Золотой партнер компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), «КС-Консалтинг» внедрила проект автоматизации документооборота, управления корпоративной информацией и взаимодействия сотрудников для сети аптек «Первая помощь» (Алтайский край) на базе прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес».

На основе платформы eDocLib, компания «КС-Консалтинг» разработала собственное решение «eDocLib:Актив Бизнес», автоматизирующее основные процессы, типичные для предприятий малого и среднего бизнеса: учет входящей и исходящей переписки, управление договорами, CRM и Help Desk и управление заданиями. «eDocLib:Актив Бизнес» состоит из нескольких ключевых блоков:

  • «Электронный документооборот (СЭД)» (базовые механизмы учета и создания различных типов бумажных и электронных документов, а также организована работа по ним, в том числе вынесение поручений и контроль исполнения, а также согласование проектов документов);
  • «Управление заданиями и поручениями» (Task Management позволяет организовать взаимодействие всех сотрудников компании в едином информационном пространстве, спланировать нагрузку и оценить эффективность работы каждого сотрудника);
  • «Учет договоров и договорных документов» (реализованы не только учет и согласование договоров, но и отслеживание всех связанных с договором финансовых и иных документов (счета, накладные, счета-фактуры, акты);
  • «Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)» (акцент смещен на оптимизацию преддоговорной работы, процесс продаж и сервисное обслуживание).

Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» был разработан модуль интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с Microsoft Outlook, что значительно расширяет функционал системы (автоматическая регистрация и связывание переписки по электронной почте с документами в системе, а также синхронизация контактов, поручений и задач). Кроме того, богатые возможности синхронизации Microsoft Outlook с мобильными устройствами позволяет синхронизировать задачи и контакты практически с любой мобильной платформой (ОС Android, iOS, Windows Phone и т.д.), что в полной мере позволяет сделать сотрудников компании мобильными.

Основной задачей при внедрении системы ставилась организация регистрации и хранения документов, поиска и отслеживания изменений в них (договора, письма, служебная переписка и прочее), а также выдача поручений по текущим задачам и контроль их исполнения. Кроме того, необходимо было обеспечить ведение базы знаний по сервисным направлениям, а также доступ к хранилищу документов вне офиса

С помощью внедрения решения «eDocLib:Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь» были реализованы все поставленные первоначально задачи. До внедрения системы информация по договорам и нормативным документам хранилась разрозненно, что создавало определенные сложности для ее оперативного использования. Данная проблема была полностью решена — в результате внедрения «eDocLib:Актив Бизнес» в компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочена работа по разработке, учету, согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов. «Тем самым нам удалось сократить время решения некоторых вопросов, создать единое информационное пространство для сотрудников и единую „базу знаний“, с учетом разграничения прав доступа. Внедрение данной системы или подобных — жизненно необходимо при возрастающем объеме документов и количестве сотрудников, которым нужен оперативный, ранжированный доступ к ним. Поэтому сложно сказать о сокращении издержек при внедрении подобных систем — но то, что их использование позволит избежать потерь в дальнейшем (как временных, так и финансовых) — это факт», — отметил руководитель отдела IT сети аптек «Первая Помощь» (г. Барнаул) Евгений Чистяков.