В этом году сериал конференций компании “Электронные офисные системы” (ЭОС) под названием “Осенний документооборот” отметил “оловянный” (используя свадебную терминологию) юбилей: в нынешнем октябре прошло десятое ежегодное мероприятие. Хотя сразу нужно напомнить, что кроме осеннего форума, ориентированного на аудиторию заказчиков, компания проводит еще и “Весенний документооборот”, где собираются ее партнеры. Сама ЭОС позиционирует свое октябрьское собрание как общеотраслевое мероприятие, и нужно признать, что для этого есть серьезные основания. Действительно, хотя конечно же тема деятельности ЭОС, развития ее бизнеса и продуктовых предложений присутствует на конференции во вполне явном виде, все же здесь в значительном объеме рассматриваются общеотраслевые вопросы, говорится о проблемах и тенденциях развития российского рынка в целом. К тому же регулярный многолетний цикл таких встреч дает хорошую основу для того, чтобы понять динамику формирования направления СЭД в нашей стране.

Открывая конференцию, председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян начал с рассказа о работе компании на рынке, о ее основных достижениях за прошедший год и о планах на будущее. Ссылаясь на независимые исследования СЭД-отрасли (отчет DSS Consulting по итогам 2011 г.), он отметил лидирующее положение своей компании по всем показателям: ее флагманский продукт “Дело” занимает первую позицию как по числу реализованных проектов (25%), в том числе новых (28%), так и по количеству внедренных рабочих мест (55%).

Говоря о качественных изменениях на рынке в целом, руководитель ЭОС обратил внимание на то, что такие технологии и модели, как мобильная работа и облака, наконец-то претерпевают фазу перехода от слов к делу, а схема традиционного использования ИТ с помощью локальных сетей, похоже, будет постепенно уходить в прошлое. Создание единого облачного информационного пространства позволяет помимо всего прочего принципиально иначе подойти к реализации документационного взаимодействия между различными организациями, а также между организациями и частными лицами (последнее особенно актуально в плане автоматизации государственных услуг). В то же время переход к реальной работе именно с электронными документами от нынешней модели, когда электронные формы используются лишь как оперативные вспомогательные средства работы с бумажными документами, выводят на первые позиции повестки дня вопросы архивного (долгосрочного) хранения электронных документов. Учитывая все эти обстоятельства, Владимир Баласанян сформулировал актуальные проблемы электронного документооборота:

  • переход к облачным сервисам, в первую очередь в виде модели SaaS;
  • создание системы стандартов и регламентов по взаимодействию систем, по представлению и хранению документов;
  • разработка технологий создания и хранения электронных подлинников.

Обычно конференции ЭОС в существенной мере нацелены на вопросы автоматизации государственного сектора, и эту традицию поддержало выступление в пленарной части мероприятия советника председателя Госдумы Максута Шадаева об основных тенденциях развития СЭД в органах государственной власти. В качестве первой и, кажется, уже многолетней тенденции он отметил, что произошедшая в первой половине года смена власти (сначала законодательной, а потом и исполнительной) повлекла очередной пересмотр подходов к автоматизации работы властных структур. Акцент сейчас делается на возможности использования облачных решений (причем вроде бы с возможностью выбора из альтернативных вариантов), и, что очень важно, делаются первые попытки внедрить оценки эффективности внедряемых проектов, в том числе ввести единый норматив стоимости внедрения в расчете на одного пользователя. Разумеется, продолжает расти популярность планшетов и смартфонов, которые теперь депутаты и чиновники стараются использовать не только как модные аксессуары, но и для реальной работы.

Наконец-то обозначились подвижки в деле перехода к безбумажному документообороту: растет число проектов, которые ставят перед собой задачу полного отказа от бумажного документооборота в конкретные сроки, все чаще директивные требования содержат пункт “документы передаются только в электронном виде”, и, что очень показательно, шире применяется подход “без использования электронной подписи”. С 1 января 2013 г. на полностью безбумажный документооборот должны перейти подразделения аппарата Госдумы и должна быть внедрена система “электронный законопроект”, предусматривающая переход на полностью электронное согласование законопроектов (процесс, включающий 70 итераций).

Вместе с тем Максут Шадаев отметил, что в госорганах растет использование решений на базе СПО и что даже сама Госдума хочет в дополнение к облачному решению на базе технологий ЭОС (планируется развернуть в 2013 г.) еще внедрять и систему на базе Alfresco. Правда, потом, отвечая на вопрос, зачем нужно такое “многообразие” технологий, он высказал и некоторые сомнения относительно перехода на СПО.

Тему облачных СЭД-решений продолжил в своем докладе заместитель директора макрорегионального филиала “Центр” ОАО “Ростелеком” Кирилл Терентьев. Рассказав о принципиальных преимуществах использования облачных моделей и технологий, он сообщил, что в рамкам программы по созданию ростелекомовской облачной платформы “о7” в системе уже реализованных сервисов потребителям предлагается облачное решение для автоматизации документооборота “о7.ДОК”, созданное по заказу “Ростелекома” компанией ЭОС на базе ее ECM-системы eDocLib. Планируется развитие проекта за счет расширения функциональности (управление договорами и отношениями с клиентами, архивное хранение), а уже реализованный вариант проходит пилотное внедрение во Владимирской и Брянской областях.

