Хотя 79% европейских компаний за последние три года обновили технологические решения для управления документооборотом, устаревшие процедуры, в том числе утвержденные законодательно, так и не позволили большинству организаций реально изменить сложившиеся неэффективные процессы распределения потоков документов. К такому выводу пришли эксперты аналитического агентства Coleman Parkes и компании Ricoh в совместном исследовании «Ricoh Document Governance Index 2012». Специалисты Coleman Parkes опросили 1075 руководителей высшего звена и директоров ведущих европейских компаний и выяснили, как топ-менеджеры оценивают бизнес-процессы, напрямую связанные с документооборотом.
Большинство топ-менджеров уверены, что активное проникновение планшетов и смартфонов в корпоративную ИТ-среду их компаний упростили процесс документооборота. На самом деле, как показывает исследование, сложившиеся в этих организациях бизнес-процессы неэффективны и не позволяют использовать все возможности мобильных устройств, сводя на нет усилия по «мобилизации» системы документооборота.
Рассуждая о документообороте, почти 40% топ-менеджеров советуют своим коллегам инвестировать средства в «апгрейд» уже приобретенного ПО, но в реальности 78% руководителей принимают решение о внедрении новых решений для документооборота, не изучив до конца его возможности и не оценив перспективы использования уже используемого программного обеспечения. К примеру, в 70% европейских компаний уже организовали «облачный» доступ к документам, но только половина из опрошенных руководителей уверена, что этот шаг реально упростил систему документооборота.
Как отмечают в своем отчете аналитики Coleman Parkes, модернизировать нужно бизнес-процессы, и лишь затем — технологические решения, которые их поддерживают. В ходе опроса 82% служащих открыто заявили о том, что принятые в их компаниях методы работы давно устарели и катастрофически снижают эффективность труда, что сказывается на прибыли их компаний и возможности соответствовать требованиям клиентов в будущем.
Только 1% сотрудников считают изменение принципов взаимодействия с коллегами эффективным решением создавшейся проблемы и лишь 4% выступают за увеличение инвестиций в новые технологии. Большинство же служащих рекомендуют регулярно пересматривать бизнес-процессы и постоянно совершенствовать систему документооборота в таких базовых сферах как финансы, управление персоналом и материально-техническое обеспечение.
Отчет также обнаруживает заметное расхождение между взглядами руководства и персонала на организацию рабочих процессов в компании. Более 90% опрошенных руководителей высшего звена заявили о регулярном отслеживании мнения сотрудников и организации обучения при внедрении новых программных или аппаратных средств, тогда как лишь 77% сотрудников сказали о том, что руководство интересуется их мнением до и после внедрения новой технологии, а 76% служащих действительно проходят обучение.
