии промышленной эксплуатации.

Реализация проекта осуществлялась поэтапно по подразделениям холдинга. На первом этапе было выполнено собственно создание единого электронного архива со всеми необходимыми доработками и его внедрение (в течение июня 2011 г.) в екатеринбургском, волжском и омском филиалах компании, после чего началась опытная эксплуатация системы. На втором этапе работ, с 1 июля 2011 г., к уже запущенной системе электронного архива был подключен петербургский филиал, а затем с 1 сентября ярославский. В целом сформированный ОЦО уже в августе 2011 г. стал проводить все бухгалтерские операции холдинга на основе электронных образов первичных документов, а система электронного архива в полном объеме по всем регионам была готова к сдаче в промышленную эксплуатацию к 1 декабря 2011 г.

Проект был выполнен точно в намеченные, достаточно сжатые, сроки. “Конечно, возникали проблемы, но они носили в основном организационный характер в рамках перераспределения функций участников реструктуризированного бизнес-процесса, — продолжил рассказ Сергей Гредников. — Можно отметить только один случай технического характера, связанный с обработкой цветных копий документов очень большого объема. В результате мы еще на первом этапе проекта столкнулись с двумя проблемами: большая загрузка памяти сервера (вплоть до частичной остановки системы) и большой объем передаваемых данных от удаленных филиалов. Но они были тогда же оперативно решены специалистами “КСЕОН” совместно с разработчиками компании DIRECTUM. Надо также сказать, что многие стандартные функции базовой СЭД специалисты DIRECTUM дорабатывали и улучшали по нашим запросам, причем вопросы часто решались в режиме реального времени, в процессе живой работы пользователей с системой, обновления устанавливались в ночные перерывы, с учетом разницы во времени в регионах. Такая оперативность была очень важна и в чисто психологическом аспекте: наши пользователи видели оперативную реакцию на возникающие проблемы, наблюдали ,как система становилась лучше и комфортнее. С гордостью можем сказать, что текущий релиз Directum 4.8. имеет массу предложенных нами улучшений и оптимизаций”.

В целом созданный электронный архив реализован на основе базового функционала системы DIRECTUM с использованием ее служб DCTS (захват и преобразование бумажных документов) и DICS (взаимодействие нескольких систем DIRECTUM). Весь этот комплекс взаимодействует с прикладными решениями “1С:Предприятия 8.1” и системой “Парус”, а также интегрирован с приложениями Microsoft Office и OpenOffice. В качестве оборудования используются сервер центрального архива (Intel Xeon 5645x2, ОЗУ 32 Гб, HDD 900 Гб для SQL, HDD 10 Tб для файлового хранилища), серверы архивов в филиалах (Intel Xeon 5630x1, ОЗУ 18 Гб, HDD 2 Тб), сканеры штрихкода (Metrologic MS9520 Voyager и Metrologic MS9535 Voyager BT), документационные сканеры Canon SF 300, а также принтеры штрихкодов Zebra. По состоянию на август 2012 г. (по истечении года после начала работы ОЦО) в центральном архиве хранятся электронные образы более 290 тыс. документов общим объемом 294,5 Гб. В течение ближайших пяти лет прогнозируется выход на показатели в 4,5 млн. документов с общим объемом около 8 Tб.

Однако тут нужно отметить, что нынешнее решение обеспечивает работу с электронными копиями первичных бухгалтерских документов, оригиналы которых пока представлены лишь в бумажном виде. Методолог департамента бухгалтерии ОАО “Кордиант” Денис Макушев пояснил этот аспект проекта: “Мы планируем начать переход на безбумажный документооборот уже с конца этого года, когда станем внедрять полноценный обмен с контрагентами электронными документами, подписанными ЭЦП. Сейчас же мы получаем информацию о хозяйственных операциях на бумаге, затем организуем внесение информации с документа в учётную систему и привязываем документ к записи в системе посредством штрихкода. Потом, после сканирования документа в поточном документационном сканере, мы получаем возможность анализировать скан-образы документов при работе в других информационных системах, интегрированных с DIRECTUM. Сам бумажный документ отслеживается системой DIRECTUM на протяжении всей его жизни в организации — от получения до архивирования и далее до уничтожения по сроку давности или передачи в государственный архив”.