О втором проекте (точнее, речь тут идет не об области, а о городской администрации) на конференции интересно рассказала команда из Брянска в составе представителей заказчика, поставщика решения и внедренца. Начальник отдела информатизации и компьютерных технологий управления по обеспечению деятельности Брянской городской администрации Роман Агалаков сообщил, что история использования средств автоматизации документооборота в городских структурах началась еще в 2004-м, все эти годы система эволюционно развивалась, хотя в 2008—2010 гг. в условиях экономического кризиса процесс расширения явно замедлился. Задача коренной модернизации системы документооборота в городе была поставлена решительным образом в прошлом году (во многом вследствие растущих требований к автоматизации госуслуг), тогда началась проработка вопроса о выборе базового решения.

По своим возможностям заказчика вполне устроила система “Дело” компании ЭОС, но проблемой ее внедрения (как и любого другого продукта) была необходимость создания качественно новой (оптоволоконной) системы телекоммуникаций: Брянск город не очень большой по населению (412 тыс. жителей), но довольно значительный по географическим размерам — его площадь составляет 230 кв. км; нужно было соединить устойчивой сетью 15 организаций, располагающихся по 26 адресам, на расстоянии до 26 км от центра. Создание собственной оптоволоконной сети по капитальным затратам было почти нереальным для города, и решение проблемы было найдено весной этого года в виде появившегося предложения “о7.ДОК” от местного отделения “Ростелекома” с участием местного партнера “ЭОС”. Работы по внедрению начались летом, к середине осени в системе работало уже около сотни сотрудников, а к концу этого года проект должен выйти на плановый объем (350 пользователей при штатной численности всех отделов администрации в 550 чел.).

Уже не первый год одной из ключевых проблем внедрения в России полноценного электронного документооборота является необходимость решения вопроса с долгосрочным (в том числе вечным) хранением электронных документов. К сожалению, на нынешней конференции мнения Росархива, который отвечает в нашей стране за эти задачи, услышать не удалось (в предыдущие годы представители этой организации много говорили по теме в постановочном плане, но что удалось сделать в реальности, пока остается неизвестным), зато конструктивно поделился конкретным опытом работы именно в этой сфере наш балтийский сосед. Руководитель национального электронного архива Эстонии Сааревет Койт подробно рассказал о реализации проекта по обеспечению вечного хранения государственных документов.

Необходимость такого проекта во многом была вызвана тем, что стал нарастать объем документов, изначально созданных в электронном виде (например, таблицы Excel и презентации PowerPoint), но которые при этом требовали долгого хранения. Планирование работ в этом направлении началось в 2005-м, затем два года проходил анализ возможных вариантов, на разработку и внедрение было отведено пять лет (2008—2013), из них последние два — на установку и развертывание. Система построена базе ПО Safety Deposit Box (проще говоря — “сейф”) английской компании Tessela, используемого в ряде крупных архивов разных стран. Капитальные затраты на проект составили 2,2 млн. евро, которые распределились таким образом: основные компоненты — 1,2 млн., компоненты доступа — 0,5 млн., аппаратное обеспечение — 0,5 млн. Текущие операционные расходы: 0,35 млн. — зарплата сотрудников, 0,2 млн. — техническая поддержка системы. В штате проекта сейчас 14 человек: начальник, эксперты-руководители (3 человека) аналитик, архивист, администраторы (8), программисты (2). В настоящее время объем архива оценивается в 300 Тб.

Балтийский гость рассказал о возникавших и возникающих проблемах и о том, как они решались и решаются. Затрагивались принципиальные вопросы (например, соотношения понятий документа и материального носителя, как обеспечить сохранность и значимость документов через 100 и более лет, когда сегодняшнего оборудования и ПО не будет и в помине, и т. д.). Но, к сожалению, сложилось впечатление, что слушатели все это воспринимали скорее как некоторые фантастические рассказы, не имеющие никакого отношения к нашей действительности. Вопросов из зала практически не было…

Еще одна новая для наших СЭД-конференций тема — использование социальных сетей в государственном управлении. С обзором основных тенденций в этом направлении с учетом международного и российского опыта выступила ведущий эксперт по управлению документацией компании Наталья Храмцовская. Проблема была представлена, как обычно в докладах этого авторитетного российского специалиста, в очень четко структурированном виде, с показом возможностей и проблем в применении этого мощного, но очень сложного инструмента, с демонстрацией зарубежных примеров его использования и с определением основных задач, стоящих перед нашим разработчиками и пользователями СЭД. В частности, было очень точно отмечено, что социальные сети могут как мешать деятельности организации и государства в целом, так и помогать государственным структурам в их работе, и чтобы ситуация развивалась по второму варианту, нужно не пускать процесс на самотек, необходимо включаться в него, стараться управлять им. В конце презентации был сделан вполне логичный вывод в стиле “если вы не займетесь соцсетями, то соцсети займутся вами…”. Зал слушал внимательно и, кажется, с интересом. Но вопросов после доклада также не последовало…

Разумеется, программа конференции была намного шире, были доклады о развитии продуктового семейства ЭОС (тут тоже хорошо были видны тенденции рынка в целом — переход к управлению именно корпоративным контентом, поддержка мобильности, интеграция с другими системами и пр.), сообщения о реализации различных проектов (в частности, запомнился рассказ о системе оказания госуслуг в Бурятии). Тут мы постарались рассказать лишь о новых СЭД-темах, которые наверняка получат развитие в наступающем году. Впрочем, как и “традиционные” направления рынка средств управления документооборотом и корпоративным контентом.