Системы электронного документооборота — старейший сегмент российского ИТ-рынка. Во многом именно с задач автоматизации работы с документами и управления ими начался процесс формирования современной отечественной ИТ-отрасли на принципах ориентации на поддержку нового для нас общественно-экономического устройства и интеграции в мировое ИТ-сообщество. А сейчас сегмент СЭД переживает серьезные качественные преобразования, которые в течение последнего года находят наглядное отражения в дискуссиях по теме “выхода за горизонты СЭД”.
Компания “ИнтерТраст ” стояла у истоков формирования рынка СЭД в начале 1990-х и с тех пор была одиним из его лидирующих игроков, активно участвуя в его развитии. О том, какими видятся перспективы российского рынка СЭД, который мы сегодня все чаще называем на западный манер ECM (управление корпоративным контентом), обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов беседует с бессменным руководителем “ИнтерТраста”, его генеральным директором Андреем Линевым.
PC Week: Каким видится уже пройденный двадцатилетний путь российского рынка СЭД?
Андрей Линев: Современная история нашего ИТ-рынка начинается с конца 1980-х, с прихода в нашу страну ПК. Отложенный спрос на компьютерную технику был настолько велик, что, несмотря на совершенно безумные цены (IBM PC продавались в нашей стране по цене десяти “Жигулей”) началось их массовое, причем весьма хаотичное внедрение. И одним из главных массовых применений было использование ПК в роли “интеллектуальной пишмашинки”, что при всей, казалось бы, простоте задачи было настоящей революцией в компьютерной истории, причем не только нашей страны.
А вот вопросы управления документами, объем которых в условиях “автоматизации их производства” начал также лавинообразно расти, стали подниматься несколько позднее. И в результате где-то к середине 1990-х увидели свет первые СЭД, которые тогда представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и были адресованы исключительно канцеляриям организаций госсектора и крупных предприятий. Одновременно тогда же большую популярность, особенно в банковской сфере, ТЭК, госсекторе, телекоммуникационной отрасли, получает зарубежный программный продукт Lotus Notes. Его документоориентированность, изначальная нацеленность на обеспечение защиты информации, интеллектуальный механизм репликаций, встроенная электронная почта, средства календарного планирования, управление контактами, среда быстрой разработки приложений, кроссплатформенность — все вызывало повышенный интерес к продукту. Какие-то аналоги от Microsoft тогда только-только начинали появляться, и как минимум до начала 2000-х тезис “Microsoft — эконом-класс; Lotus — бизнес-класс” был совершенно верным. Многие российские разработчики использовали Lotus как платформу собственных решений, но в большинстве своем это было ПО для выполнения заказных проектов. Мы же в то время, в 1995 г., начали создание именно тиражного решения под маркой OfficeMedia на базе Lotus Notes, тогда — версии 3.1.
По мере решения задач учета бумажных документов быстро стало понятно, что инструкции по делопроизводству достаточно легко формализуются, и появляется термин СЭД, который охватывает уже не только задачи регистрации бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины и пр. Помимо общего документооборота (делопроизводство) СЭД подхватывают другие виды документов и документоориентированные процессы (договоры, заседания коллегиальных органов, кадровое делопроизводство и т. д.).
Но качественной ступенью в развитии СЭД стала идея перехода на полностью электронный документооборот для отдельных видов внутренних документов. Это создало предпосылки для организации сквозного электронного документооборота (сейчас это считается верхом совершенства СЭД и называется межведомственным взаимодействием) между структурами территориально распределенных организаций.
PC Week: Кажется, это было в 1997—1998 гг. и этот процесс сопровождался довольно жаркими дискуссиями о путях развития российских СЭД и возможностях их конкуренции с западными продуктами?
А. Л.: Да, это так, мы как раз в это же время начали вывод на рынок качественно нового по тем временам корпоративного СЭД-решения в виде продукта CompanyMedia, одной из идей которого было использование репликаций вместо электронной почты для обеспечения взаимодействия в многоструктурном окружении. Такой подход позволял реализовать единое корпоративное информационное пространство с полностью электронными сервисами уведомлений, ознакомления, согласования, контроля исполнения, массовой рассылки.
Далее в течение примерно пяти лет СЭД интенсивно набирали “глубину”. В электронный вид переводится всё больше и больше делопроизводственных функций, появляются электронные регламенты. СЭД становится сложным прикладным инструментом для профессионалов документоведов. Это было время развития функциональности, удовлетворения всё новых потребностей ключевых потребителей, совершенствования методологии работы с электронными оригиналами документов. Но обнаружилась новая проблема: жизнь остальных участников документооборота, в том числе руководителей всех уровней и бизнес-специалистов, становилась в такой системе всё сложнее.
Это стимулировало переход к следующему качественному скачку в развитии СЭД — массовому подключению пользователей за счет предоставления им адаптированных рабочих мест и интерфейсов. Кроме вмененных в обязанность чисто делопроизводственных функций пользователи получили возможность коллективной работы с содержанием документов, работы в Web интерфейсе, использования структурированных библиотек электронных документов. В те годы начала получать распространение электронная подпись. Для поддержки документоориентированных процессов все активнее стал применяться инструментарий workflow. На этом этапе был отмечен экспоненциальный рост нагрузки на СЭД за счет нарастающего увеличения сложности системы, объема документов и документопотоков, массового подключения пользователей. На передний план вышли задачи повышения производительности и масштабируемости. Потребовались архитектурные изменения, поскольку наращивание аппаратной мощности и простая ревизия кода уже не справлялись с ростом нагрузок.
PC Week: Наверное, тут нужно сказать, что с середины “нулевых” годов стало ощущаться растущее давление западной концепции ECM.