В рамках политики жизненного цикла электронный документ хранится в SQL-базе в течение года, затем он переносится в архивное файловое хранилище. Но если пользователь обратится к документу, то файл автоматически (временно на один месяц) подгружается обратно в оперативную SQL-базу. Общий срок хранения электронных документов такой же, как и для первичных бухгалтерских документов (пять лет), после чего они уничтожаются, при этом соблюдаются все процедуры, предусмотренные для бумажных документов.

Обеспечение надежности и безопасности работы системы реализовано на нескольких уровнях. Проектный уровень — это распределенная структура серверов, независимых друг от друга. Первичная обработка и сканирование производятся на сервере филиала, хранение и организация доступа по запросу — на сервере ОЦО. Таким образом, информация дублируется и может быть восстановлена как на сервере ОЦО, так и на сервере филиала. На уровне локальных серверов надежность обеспечивается использованием RAID-массивов и системой ежедневного резервного копирования. Обмен данными между филиалами осуществляется внутри VPN-сети, что исключает доступ к ней на транспортном уровне.

Сергей Гредников отдельно отметил вопрос обучения пользователей: “обучение выполнялось на каждом этапе внедрения и сейчас производится непрерывно, ведь в системе появляются новые сервисные функции и постоянно растёт число новых пользователей. На этапе внедрения основную работу проводили сотрудники “КСЕОН” с выездом преподавателей в филиалы, потом обучение проводили наши специально подготовленные ИТ-специалисты. В настоящее время онлайновая поддержка пользователей выполняется нашей внутренней службы Service Desk”.

Оценивая в целом реализацию проекта, он сказал: “Исходная задача руководством была сформулирована так: повышение эффективности управления, сокращение издержек на ведение бухгалтерского учёта, уменьшение времени сбора первичных документов контрагентов, повышение качества информации, усиление внутрикорпоративной интеграции. Мы ее решили: с ноября 2011 г. система успешно функционирует, сейчас в плотной кооперации с бизнес-подразделениями прорабатываем механизмы дальнейшего улучшения взаимодействия и сокращения издержек по сопутствующим документообороту процессам. Система постоянно развивается: наращивается сервисный и функциональный потенциал, в 2012 г. в периметр охвата электронного архива был включен корпоративный центр, идет подготовка к переходу на безбумажный документооборот, прорабатывается интеграция договорной работы в функционал электронного архива”.

Денис Макушев, говоря о возможности расширения функционала аппаратно-программного комплекса “Электронный архив”, отметил: “Рассматривается также вопрос охвата всех процессов холдинга функционалом DIRECTUM, ведутся работы по технологиям бесконтактного контроля за движением оригинала документа при помощи RFID-меток и многое другое. Каждая из перечисленных задач — сама по себе отдельный проект со своими временными рамками и целями”.

“В настоящий момент по проекту у нас есть лишь рассчитанный денежный эффект, который мы получили от оптимизации численности сотрудников в филиалах компании при перераспределении функций и централизации процесса в ОЦО. Как выросла эффективность в других областях, мы можем судить по косвенным признакам: улучшилась собираемость первичных документов, люди из смежных подразделений глубоко прониклись бизнес-процессами и осознали важность правильного оформления документов (теперь любая ошибка видна по всей вертикали управления, а также контрагентам в разрезе бизнес-подразделений) и своевременного их представления. Более детальная оценка экономического эффекта еще не завершена, но можно утверждать, что эффект от проекта положительный и вполне соответствует ожиданиям руководства компании”, — добавил Сергей Гредников.

Общую оценку проекту дала также главный бухгалтер ОАО “Кордиант”, руководитель проекта Марина Сафонова: “Проект очень непростой как в организационно-методическом, так и в техническом смысле. Приходилось многие задачи решать в сложной организационной обстановке. Спасибо руководству компании, что поддерживали наши действия и усилия по достижению намеченного результата. Отдельно стоит отметить оперативность и гибкость специалистов “КСЕОН” по ходу реализации проекта”.