А. Л.: Действительно, более десяти лет основное применение СЭД было связано с поддержкой управленческих документоориентированных процессов, имевших весьма ярко выраженную отечественную специфику. СЭД больше ориентирована на операционную составляющую поддержки процесса документационного обеспечения (в первую очередь с целью контроля и прозрачности исполнения управленческих решений), с одной стороны, и на учет документов в интересах поиска ответственного, внешнего и внутреннего регулирования — с другой.
Западный же путь развития систем управления документами и контентом был изначально ориентирован на получение максимальной отдачи от содержательной ценности, спрятанной в корпоративной информации, которая разбросана по корпоративным информационным системам и трудно находима. Именно эти задачи стали выходить на передний плане и в России еще несколько лет назад, и сегодня они уже, безусловно, являются одними из приоритетных.
Говоря о нынешнем этапе развития СЭД, мы часто упоминаем о “поиске новых горизонтов”. Но эта задача актуальна и для западной концепции ЕСМ и решений, ее реализующих, многие ее положения и технологии достигли границ своего развития и морально устарели.
Собственно, четкое понимание этих изменений в практике — отечественной и мировой — применения СЭД/ECM, осмысление коррекции требований заказчиков, анализ новых технологических возможностей и перспектив подвигли нас на создание качественного нового решения (даже не могу сейчас сказать, какой термин — СЭД или ECM — лучше подходит для характеристики продукта), которое мы выпускаем на рынок в виде версии CompanyMedia 4.0.
Задача, стоящая перед всеми российскими разработчиками СЭД, — выйти за границы задач управления документами и документационного обеспечения. Мы, со своей стороны, пытаемся вооружить менеджеров любого уровня, работников интеллектуального труда, бизнес-специалистов инструментами принятия решений, повышения личной продуктивности, управления деловыми задачами, своим временем. Социальные сети, новые возможности мобильных устройств, новые подходы в организации групповой работы и поддержке проектных команд — это те инструменты, которые могут привлечь бизнес-пользователей и которые определяют переломный характер текущего момента и рождение новых парадигм для СЭД/ЕСМ.
PC Week: Вы сказали, что СЭД в конце 1990-х стали усложнять работу конечных пользователей, в том числе руководителей. Решается ли эта проблема сейчас?
А. Л.: Долгие годы СЭД были ориентированы на использование в службах документационного обеспечения, регистрирующих подразделениях организации, требующих ото всех участников “официального ” документооборота (оборота документов, подлежащих регистрации) предоставления документов в соответствии с установленными в организации правилами и нормами. При этом сотрудникам таких служб все равно, что за документы им передаются и в каком объеме, — главное, чтобы были заполнены необходимые атрибуты и документ правильно предоставлен. Причем, исходя из этой позиции, эта категория персонала, будучи ключевым заказчиком СЭД, определяла до сих пор требования к этим системам.
Сейчас же бизнес-ориентация систем управления документами и контентом меняет образ заказчика. Ключевой фигурой тут должен стать “управляющий”, человек, “непосредственно влияющую на способность организации функционировать и добиваться результатов”, руководитель, принимающий управляющие решения. Другая категория потребителей — это бизнес-аналитики, ответственные за бизнес-процессы организации. Именно им адресуются инструменты разработки шаблонов кейсов, в рамках которых работает большинство сотрудников организации. Такое подход прокладывает путь к оптимизации деятельности, предлагает решения для быстрого достижения результатов на основе лучших практик. Социальная парадигма, мобильные приложения, удобный интеллектуальный интерфейс, ориентированный на то, чтобы пользователи имели возможность управлять своими задачами, делами, рабочим временем, а также адаптивный кейс-менеджмент — это то, что делает заказчиками руководителей линейных подразделений бизнеса, а потребителями — всех сотрудников.
PC Week: Но такое изменение концепции применения СЭД должно находить отражение и в технической реализации систем?
А. Л.: Да, конечно. На архитектуру современной СЭД влияет несколько факторов. Одним из критических, как уже говорилось, является лавинообразный рост нагрузки на систему. Решать задачи обеспечения производительности и масштабируемости нужно комплексно. Во-первых, архитектура должна быть многоуровневой — с возможностью независимого масштабирования слоев. Во-вторых, широкомасштабная распределенная система может быть построена не на одной СУБД, а на нескольких, причем различных типов, наиболее соответствующих решаемым задачам. Это позволяет при высоких нагрузках на систему применять к каждому классу задач технологию, лучшую в этом классе, интегрируя их в одной системе.
Фактором, влияющим на архитектуру, является сложившаяся ситуация, когда в одной организации (достаточно крупной) может одновременно использоваться несколько платформ ЕСМ для решения разных задач. Поэтому одна из насущных современных задач — платформенная унификация. Отсюда требование к архитектуре, которая должна быть “переносимой”, т. е. поддерживать разные конфигурации базового ПО от разных поставщиков.
Еще одним немаловажным фактором, определяющим особые требования к архитектуре решения, является возможность поддержки различных моделей внедрения (на основе владения, аренда, облачная модель). Несмотря на то что пока нет заказчиков, готовых разместить свои ответственные документы в публичном облаке (слишком велики риски), поддержка архитектурой системы модели SaaS на сегодня является обязательным требованием. В обозримом будущем публичное облако надо рассматривать как модель, интересную для малого бизнеса, а приватное облако должно стать преимущественной средой развертывания приложений для бизнеса крупного. К другим факторам, определяющим архитектуру, можно отнести требования к юзабилити, открытости, интероперабельности, адаптивности, технологичности.
PC Week: Спасибо за беседу.
